Smart und mobil – das ERP im Taschenformat

von Timo Bärenklau, Country Manager der myfactory International GmbH am 30.08.2022, 2 min Lesezeit

Die enorme Verbreitung mobiler Geräte wie Smartphones und Tablets führt automatisch dazu, dass auch Business-Software vermehrt unterwegs zum Einsatz kommt. Entwickler und Anwender von ERP-Systemen stellt das vor eine ziemlich knifflige Aufgabe. Wie kriegt man komplexe Unternehmenslösungen mit einem umfassenden Funktionsumfang und einem hohen Integrationsgrad auf ein Device, welches kaum grösser als eine Hand ist? Was Sie über mobile ERP-Software im Taschenformat wissen sollten, erfahren Sie hier. 

Die Arbeitswelt hat sich verändert 

Natürlich stellt sich als Erstes die Frage, ob und warum man ein ERP-System auf einem Smartphone betreiben soll. Bis vor einigen Jahren haben Desktop-PC und Notebook gereicht. Besteht überhaupt eine Nachfrage nach Mobile-Business-fähigen Kleingeräten? Tatsache ist, dass sich die Arbeitswelt in den letzten Jahren deutlich verändert hat. Jederzeit und überall auf Daten zugreifen zu können, ist zur Normalität geworden. Der Grund ist, dass immer häufiger dezentral gearbeitet wird bzw. auch „tote“ Zeiten produktiv genutzt werden müssen. Ohne mobil einsetzbare ERP-Software wäre das nicht möglich. Dabei zeigt sich: Je kleiner das Endgerät, desto flexibler und häufiger die Nutzung.  

Usability entscheidet über die Nutzung 

Finger haben naturgegeben nun mal eine gewisse Größe. Auch das Sehvermögen, gerade bei zunehmendem Alter, ist limitiert. Diese Gründe verhindern, dass man die Oberfläche eines mobilen ERP-Systems beliebig verkleinern kann. Die Benutzerfreundlichkeit, neudeutsch Usability, ist für die ERP-Nutzung im Mobile-Business entscheidend. Dazu gehört nicht nur die Größe und Anordnung von Feldern und Buttons, sondern auch die Anzeige von Daten (Zahlen, Texte, Zusatzdokumente usw.). Was auf den immer grösser werdenden stationären Monitoren kaum ein Thema ist, ist auf einem begrenzten Smartphone-Bildschirm das ultimative Kriterium. Das Urteil von Anwendern hinsichtlich Akzeptanz wird in Sekundenbruchteilen gefällt.  

Schneller Zugriff auf aktuelle Daten 

Um Schnelligkeit geht es auch beim Zugriff auf aktuelle, relevante Unternehmensdaten. Zur Usability einer ERP-Software fürs Mobile-Business zählt auch die Verfügbarkeit von Informationen. Und das sollte möglichst rasch sein. Wer nur kurz Zeit hat, zum Beispiel in der Bahn oder bei einer kurzen Pause, will nicht lange auf die Anzeige der gewünschten Daten warten müssen. Zügig sollte dabei auch das Auffinden der jeweiligen Funktionen sein. Denn je mehr Klicks bis zum Ziel, desto ungeduldiger werden die Anwender. Eine übersichtliche, logische Anordnung der wichtigsten Funktionen und eine klare Navigation erleichtern die Nutzung der mobilen Lösung. Anzufügen ist, dass die Verwendung eines mobilen ERP-Systems immer auch etwas Gewöhnungssache ist. Nicht nur, weil man ohne Maus agiert, vielmehr ist es die Angewöhnung, dass man sein Unternehmen quasi immer im Taschenformat dabeihat.  

Optimierung des Funktionsumfangs 

ERP-Systeme sind wahre Alleskönner und bieten einen großen Funktionsumfang für alle Unternehmensbereiche und -prozesse. Nur – fürs Mobile-Business wird man kaum Funktionen wie die Erfassung von Chargen oder das Splitting von Fertigungsaufträgen brauchen. Gefragt sind vielmehr Möglichkeiten, welche in Zusammenhang mit den am meisten benötigten Aufgaben beim dezentralen Arbeiten stehen. Also im Außendienst, im Kundenservice oder bei der Abfrage von Informationen und Kennzahlen. Wichtig dabei ist, dass diese Funktionen die Arbeitsprozesse optimal unterstützen. Wertvolle Hilfen sind zum Beispiel Groupware-Funktionen (Kalender, Mail, Aufgaben), Adressverwaltung, Kundenaufträge, Lieferantenbestellungen, Projekte, Lagerbestände, Umsätze oder Zeiterfassung. Arbeitserleichterungen bieten auch Short-Cuts für den direkten Zugriff auf die am meisten genutzten Funktionen. 

Sicherheit und Systemverwaltung 

IT-Verantwortliche werden weitere Ansprüche an eine ERP-Software fürs Mobile-Business stellen. Einerseits werden sie Wert darauflegen, dass keine Unternehmensdaten auf den mobilen Geräten abgespeichert sind. Zu groß wäre das Risiko bei einem Geräteverlust. Der Zugriff auf das ERP muss bei Bedarf remote gesperrt werden können. Am einfachsten lassen sich die systemtechnischen Anforderungen mit einem Cloud-ERP bewältigen. Damit ist ein weiterer Vorteil verbunden. Erhält die ERP-Software ein Update, wird dieses automatisch eingespielt. Für die Nutzung eines Cloud-ERP auf einem Smartphone muss keine Software installiert werden. Der Zugriff erfolgt über eine passwortgeschützte, sichere Website. Wie bei jedem ERP-Arbeitsplatz muss auch in der mobilen Nutzung die Verwaltung der Benutzerrechte individuell möglich sein. Sicherheit hat auch im Mobile-Business Vorrang.  

 

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Timo Bärenklau, Country Manager der myfactory International GmbH
Über den Autor:
Timo Bärenklau, Country Manager der myfactory International GmbH
Timo Bärenklau begann seine Karriere 2012 nach erfolgreich absolviertem Vertriebsstudium direkt im Vertrieb von myfactory. In den darauffolgenden Jahren fokussierte er sich dort auf den Ausbau des myfactory Channel-Netzwerks. Seit Januar 2019 leitet Timo Bärenklau das Vertriebsteam des Cloud-ERP-Herstellers. Auch seine Freizeit spielt sich oft in den Wolken ab: Er wandert gerne auf hohe Berge und hat in den vergangenen Jahren so einige Gipfel erklommen.