7 Tipps für eine ERP-unterstützte Vertriebssteuerung

Immer mehr erfolgreiche Unternehmen nutzen das ERP-System für die Gewinnung von Leads und die Steuerung Ihres Vertriebs. Wer das Prinzip der Marketing-Automation einmal verinnerlicht hat, kann seinen Salesfunnel im ERP in Kürze mit vielversprechenden Verkaufschancen füllen. Hier sind 7 smarte Tipps, wie Sie dabei rasch auf Touren kommen.

#1 Strukturierung des Vertriebsprozesses

Warum soll man sich mit dem Thema Vertriebssteuerung auseinandersetzen? Ganz einfach: Lead-Nurturing ist intensiv, und Sales-Ressourcen sind oft nur beschränkt vorhanden. Mit einem strukturierten Vertriebsprozess gewinnen die Mitarbeitenden nicht nur die Übersicht über die aktuellen Chancen, sondern können ihre Leistungen auch gezielt einsetzen oder Marketing-Automation nutzen. Mögliche Leads lassen sich so mit weniger Aufwand erkennen und gezielt zum Abschluss führen. Bereits eine rudimentäre Strukturierung des Vertriebsprozesses führt zu einer deutlichen Effizienzsteigerung im Vertrieb. Eine mögliche, einfache Einteilung könnte so aussehen:

1. Qualifizierte Bedarfsanalyse
1. 2. Vertrauensaufbau
  1. 3. Angebot und Verhandlung
    1. 4. Abschluss und Leistungserbringung

#2 Phasenorientierte Aktivitätenplanung

Innerhalb dieser Struktur sind die notwendigen Aktivitäten einzuplanen. Erfahrungsgemäß empfiehlt sich dabei eine phasenorientierte Planung mit Bezug auf die Struktur des Vertriebsprozesses. Tönt kompliziert? Keine Angst, anhand eines Praxisbeispiels im Rahmen der oben erwähnten „Qualifizierten Bedarfsanalyse“ sieht das gleich viel einfacher aus:

Phase 1: Kostenloses E-Book zur grundsätzlichen Interessenbekundung und Adressgewinnung
Phase 2: Registrierung für Newsletter unter Angabe der bevorzugten Themen
Phase 3: Einladung zu einem Entscheider-Webinar mit Vertiefungsmöglichkeit (z.B. unverbindliches Expertengespräch)
Phase 4: Überführung in den Bereich „Vertrauensaufbau“ (z.B. durch Zuteilung zu einer internen Verkaufsperson)

#3 Salesfunnel braucht klare Abschlussziele

Der nächste Schritt beim Aufbau einer ERP-unterstützten Vertriebssteuerung ist das Einrichten eines Salesfunnels. Symbolisch dargestellt als Trichter, werden im Salesfunnel die qualifizierten Erstkontakte Schritt für Schritt zu Interessenten und dann zu potenziellen Neukunden verdichtet. Was schlussendlich unten zum Trichter rauskommt, sind erstklassige Verkaufsabschlüsse. Somit ist auch klar, wie ein Salesfunnel aufzubauen ist. Unabhängig von der individuell definierten Form und Anzahl an Zwischenstufen, müssen sich diese alle auf ein und dasselbe Ziel hin ausrichten: den Abschluss.

#4 Abbildung realer Prozesse im ERP-System

Die Parametrierung eines ERP-Systems leitet sich von den jeweiligen Unternehmensprozessen ab. Dies gilt auch für die Vertriebssteuerung. Struktur, Phasen und Salesfunnel müssen ihren digitalen Zwilling in der ERP-Software finden, z.B. in Form von Marketing-Automation. Zahlreiche Einstellungsmöglichkeiten und/oder vorgegebene Standardprozesse ermöglichen es, die Abstraktion der realen Prozesse exakt im ERP abzubilden, wie beispielsweise Zuständigkeiten, vordefinierte Anschreiben, Chancenbewertung, Leaderfassung, Absagegründe, Vertriebsstatistiken usw. Mittels Kennzahlen und Reports kann auf dieser Grundlage ein aussagekräftiges Management-Cockpit eingerichtet werden. Richtig eingerichtet, wird das ERP zum smarten Tool für den gesamten Vertriebsprozess.

#5 Aufgaben- und Ressourcenmanagement

Mit der Abbildung der Vertriebsstrukturen und -prozesse im ERP-System ist es aber noch nicht getan. Die verschiedenen Aufgaben müssen den richtigen Ressourcen zugeordnet und von diesen erledigt werden. Verfügbarkeit, Auslastung und Kompetenz sind Stellfaktoren, welche die Aufgabenzuteilung maßgebend beeinflussen. Je komplexer das Zusammentreffen von Aufgaben und Ressourcen ist, desto schwieriger ist es, den Überblick zu behalten. Bewältigen lässt sich dies nur noch mit einer für diese Zwecke geschaffenen Software – dem ERP-System. Achten Sie daher bei der Beschaffung einer Unternehmenslösung explizit auf die vorhandenen Funktionen und Möglichkeiten.

#6 Automatisierte Marketingmaßnahmen

Persönliche Sales-Kontakte sind teuer und zeitlich oft nur beschränkt möglich. Dennoch sind solche Kontakte gerade in der Presales-Phase unverzichtbar. Hier kann das ERP-System aufgrund der Möglichkeit, repetitive Standardabläufe zu automatisieren, wertvolle Dienste im Bereich Marketing-Automation leisten. Vertriebsmitarbeiter können z.B. vom Versand von Bestätigungsmails oder dem Nachführen von Nachfassterminen entlastet werden. Tipp: Nehmen Sie die Workflow- bzw. Automatisierungs-Möglichkeiten Ihres ERP-Systems einmal gründlich unter die Lupe.

#7 Die gesamte Customer-Journey im Blick

Als integrierte Lösung verbindet das ERP-System sämtliche Unternehmensbereiche. Eine ERP-unterstützte Vertriebssteuerung bietet die Möglichkeiten, die gesamte Customer-Journey mit ein und demselben System abzubilden. Kundenaufträge, Lagerbestände, Kalkulation, Kundenservice, installierte Basis usw. liefern relevante Informationen für die Gestaltung des Vertriebsprozesses vom Lead-Nurturing über den Salesfunnel bis zu Up-/Cross-Selling und der Aktivierung von Bestandskunden.