Prozessmodellierung – der Pocket-Guide für Einsteiger (und Fortgeschrittene)

Schlank, attraktiv, unwiderstehlich. Wie schaffen es solche Firmen, trotz Globalisierung und Marktveränderungen immer wieder mit Effizienz zu punkten? Die Antwort lautet: durch ein unablässiges Modellieren und Optimieren der Geschäftsprozesse. Einsteiger (und Fortgeschrittene) finden hier einen Pocket-Guide für ein wirkungsvolles Prozessmanagement.

Prozessmanagement als kreative Führungsaufgabe 

Lassen Sie uns gleich zu Beginn mit einem Missverständnis bei der Prozessmodellierung aufräumen: Es geht dabei nicht (nur) um das simple Dokumentieren von Arbeitsabläufen zwecks Mitarbeiterschulung, sondern vielmehr um das Erreichen von Prozesszielen, welche wiederum die Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens sicherstellen sollen. Also eine kreative Führungsaufgabe für richtige Manager und Macher. Mit der Zuordnung von Zielen zu Geschäftsprozessen wird auch klar, warum es ohne die folgenden Punkte nicht geht: 

• Laufende Überwachung, Steuerung und Modellierung, um die gesetzten Ziele zu erreichen 

• Ständige Suche nach Optimierungsmöglichkeiten im Sinne eines kontinuierlichen Verbesserungsprozesses 

• Vergleich der eigenen Prozesse mit Best-Practice-Beispielen im Markt und bei Mitbewerbern 

Organisierte Strukturen als Prozessgrundlagen 

Schnellschüsse aus der Hüfte in bester John-Wayne-Manier sind der garantierte Tod jeglichen Prozessmanagements. Spontane Individualität ist nett, hat aber in geregelten Arbeitsabläufen keinen Platz. Kreatives Mitdenken hingegen schon, wenn es darum geht, Geschäftsprozesse laufend zu optimieren. Die folgenden Voraussetzungen erhöhen die Erfolgsaussichten von Prozessmanagement in Ihrem Unternehmen: 

• Prozesskultur im gesamten Unternehmen aufbauen, pflegen und verankern 

• Transparente Organisation schaffen bzw. darstellen (Organigramm) 

• Verantwortlichkeiten definieren und kommunizieren (Stellenbeschrieb) 

• Strukturierung von Datenbereichen (Kunden, Lieferanten, Artikel usw.) 

Input, Verarbeitung, Output – ganz einfach 

Jeder Prozess folgt dem immer gleichen Muster:  

• Input = Auslöser für den Prozess (z.B. Kundenbestellung im E-Shop) 

• Verarbeitung = Einzelne Prozessaktivitäten (z.B. Bonität prüfen, Bestellung freigeben, Paket versenden) 

• Output = Ergebnis des Prozesses (z.B. Bestellung erledigt) 

Soweit so gut. Alles ganz einfach, oder? Das Problem bei Geschäftsprozessen ist, dass sie sehr oft in Abhängigkeit anderer Prozesse bestehen. So kann zum Beispiel ein Auftrag nicht erledigt werden, weil das nötige Material zuerst bei einem Lieferanten angefordert werden muss (ein anderer Prozess). Damit man sich im Wirrwarr verschachtelter Prozesse nicht verliert, braucht es eine übersichtliche Landkarte. 

Prozesse analysieren und visualisieren 

Um eine solche Prozesslandkarte zu erstellen, werden die Arbeitsabläufe im Unternehmen analysiert und anschließend visualisiert. Für die Visualisierung empfiehlt sich einer der beiden Standards: die   Business Process Modelling Notation (BPMN) oder die ereignisgesteuerte Prozesskette (EPK). Zu beiden Darstellungsformen gibt es entsprechende Software-Werkzeuge. Das Vorgehen bei der Analyse und Dokumentation ist unterschiedlich. Gerade für Einsteiger empfiehlt sich ein Top-down-Verfahren, um die Komplexität zu reduzieren. Dazu werden die Hauptprozesse des Unternehmens identifiziert, die Betrachtungsweise schrittweise verfeinert und in einzelne Teilprozesse gegliedert.  

Für ERP-Software eine unverzichtbare Basis 

Nebst der Kostenoptimierung und Effizienzsteigerung von Geschäftsprozessen bietet die Prozessmodellierung einen weiteren wichtigen Nutzen. ERP-Software lässt sich umso effektiver einsetzen, je besser sie auf die jeweiligen Prozesse angepasst ist. Wer sein ERP nicht nur als elektronische Schreibmaschine nutzen will, sollte sich zuerst Gedanken machen, auf welcher Prozessgrundlage das ERP-System aufgebaut werden soll. Dieser Grundsatz gilt bereits bei der Evaluation eines geeigneten ERP. Da sich Prozesse über die Zeit ändern können (z.B. Homeoffice, dezentrales Arbeiten, mobile Business) muss das ERP flexibel genug sein, diese Veränderungen zu unterstützen. Zuerst also Prozesse analysieren und dokumentieren – und erst danach das ERP evaluieren. 

Prozessmodellierung in der Realität 

Damit Prozessmanagement kein schöner Traum bleibt, muss die Prozessorientierung als fester Wert im Unternehmen verankert und gelebt werden. Führungskräfte auf allen Hierarchiestufen übernehmen dabei eine Vorbildfunktion. Die Mitarbeitenden müssen nicht nur informiert und geschult, sondern auch motiviert werden, über Verbesserungsmöglichkeiten der Arbeitsabläufe nachzudenken. Zum Schluss ein Tipp: Für die Prozessmodellierung ist es nie zu spät – fangen Sie einfach an.