myfactory Blog

ERP Themen und Trends: spannende Inhalte, verständlich geschrieben

  • 11 Tipps für eine optimierte Beschaffungslogistik
      Lieferketten sind mehr denn je im Gespräch. Viele Betriebe haben Schwierigkeiten, an bestellte Waren und Rohstoffe zu gelangen. Die kritische Supply-Chain betrifft nicht nur die Beschaffung, sondern wirkt sich auch auf Vertrieb, Fertigung, Logistik und schlussendlich auf den Absatz und die Kunden aus. Auch wenn ein KMU die Weltmärkte nicht beeinflussen kann, gibt es dennoch Möglichkeiten für Sofortmaßnahmen. Eine davon ist das Bündeln und Vereinfachen der Beschaffungslogistik.  

    von Stefan Girschner am 04.10.2022

  • Wie das ERP-System die Supply Chain digitalisiert und KMU krisenfest macht
      Die Auftragsbücher sind vielerorts voll. Doch bei der Abarbeitung der Aufträge haben viele KMU riesige Probleme zu bewältigen: Rohstoffe und Vorprodukte sind knapp wie nie. Lieferketten sind weltweit gestört. Zudem setzen die rasant gestiegenen Energie- und Rohstoffpreise Betriebe unter Druck. Doch Sie können den Widrigkeiten trotzen! Wie? Mit einem modernen ERP-System, das sowohl Ihre innerbetrieblichen Prozesse optimiert, steuert, verschlankt und automatisiert als auch Lieferketten-übergreifende Transparenz schafft.
    Sandra Bültermann

    von Sandra Bültermann am 28.09.2022

  • Wenn das ERP-System auch Finanz- und Rechnungswesen kann
    Im Zusammenhang mit ERP-Systemen denken viele an Materialmanagement und Ressourcenplanung. Doch integrierte ERP-Lösungen können heute viel mehr. „Integriert“ deutet bereits daraufhin: Die Softwareanbieter haben große Anstrengungen unternommen, um mehr und mehr Geschäftsprozesse abzudecken und Daten aus den verschiedensten Quellen zu integrieren. Über separate Module lassen sich auf Wunsch Kundenservice, Marketing und E-Commerce ebenso abdecken wie das gesamte Finanzwesen inklusive Buchhaltung und Rechnungswesen. Lesen Sie selbst, warum ein Finanz-Modul in keinem ERP-System fehlen sollte.        ERP- Systeme mit Schnittstellensalat   Hat das ERP-System kein eigenes Modul für die Finanzbuchhaltung integriert oder wollen sich KMU nicht von ihrer gewohnten Buchhaltungssoftware trennen, erfolgt die Verknüpfung mehrerer Insellösungen traditionell über Schnittstellen. Darüber gelangen dann beispielsweise Informationen über Warenbewegungen aus Ein- und Verkäufen vom ERP-System in die Buchhaltungssoftware. Doch der Einsatz mehrerer Systeme birgt immer Nachteile und Risiken. Zum einen führt die Übertragung von Daten leicht zu Fehlern – was in der Buchhaltung fatale Folgen haben kann. Daten, die nicht zwischen den Systemen ausgetauscht werden, müssen möglicherweise mehrfach erfasst werden, was unnötig Personal bindet und Tippfehler sowie Zahlendreher fördert. Zudem geht der Datenaustausch über Schnittstellen immer auch einher mit einem Zeitversatz. Und Zeit ist bekanntlich Geld.     Integrierte ERP-Systeme mit zentraler Datenbasis  Verfolgt eine ERP-Lösung hingegen einen integrativen, modularen Ansatz, lassen sich bei Bedarf weitere Geschäftsprozesse problemlos integrieren, wie zum Beispiel CRM, E-Commerce sowie Finanz- und Rechnungswesen. Integrative ERP-Systeme bieten den Vorteil, dass alle relevanten Daten aus den verschiedensten Unternehmensbereichen in einem zentralen Datenpool zusammenlaufen – optimalerweise in der Cloud. Dadurch entfallen Doppelerfassungen gänzlich, und der Pflegeaufwand reduziert sich deutlich. Der Wegfall von Schnittstellen senkt zudem das Fehlerrisiko signifikant, wovon insbesondere die Buchhaltung profitiert – ist für sie ein qualitativ hochwertiger Datenbestand doch essenziell.       Qualitativ hochwertige Daten  Dass sich durch eine gemeinsame zentrale Datenbasis das Fehlerrisiko verringert, haben Sie bereits erfahren. ERP-Systeme bringen weitere smarte Funktionen mit, die eine hohe Datenqualität sicherstellen. So können sie beispielsweise redundante Dateneinträge automatisch bereinigen und erfasste Daten auf Plausibilität und logische Zusammenhänge überprüfen. Zudem aktualisieren sie Daten in Echtzeit, wodurch Buchungen jederzeit auf dem aktuellen Stand sind.    Schnellere Prozessabwicklung durch Automatisierungen  Ein weiterer Vorteil, der sich aus einer gemeinsamen Datenbasis ergibt, ist die Automatisierung von Routineaufgaben. Indem das ERP-System sich wiederholende Prozesse eigenständig erledigt, steht Mitarbeitenden mehr Zeit für andere, wesentliche Aufgaben zur Verfügung. Als Teil des ERP-Systems bezieht die Buchhaltung etwa Artikel-, Kunden- und Lieferantendaten automatisch und kann so dafür sorgen, dass Rechnungen entsprechend der gesetzlichen Vorgaben fristgerecht oder direkt zusammen mit dem Lieferschein erstellt werden. Ein intelligentes Mahnwesen hilft, Zahlungsausfälle zu vermeiden. Zudem stehen wichtige Informationen aus der Buchhaltung auch anderen Abteilungen zur Verfügung. So kann der Vertrieb etwa mit wenigen Klicks Informationen zum Zahlverhalten, Mahnstatus oder zur Bonität von Kunden abrufen und das Unternehmen vor gravierenden Fehlentscheidungen bewahren.    Integration von Webshop und Online-Plattformen  ERP-Systeme wie myfactory unterstützen auch die nahtlose Integration von Webshop und Online-Plattformen sowie die Verbindung mit gängigen Bezahlsystemen wie iPayment und Paypal. Transaktionsdaten stehen automatisch und in Echtzeit überall dort zur Verfügung, wo sie benötigt werden, unter anderem auch GoBD-konform in der Buchhaltung. Das gewährleistet eine revisionssichere Archivierung und erleichtert im Bedarfsfall finanzbehördliche Prüfungen.     Der direkte Draht zum Steuerberater   Webbasierte ERP-Lösungen bieten in der Regel die Option, dem Steuerberater den direkten Zugriff auf die Unternehmensbuchhaltung zu gewähren.  So verpassen Sie nie mehr Fristen – denn Daten, Rechnungen und Belege liegen stets termingerecht vor.    Mehr Motivation dank einheitlichem User-Interface   Der unternehmensweite Einsatz eines integrativen ERP-Systems verspricht auch für die Belegschaft ganz praktische Vorteile in ihrem Arbeitsalltag. Wer in einem kleinen Unternehmen nicht ausschließlich etwa mit der Rechnungsstellung betraut ist, sondern gelegentlich auch andere Aufgaben übernimmt – zum Beispiel marketingnahe Funktionen oder im Bereich Kundenservice –, profitiert von einer durchgängigen Business-Lösung. Der Mitarbeitende braucht sich nur einmal am System anzumelden und erhält damit Zugriff auf alle für ihn relevanten Bereiche. Statt sich in verschiedene Anwendungen einarbeiten und immer wieder zwischen diesen wechseln zu müssen, steht eine einheitlich gestaltete, intuitiv bedienbare Software-Oberfläche mit allen erforderlichen Funktionen zur Verfügung. Das erhöht nicht nur die Produktivität, sondern auch Motivation und Kreativität: Statt von ungeliebten, zeitfressenden Routineaufgaben ausgebremst zu sein, können Angestellte die vielfältigsten Aufgaben übernehmen.  
    Sandra Bültermann

    von Sandra Bültermann am 20.09.2022

  • Machen Sie mehr aus Ihrem ERP
          Beeindruckend, was ein modernes ERP-System zu leisten vermag. Da bleibt kein Wunsch offen. Oder doch? Die Digitalisierung schafft neue Möglichkeiten und lässt die Kreativität der Anwender blühen. Könnten wir diesen Prozess nicht automatisieren? Was wäre, wenn wir den Datenaustausch mit den Kunden vereinfachen? Nicht immer braucht es dafür neue Software. Leistungsfähige Business-Software kann man mit Zusatzmodulen oder Templates so erweitern, dass die Standardversion erhalten bleibt. Erfahren Sie, wie Sie mehr aus Ihrem ERP machen.     Bei der Softwarewahl die Weichen stellen  Zu den wichtigsten Auswahlkriterien von Business-Software gehört deren Entwicklungsfähigkeit. Diese wiederum hängt einerseits mit den technischen Gegebenheiten wie Software-Architektur und Technologie zusammen, andererseits mit der Zukunftsorientierung des Systemherstellers. Bereits bei der Evaluation eines ERP-Systems stellen Sie die Weichen, wie weit Sie dieses auf dem Weg der Digitalisierung begleiten wird. Eine gute Grundlage an Ausbau- und Erweiterungsmöglichkeiten verhindert, dass schon nach kurzer Zeit neu evaluiert werden muss und bisherige Investitionen verloren gehen. Gleiches gilt übrigens für die Auswahl des Softwareherstellers bzw. des Systempartners. Mehr dazu weiter unten.    Verschiedene Erweiterungsmöglichkeiten  Moderne ERP-Systeme zeichnen sich nicht nur durch einen breiten Funktionsumfang, sondern auch durch zahlreiche Anpassungsoptionen aus. Teilweise sind diese bereits in Ihrer bestehenden Lösung vorhanden, ohne dass Ihnen dies bewusst ist. Andere wiederum lassen sich mit wenig Aufwand implementieren. Folgende Möglichkeiten helfen dabei, Business-Software auf sich laufend verändernde Anforderungen abzustimmen und deren Nutzung dadurch zu optimieren:  Vorhandene Funktionen nutzen In einem ERP „verstecken“ sich viele Funktionen, welche zu Beginn noch nicht benötigt werden. Lassen Sie sich von Ihrem Systempartner den noch ungenutzten Funktionsumfang zeigen oder erklären Sie ihm, was Sie gerne hätten.  Parameter einstellen und ergänzen Eine einfache, aber wirkungsvolle Möglichkeit ist die die Steuerung der Software mittels Parameter. Diese Einstellungen werden an verschiedenen Orten des Systems vorgenommen und spielen wie Zahnräder ineinander.  Auf die neuesten Releases updaten Business-Software wird laufend weiterentwickelt. Um die neuen Funktionen zu nutzen, wird die Lösung mittels Releases regelmäßig auf den neuesten Stand gebracht. Gut bedient ist, wer über ein Cloud-ERP wie myfactory verfügt, wo neue Releases automatisch und kostenlos eingespielt werden. Zusatzmodule aktivieren ERP-Systeme sind in der Regel modular aufgebaut. Das hat den Vorteil, dass Anwender nur diejenigen Software-Bausteine auswählen können, welche sie brauchen. Sofern verfügbar, kann der Lösungsumfang so zum Beispiel mit einem integrierten Webshop ergänzt werden.  Vorgefertigte Templates nutzen Eine besonders elegante Variante der Lösungserweiterung sind digitale Templates (Vorlagen), welche einfach als vorgefertigte Anwendungen in das bestehende ERP-System eingefügt werden können. Individualprogrammierung Um der Digitalisierung Rechnung zu tragen, kann Business-Software auch mittels Individualprogrammierung ausgebaut werden. In der Regel lohnen sich diese Zusatzentwicklungen nur, wenn damit ein entscheidender Wettbewerbsvorteil erreicht wird.  Das ERP lebt nicht vom Status quo  Als Teil der Digitalisierung unterliegt auch ein ERP-System dem ständigen Wandel. Der Status quo von heute ist morgen bereits Geschichte. Business-Software beeinflusst Prozesse und Organisationen. Umgekehrt widerspiegeln sich neue Geschäftsmodelle und Kundenerwartungen in der Software-Entwicklung. Es ist ein dynamischer Prozess, den Sie als Unternehmerin oder Unternehmer nur zu gut kennen. Betrachten Sie auch Ihr ERP-System als dynamisches Modell, welches Sie kreativ gestalten und verändern können.  Der Systempartner, Ihr Freund und Helfer  Die beste Business-Software nützt nichts, wenn Anwender nichts von den Fortschritten des ERP-Systems erfahren. Natürlich gibt es regelmäßige Newsletter oder sogar User-Treffen, doch nichts geht über das persönliche Gespräch mit Ihrem Systempartner. Betrachten Sie ihn nicht nur als Lieferanten, sondern als Freund und Helfer. Niemand ist näher dran an der Software und an Projekten. Vielleicht ergeben sich im Austausch zufällige Synergien mit anderen Kunden, welche ähnliche Bedürfnisse haben wie Ihr Unternehmen. Je besser Ihr Systempartner die Anforderungen Ihrer Firma kennt, desto gezielter kann er Sie bei der digitalen Weiterentwicklung unterstützen.       
    Timo Bärenklau, Country Manager der myfactory International GmbH

    von Timo Bärenklau, Country Manager der myfactory International GmbH am 13.09.2022

  • 5 Gründe, warum auch kleine Unternehmen von CRM profitieren
    Was gibt es für Unternehmer Schöneres, als eine zufriedene Kundschaft? Schließlich beschert die Ihnen das gewünschte Kassenklingeln. Doch damit Sie die Wünsche Ihrer Kundinnen und Kunden erfüllen können, müssen Sie sie genau kennen. Dabei hilft Customer Relationship Management.  Erfahrungsgemäß sind Firmen, die ein CRM-System für die Pflege ihrer Kundenbeziehungen nutzen, in der Regel erfolgreicher als welche, die ohne arbeiten. Warum sich die Nutzung einer solchen Software für jedes Unternehmen lohnt – unabhängig von seiner Größe –, zeigt dieser Beitrag.        1. Alle Informationen an einem Ort  In einem kleinen Unternehmen werden Sie seltener das Problem haben, dass Sie Ihre Kundschaft nicht persönlich kennen. Doch im Laufe langjähriger Beziehungen kommen viele Angebote, Aufträge, Anfragen, Preisabstimmungen, E-Mails und auch die eine oder andere Reklamation zusammen. Da kann sich die Suche nach dem richtigen Dokument oder Vorgang schon einmal hinziehen. Womöglich ist der verantwortliche Kollege, der den Kunden gut kannte, Verhandlungen geführt oder Absprachen getroffen hat, zwischenzeitlich auch schon in Pension gegangen. Genau an dieser Stelle kommt eine CMR-Anwendung ins Spiel. Sie ist das Langzeitgedächtnis Ihres Unternehmens. Sie speichert sämtliche Daten, die ein Kunde im Laufe seines gesamten Customer Lifecycles hinterlässt, an einem zentralen Ort ab und macht diese allen Mitarbeitern verfügbar. So sind wichtige Informationen immer schnell zur Hand, auch wenn der verantwortliche Kollege abwesend ist.     2. Bestehende Kunden begeistern  Der Geschäftsführer von Kossler sucht gerne das Vieraugengespräch und freut sich über häufigere Kurzbesuche. Herr Mayer möchte nur kontaktiert werden, wenn Sie etwas Neues vorzustellen haben. Bauleiterin Inken Paulsen ist viel unterwegs und liest Produktnews lieber am PC. Joachim Müller kommt mit digitalen Informationen weniger gut zurecht. Jeder Kunde hat seine Eigenheiten – die sollten Sie kennen und berücksichtigen. Mit einem CRM-System wissen Sie immer genau, wer welche Kontaktform und Kommunikationskanäle bevorzugt, wann die letzte persönliche Begegnung war, wer zuletzt welche Produktinformationen erhalten hat, wo es in der Vergangenheit gehakt hat und vieles mehr. So gelingt es, nahtlos an das letzte Kundengespräch anzuknüpfen, ohne ein Detail zu vergessen. Indem Sie seine spezifischen Besonderheiten berücksichtigen, fühlt sich der Kunde verstanden und gut beraten. Je höher die Kundenzufriedenheit, desto größer seine Loyalität. Und loyale Kunden empfehlen erfahrungsgemäß Firmen häufiger weiter – ein klarer Bonus für Ihre Wettbewerbsfähigkeit!    3. Kunden gezielter ansprechen  Während seiner Customer Journey hinterlässt ein Kunde unzählige wertvolle Informationen. Registriert er sich beim Treue- oder Bonusprogramm, bestellt er Waren im Online-Shop, kontaktiert er den Support oder hat er eine Beschwerde: Sämtliche Daten fließen automatisch ins CRM-System ein, sodass aktuelle und vergangene Aktivitäten dort stets nachvollziehbar sind. Anhand einer Kundenhistorie lassen sich Trends und Prognosen für die Zukunft ermitteln und daraus erforderliche Maßnahmen oder weitere Schritte planen. So gelingt eine gezieltere, individuellere Ansprache, die sich an den tatsächlichen Kundeninteresseren orientiert und somit mehr Erfolg verspricht.    4. Neue Kunden gewinnen   CRM-Anwendungen sammeln aber nicht nur Daten von Bestandskunden. Auch diejenigen, die kurz vorbeischauen, hinterlassen eine digitale Spur, die sich für die Kundenakquise anbietet. So überträgt die Website in einer integrierten Business-Lösung etwa die Anmeldedaten für einen Newsletter oder ein Gewinnspiel sowie Informationen eines abgebrochenen Online-Einkaufs direkt ins CRM-System. Das spart viel Zeit bei der Neukundengewinnung, da Sie einerseits keine Kundendaten manuell erfassen müssen und andererseits einen guten Überblick erhalten, wofür sich potenzielle Kunden interessieren bzw. an welcher Stelle sie während des Einkaufs aussteigen. Mit diesem Wissen gelingt es ohne großen Aufwand, durch personalisierte Mailings nachzuhaken, Kaufanreize etwa durch Aktionen zu schaffen sowie Schwachstellen Ihrer Website aufzudecken.     5. Den Vertrieb strukturiert angehen  Im Vertrieb kann es sicherlich nicht schaden, Talent und Einfallsreichtum mitzubringen. Entscheidender für erfolgreiche Abschlüsse sind jedoch strukturierte, standardisierte Prozesse. Dazu gehört beispielsweise, im Laufe einer sich hinziehenden Verkaufsinteraktion zum richtigen Zeitpunkt nachzufassen. Haken Sie zu früh nach, kann sich der Kunden bedrängt fühlen; warten Sie zu lange, war die ganze Verkaufsanstrengung womöglich umsonst. Ein standardisierter Vertriebsprozess erinnert zum richtigen Zeitpunkt, wodurch Sie aus einem willkürlichen Verkaufsversuch ein angenehmes Kundenerlebnis schaffen. Ein integriertes CRM-/ERP-System hilft zudem dabei, Kunden mit geringem Potenzial auszusondern und diejenigen mit hoher Kaufwahrscheinlichkeit zu ermitteln, sodass Sie Ihre Aktivitäten auf erfolgversprechende Kontakte konzentrieren können. Vertriebsmitarbeiter erfahren jederzeit genau, wo sie innerhalb des Verkaufsprozesses stehen, wer beteiligt ist, welche nächsten Schritte anfallen oder worauf sie noch warten müssen. Übersichten offenbaren offene Angebote, Aufträge oder Rechnungen. Diese Datenbasis macht es möglich, stockende Prozesse zu ermitteln, konkrete Schritte abzuleiten und auf Einwände entsprechend zu reagieren. Ein strukturierter Verkaufsprozess mittels CRM-/ERP-Lösung unterstützt Unternehmen dabei, den Kurs zu halten bzw. zu korrigieren und wiederholte Fehler zu vermeiden.  
    Sandra Bültermann

    von Sandra Bültermann am 06.09.2022

  • Smart und mobil – das ERP im Taschenformat
    Die enorme Verbreitung mobiler Geräte wie Smartphones und Tablets führt automatisch dazu, dass auch Business-Software vermehrt unterwegs zum Einsatz kommt. Entwickler und Anwender von ERP-Systemen stellt das vor eine ziemlich knifflige Aufgabe. Wie kriegt man komplexe Unternehmenslösungen mit einem umfassenden Funktionsumfang und einem hohen Integrationsgrad auf ein Device, welches kaum grösser als eine Hand ist? Was Sie über mobile ERP-Software im Taschenformat wissen sollten, erfahren Sie hier. 
    Timo Bärenklau, Country Manager der myfactory International GmbH

    von Timo Bärenklau, Country Manager der myfactory International GmbH am 30.08.2022

  • Daran erkennen Sie, dass Ihr ERP-System veraltet ist
    Wenn Unternehmen wachsen, neue Märkte anvisieren, neue Geschäftsmodelle entwickeln oder es gilt, die Geschäftsprozesse zu optimieren, fällt häufig auf, dass das bestehende ERP-System den neuen Anforderungen nicht mehr gerecht wird. Auch die sich verändernden Kundenanforderungen bringen ältere Programme häufig ins Rudern – etwa, wenn sich Versand und Verpackung ändern, zusätzliche Bezahlmethoden berücksichtigt oder Produktindividualisierungen ermöglicht werden sollen. Handlungsbedarf besteht ebenfalls, wenn das ERP-System neue Technologien wie Internet of Things (IoT) oder neue Medien integrieren soll – und das nicht kann. All das sind Anzeichen dafür, dass die Zeit reif ist für einen Wechsel. Auf welche Warnsignale Sie achten sollten, erfahren Sie in diesem Beitrag.
    Sandra Bültermann

    von Sandra Bültermann am 23.08.2022

  • Kein E-Commerce Growth ohne ERP-System
    Die Anzahl der Internetkäufe ist in den letzten Jahren rasant angestiegen. Laut einer Studie von Bitkom kaufen allein in Deutschland rund 43 Prozent seit 2021 deutlich mehr im Internet ein als noch die Jahre zuvor. Am wichtigsten für die Kunden sind dabei die Flexibilität und der Komfort. Auch der Einkauf über das Smartphone boomt. Hinsichtlich der genutzten Plattformen für das Online-Shopping weisen die Studienergebnisse deutlich darauf hin, dass ein Großteil des Onlinegeschäfts auf großen internationalen Plattformen stattfindet. Die alleinige Konzentration auf den eigenen Webshop ist daher nicht mehr zielführend. Neue geschäftliche Perspektiven sind primär durch eine Omnichannel E-Commerce-Strategie realisierbar. 
    Timo Bärenklau, Country Manager der myfactory International GmbH

    von Timo Bärenklau, Country Manager der myfactory International GmbH am 21.06.2022

  • Machen Sie CRM zur Königsdisziplin – es lohnt sich
    Der Kunde ist König, die Kundin ist Königin. Nicht blaues Blut erhebt die Kundschaft in den Adelsstand, sondern deren Wohlwollen gegenüber Ihrem Unternehmen. Die Gunst der Kunden manifestiert sich in Umsatz und Gewinn – und ist damit entscheidend für das Überleben jeder Firma. Vergleichbar dem Umgang mit Monarchen, sind Kundenbeziehungen zu hegen und pflegen. Ein anspruchsvolle Aufgabe mit weitreichenden Auswirkungen. Genau darum sollten Sie Customer-Relationship-Management, kurz CRM, zur Königsdisziplin Ihres Unternehmens machen. 
    Timo Bärenklau, Country Manager der myfactory International GmbH

    von Timo Bärenklau, Country Manager der myfactory International GmbH am 14.06.2022

  • So wird das ERP zum perfekten Customer Journey Tool
    Machen Sie mehr aus Ihrem ERP-System. Heute widmen wir uns dem Thema Customer Journey. Dabei erfahren Sie, wie sich in nur 7 Schritten ein durchgängiger Prozess für die Leadgenerierung und Kundenbindung realisieren lässt. Einzige Voraussetzung: Sie sollten über eine integrierte Business-Software inklusive CRM-Funktionen verfügen. Damit und mit den folgenden Tipps bauen Sie Ihr ERP zur perfekten „Vertriebsmaschine“ aus, die keine Wünsche offenlässt. 
    Timo Bärenklau, Country Manager der myfactory International GmbH

    von Timo Bärenklau, Country Manager der myfactory International GmbH am 07.06.2022