Nutzen Sie bereits Zeitkontingente?

Unternehmen im Dienstleistungsgewerbe stehen vor anderen Herausforderungen als produzierende Betriebe, auch wenn es einige Gemeinsamkeiten gibt. Eine der größten Herausforderungen liegt oftmals in der Abrechnung von geleisteter Arbeit. Soll den Kunden hier ein bestimmtes Paket an Leistungen geschnürt werden? Wie lassen sich Aufwände flexibel für den Kunden abrufen und gleichzeitig Einkünfte planbar machen? Mit diesen und ähnlichen Fragen beschäftigen sich Dienstleister aus allen Branchen, da nicht nur der Preis als Marketinginstrument hierbei eine Rolle spielt, sondern auch die Ressourcenvorhaltung und Planung geregelt werden muss. Flexible Zeitkontingente sind für diese Herausforderung ein Lösungsansatz, der immer häufiger zum Einsatz kommt. Der folgende Artikel beleuchtet diese Thematik tiefergehend und zeigt auf, wie Sie abrufbare Budgets verwaltbar machen.

Definition: Was sind flexible Zeitkontingente?

Basierend auf der Einleitung vom myfactory YouTube Channel zu dieser Thematik, wird unter der Begrifflichkeit von Zeitkontingenten eine bestimmte Anzahl an vorher definierten, abrufbaren Stunden durch den Kunden verstanden. Diese können als einmaliges abrufbares Budget, zum Beispiel im Rahmen eines Projektes, oder in regelmäßig wiederkehrenden Intervallen beauftragt werden. Es sollte in diesem Zusammenhang unterschieden werden, wie lange ein Budget seine Gültigkeit behält bzw. was mit nicht-abgerufenen Zeitkontingenten passiert. Ein Handwerksbetrieb kann auf diese Weise beispielsweise ein quartalsweise abrufbares Budget für Wartungen und Reparaturen vereinbaren. Ein Architektenbüro definiert im Rahmen eines geplanten Umbaus ein gewisses Zeitkontingent für Beratungen des Bauherren. Marketingagenturen können mit dem Kunden einen voraussichtlichen Beratungsbedarf definieren und diesen in monatlichen Kontingenten zur Verfügung stellen. Dies sind nur einige mögliche Anwendungsbeispiele, die im späteren Verlauf des Artikels ergänzt werden.

Flexibilität mit Planungssicherheit

Wenn Sie in Ihrem Unternehmen auf Zeitkontingente setzen, kennen Sie die Herausforderung bei der Bestimmung der Rahmenbedingungen des abrufbaren Budgets. Benötigt ein Kunde regelmäßige Schulungen, Wartungen oder Beratungsleistungen, werden oftmals dieselben Fragen gestellt:

• Wie wird das Budget abgerechnet?
• Wann verfällt das Zeitkontingent?
• Wer darf auf das Zeitkontingent Stunden buchen?
• Wie können abgerufene Stunden nachgehalten werden?
• Was passiert, wenn Teile des Zeitkontingents nicht abgerufen werden?

Nicht selten löst somit eine freudige Nachricht des Vertriebs, dass ein Beratungs-, Trainings- oder Wartungsbudget vereinbart wurde, Schweißperlen auf der Stirn der Mitarbeiter im Controlling bzw. der Buchhaltung aus. Gelöst wird diese Thematik oftmals durch eine Kombination aus Rechnungen, Timetracking und Excel-Listen in der Hoffnung, dass nichts verloren geht. Verlangt ein Kunde nach einer genauen Auflistung der geleisteten Stunden, gelangt diese Vorgehensweise spätestens dann an ihre Grenzen.

Integrative ERP-Software, die auf die Anforderungen von Handels- und Dienstleistungsbetrieben sowie auf die Bedürfnisse von Unternehmen mit Kundenservice-Abteilung ausgelegt ist, kann hier mit einer ganzheitlichen Lösung punkten. Variabel abrufbare Budgets lassen sich typenweise definieren bzw. als Artikel anlegen und auf Basis von Rechnungen mit den Kunden fakturieren. Hierbei kann bestimmt werden, wie viel Stundenbudget zur Verfügung steht, in welchen Intervallen dieses erneuert wird, was mit den Stunden passiert, die nicht abgerufen wurden und welche Gruppe von Mitarbeitern auf diese Kontingente buchen können, z.B. Ihre Service-Mitarbeiter.

Durch eine zentrale Verwaltung von Zeitkontingenten erzielen Sie eine Planungssicherheit und können mit einem proaktiven Kundenservice punkten. Gleichzeitig kann sichergestellt werden, dass keine Aufwände mehr vergessen werden zu verrechnen und der Vertrieb rechtzeitig mit dem Kunden in Kontakt treten kann, um ein Kontingent aufzustocken bzw. zu erneuern. Kommt eine cloudbasierte ERP-Lösung zum Einsatz, können die Service-Mitarbeiter nicht nur beim Kunden vor Ort auf die Kontingente zugreifen und diese verrechnen, sondern ebenfalls Lagerbestände einsehen und Bestellungen ausführen. Dies verringert etwaige Downtimes beim Kunden und sorgt für eine effiziente Zusammenarbeit – und damit auch für eine bessere Chance auf eine Verlängerung der Stundenkontingente.

Zeitkontingente als Vertragsleistungen

In zahlreichen Branchen ist es schon lange Usus, dass nach initialen Projekten weitere Leistungen in Form von abrufbaren Zeitkontingenten erbracht werden. Hierbei sind vor allem IT-, Marketing- und Beratungsunternehmen zu nennen. Insbesondere dann, wenn die Kundenanforderungen sich regelmäßig ändern bzw. nicht klar definierbar sind, hat es sich als valide Möglichkeit für diese Betriebe und Kunden etabliert, einen gewissen Rahmen zu definieren, in dem Dienstleistungen erbracht werden können. Service-Level-Agreements (kurz: SLA, im Deutschen auch: Dienstleistungs-Vereinbarung) für Webhoster bzw. Rechenzentren, die im Rahmen von einigen Stunden pro Monat Beratung zusichern, sind hingegen Beispiele für Situationen, in denen Stundenkontingente nur in seltenen Fällen wirklich abgerufen werden. Hierbei handelt es sich oftmals um eine Marketingmaßnahme bzw. eine Unterstützung im Notfall, die zusätzliche Sicherheit bietet. In den genannten Fällen sind Zeitkontingente entweder Grundlage für Verträge oder essenzieller Bestandteil, welcher erfüllt werden muss.

Warum auch produzierende Betriebe von Zeitkontingenten profitieren

Zuletzt sind Stundenkontingente ebenfalls für das produzierende Gewerbe von Interesse. Längst stellen Hersteller nicht nur ihre Erzeugnisse wie Maschinen her und vertreiben diese; insbesondere das Service- und Dienstleistungsgeschäft nimmt bei immer mehr produzierenden Betrieben einen zentralen Standpunkt ein. So profitieren diese Firmen nicht mehr nur von den einmaligen Verkäufen, sondern können ebenfalls planbare, monatliche Zusatzumsätze durch Service- und Wartungsverträge erzielen, die in Form von Zeitkontingenten verwaltet werden. In Verbindung mit der fortschreitenden Digitalisierung ergeben sich zahlreiche Möglichkeiten wie beispielsweise Abonnements rund um Predictive Maintenance, also einer vorausschauenden und proaktiven Wartung, wodurch Ausfallzeiten auf ein Minimum reduziert werden sollen.

Abschließend lässt sich festhalten, dass Stundenkontingente eine flexible Möglichkeit darstellen, um effizient variabel abrufbare Budgets an Leistungen mit den Kunden zu verrechnen. Integrative ERP-Systeme spielen hier ihre Stärke aus, da das Service-Kontingent direkt abgerechnet, nachgehalten und erfüllt werden kann. Mit steigendem Anteil an Dienstleistungen am Umsatz werden diese Modelle immer relevanter und sollten bei der Einführung einer ERP-Software als Anforderung bedacht werden.