Wie Sie mit mobilen Anwendungen interne Prozesse optimieren

Von effizienten Prozessen träumen viele Unternehmen. Die Realität sieht häufig anders aus. Mängel, Medienbrüche und Missverständnisse bremsen interne Abläufe und kosten Zeit, Geld und Nerven. Das muss nicht sein. Mit mobilen Anwendungen lassen sich Workflows beschleunigen und Schnittstellen überwinden. Erfahren Sie, wie und wo Sie den Optimierungshebel ansetzen können. 

Management und Bereichsleitung

Aktuelle Informationen sind für Führungskräfte unverzichtbar. Wer Verantwortung trägt und Entscheidungen fällen muss, benötigt eine zuverlässige Datengrundlage. Mobile ERP-Systemen aus der Cloud haben ihren stationären Pendants etwas Wesentliches voraus: Sie sind jederzeit und überall verfügbar. Sei es irgendwo im Betrieb, in einem Meeting, auf einer Konferenz, im Homeoffice oder unterwegs. Wissen, was läuft, ist eine Voraussetzung für rasche, faktenbasierte Entscheidungen. Auf diese Weise ersparen Sie sich und Ihren Mitarbeitenden zeitfressende Warteschlaufen oder – noch schlimmer – Fehlentscheide aufgrund veralteter Daten. Der ständige Zugriff auf Kennzahlen im Management-Cockpit sorgt dafür, dass Prozesse nicht außer Kontrolle geraten. 

Kundenservice und Disposition

Völlig losgelöst von der Zentrale, sind Servicetechniker oft auf sich selbst angewiesen. Ärgerlich, wenn wichtige Informationen fehlen oder das Einsatzfahrzeug unzulänglich mit Ersatzmaterial ausgestattet ist. Die Folge sind Zeitverzögerungen durch Abklärungen, Nachlieferungen oder sogar Terminverschiebungen. Klar, dass die Kunden darüber nicht gerade begeistert sind. Solche „Übungen“ lassen sich vermeiden, wenn alle Informationen über die zu wartenden Geräte, die Kundenhistorie, Serviceanleitungen usw. mobil zur Verfügung stehen. Gleichzeitig können dadurch auch die Arbeitsleistungen, Verbrauchsmaterial, Spesen usw. direkt vor Ort erfasst und der Rapport vom Kunden visiert werden. Auf diese Weise kann der technische Außendienst alle Angaben umgehend zur Verrechnung freigeben. Und noch ein weiteres Plus bietet die mobile Anbindung des Kundenservices. Die Disponenten in der Zentrale sehen jederzeit die verfügbaren Ressourcen und können Serviceaufträge sofort auslösen. 

Außendienst und Verkaufsfilialen

Gut vorbereitete Kundenbesuche haben schon manchen Auftrag ins Trockene geholt. Im Verkaufsaußendienst zählen jedoch nicht nur Informationen über Kunden, Produkte oder Preise. Die Erfassung von Bestellungen oder die Bearbeitung bestehender Aufträge müssen zeitnah und in digitaler Form erfolgen. Voraussetzung dafür ist eine zentrale Datenhaltung mit mobilem Zugriff. Bestellformulare und Notizzettel erschweren die Abläufe. Unsorgfältiges Abtippen oder eine schwer lesbare Handschrift sind häufige Fehlerquellen. Das führt zu mühsamen Nachfragen oder im schlimmsten Fall zu Fehllieferungen, Reklamationen und Retouren. Auch Verkaufsfilialen und Niederlassungen profitieren von mobilen Anwendungen bis hin zu POS-Kassen mit direkter Cloud-Anbindung.  

Fertigungsprozesse und Produktionsdaten

Verteilte Fertigungsstandorte, flexible Kapazitätsgestaltung, Just-in-time Produktion, automatisierte Abläufe und vieles mehr setzen agile IT-Anwendungen voraus. Mobile Lösungen stellen Daten dort zur Verfügung, wo diese benötigt werden. Kamen früher zum Beispiel fix installierte Erfassungsterminal zum Einsatz, können die Daten heute schneller und vor allem ortsunabhängig erfasst werden. Dank unmittelbarer Rückmeldungen aus der Fertigung lassen sich vor- und nachgelagerte Prozesse der gesamten Supply-Chain – zum Beispiel im Einkauf oder in der Logistik – beschleunigen. Dadurch steht mehr Zeit für die Beschaffung zur Verfügung (was nebenbei auch die Kosten senkt) und Versandaufträge können schneller vorbereitet werden. Die „Mobilisierung“ der Fertigung erlaubt, aktuelle Daten anderen Nutzern zur Verfügung zu stellen. Dazu zählen etwa Mitarbeitende im Außendienst, Führungsverantwortliche, Filialen, Niederlassungen, ausgewählte Kunden und Lieferanten. 

Logistik und Kommissionierung

Tempo und Effizienz prägen die Arbeitsabläufe in der Logistik. Der mobile Zugriff auf aktuelle Daten ist dabei ein Schlüsselfaktor. Um Unterbrüche für die Informationsbeschaffung zu vermeiden, müssen die Mitarbeitenden bei ihren Tätigkeiten fortlaufend Systemzugriff haben. Anstatt sich jeweils wieder zum Ausgangspunkt zurückzubewegen, können Aufträge – z.B. für die Ein- oder Auslagerung oder für die Kommissionierung – direkt übermittelt werden. Umgekehrt können die Logistikmitarbeitenden ausgeführte Aufträge, Bestandsmeldungen usw. umgehend zurückmelden. So können allein bei der Kommissionierung viele Laufwege und damit wertvolle Zeit gespart werden. Durch den ortsunabhängigen Einsatz moderner Systeme können Ressourcen flexibler eingesetzt werden. Dass Daten ohne Medienbruch oder Schnittstelle unmittelbar im Gesamtsystem zur Verfügung stehen, kommt auch dem Einkauf, Verkauf, Management und sogar dem E-Commerce zu Gute. Integrierte, mobile Anwendungen vereinfachen nicht nur die Geschäftsprozesse, sondern steigern gleichzeitig die Agilität eines Unternehmens.