Mit Kennzahlen zu faktenbasierten Entscheidungen

Das richtige Maß aller Dinge zu finden, ist nicht so schwer zu finden, wie das viele Unternehmern befürchten. Messen lassen sich die meisten Werte. Zumal dann, wenn sie direkt aus einer zuverlässigen Datenquelle geschöpft werden können. Wo Informationen sprudeln, lass dich nieder. So oder ähnlich könnte die Devise lauten, um aus dem ERP-System wertvolle Erkenntnisse zu gewinnen und das Management bei der Entscheidungsfindung zu unterstützen.

Instrumente im Unternehmens-Cockpit 

Zugegeben, mit (Kenn-)Zahlen tun sich viele Leute etwas schwer. Da macht man lieber einen Bogen um das vermeintlich trockene Thema und überlässt das Terrain dem Buchhalter oder Controller. Anstatt sich mit der Materie zu befassen, pflegen viele Unternehmer, lieber aus dem Bauch heraus zu entscheiden. Eine etwas wacklige Angelegenheit, welche durchaus mal ins Auge gehen kann. So ähnlich, wie wenn man sich beim Autofahren aufs Gefühl verlässt statt die Benzinanzeige zu prüfen. Hauptsache, das Auto fährt. Wie lange allerdings – wen kümmert’s? Wer regelmäßig die wichtigsten Anzeigen prüft, kommt mit Sicherheit weiter. Dazu gehören im Unternehmen die «Key Performance Indicators», kurz KPI genannt. Diese basieren auf aktuellen Daten aus den Prozessen und sind so etwas wie die Instrumententafel im Unternehmens-Cockpit.

Unternehmensstrategie als Grundlage 

Wer in seiner Firma auf ein integriertes ERP-System zugreifen kann, kommt bedeutend leichter an das gewünschte Zahlenmaterial als jemand, der sich alle Daten aus verschiedenen Quellen und in unterschiedlichen Formaten zusammensuchen muss. Doch mit der Flut an Daten ist es noch längst nicht getan. Zahlen müssen zu Kennzahlen verarbeitet werden, um die geplanten Ziele zu erreichen. Ziele im Unternehmen gibt es viele, die meisten davon stehen im direkten Widerspruch. Eine hohe Lieferbereitschaft verträgt sich beispielsweise schlecht mit möglichst tiefen Lagerkosten. Durch die (gewünschte) volle Produktionsauslastung entstehen längere Lieferfristen für neue Aufträge. Allen Zielen gerecht zu werden, ist ein Ding der Unmöglichkeit. Entscheidend dafür, welche Ziele bzw. Kennzahlen im Vordergrund stehen ist die langfristige Unternehmensstrategie.

Zahlen zu Erkenntnissen verdichten 

Kennzahlen zu generieren ist nur dann sinnvoll, wenn daraus konkrete Maßnahmen abgeleitet werden. Leuchten im Cockpit eines Flugzeugs die Warnlampen, wird der Pilot auch nicht einfach mit den Schultern zucken. So wie Zahlen zu Kennzahlen verarbeitet werden, müssen aus diesen wiederum Erkenntnisse entstehen – und davon abgeleitete Taten folgen. Dabei ist es wichtig, Kennzahlen in Relation zu anderen Werten zu setzen und auch Daten aus Drittanwendungen zu berücksichtigen. Beispiel: Verzeichnet ein Unternehmen beim Export seiner Produkte eine Einbuße von 2 % kann das angesichts eines allgemeinen Wirtschaftseinbruchs von 5 % immer noch ein hervorragender Wert sein. Gerade die Fähigkeit, Werte und ihre Veränderungen zu interpretieren, ist bei der Nutzung von Kennzahlen entscheidend und setzt Wissen und Erfahrung voraus.

Erkenntnisse in Taten umsetzen 

Unternehmen sind lebendige Organismen, daher lohnt es sich, mit Kennzahlen regelmäßig den Gesundheitszustand zu checken. Das müssen nicht immer Finanzwerte sein. Setzen Sie Plandaten gezielt ein! Unter Umständen – und je nach Strategie – können Marktanteil, Qualität, Kundenzufriedenheit, Personalfluktuation, Liefertreue usw. wichtiger sein. Stellt man in den Messbereichen (negative) Werte fest, gilt es zu handeln. Stagniert beispielsweise der Verkauf einer Produktlinie, braucht es vielleicht eine Intensivierung der Marketingmaßnahmen oder eine Preissenkung. Nur wenn Erkenntnisse in Taten umgesetzt werden (und deren Auswirkungen wohlgemerkt auch wieder gemessen werden) zeigt sich der wahre Nutzen von Kennzahlen.

Schritt für Schritt zum Kennzahlensystem

Moderne ERP-Systeme verfügen in der Regel über ein integriertes Reporting bzw. Business-Intelligence-Modul. Neben einem Fundus an bereits vorhandenen Auswertungen lassen sich individuelle Statistiken und Kennzahlen auch selbst definieren. Im Zweifelsfalle lohnt sich ein Gespräch mit den Spezialisten des Softwareanbieters. Diese kennen nicht nur die Möglichkeiten, sondern beraten Sie auch, welche KPIs in Ihrer Branche üblich sind und wie sich diese gewinnen lassen. Ein kleiner Tipp zum Schluss: Die Welt der Kennzahlen ist faszinierend und lädt ein zu einem kreativen Umgang mit Daten. Anregungen finden Sie zum Beispiel in der KPI-Library. Entdecken Sie diese Welt Schritt für Schritt, KPI für KPI.