Alle Kosten im Blick: Cloud ERP vs. On-Premise ERP
Das Arbeiten in der Cloud entwickelte sich in den letzten Jahren vom Trendthema zu einer wirklich effizienten Arbeitsweise in Unternehmen. Vielfältige neue und bereits etablierte, vertrauensvolle Software-as-a-Service (SaaS) Anbieter sorgen mit ihren Produkten und Dienstleistungen für einen enormen Aufschwung im Markt des Cloud-Computings. Auch Business Software wie Systeme zum Enterprise Resource Planning (ERP) oder Customer Relationship Management (CRM) erfreuen sich cloudbasiert wachsender Beliebtheit. Ein optimal skalierbarer Funktionsumfang der Software spielt dabei ebenso eine bedeutende Rolle wie flexible Service- und Nutzungsmodelle, die immer besser an die unternehmensspezifischen Anforderungen angepasst werden können. Im Ergebnis erzielen diese oftmals ein wesentlich besseres Kosten-/Nutzungsverhältnis als On-Premise Systeme, die durch die eigene IT-Abteilung bereitgestellt werden.
Die Vorteile eines CRM- oder ERP-Systems aus der Cloud sind immens. Dieser Fakt ist vielen Unternehmen mittlerweile durchaus bewusst. Ein viel interessanter und noch oft unterschätzter Faktor ist allerdings der Kostenvergleich zwischen cloudbasierter und On-Premise Lösung. Wichtig bei dem Prozess des Vergleichens sind die Total Cost of Ownership (TCO) zu berücksichtigen, sprich die Betrachtung sämtlicher Kosten des ERP-Systems auf den gesamten Nutzungszeitraum. Der folgende Artikel unterstützt aktiv bei der Entscheidungsfindung für ERP-Software, die kostenlose ERP-Kalkulator Tabelle hilft Ihnen alle relevanten Positionen und Kostenfaktoren zu erfassen und bei Ihrer Entscheidungsfindung zu berücksichtigen.
Die Anfangsinvestitionen im Vergleich
Vergleichen wir zunächst die Anschaffungskosten der On-Premise ERP-Lösung mit denen einer cloudbasierten Software, so offenbart sich gleich zu Beginn der enorme Unterschied bei den primären Investitionskosten. Die Gesamtkosten bei der Nutzung einer SaaS-Lösung werden dabei jedoch nicht 1:1 auf die Bereitstellung in einem Rechenzentrum umgerechnet, sondern sind tatsächlich erheblich geringer. Der Lebenszyklus eines Server-Systems beträgt ca. fünf Jahre, daher sollten die folgenden Kosten stets für eine Gesamtdauer von fünf Jahren berücksichtigt werden.
Bei einem On-Premise ERP müssen zunächst die Kosten für Server-Hardware und Komponenten, inklusive der Care-Packs für den jeweiligen Hersteller-Support miteinbezogen werden. Weitere Primärkosten, die unbedingt berücksichtigt werden sollten, sind Kosten für Netzwerkkomponenten sowie Lizenzgebühren für unterstützende und daher notwendige Software wie Betriebssysteme. Auch die Kosten für Server-Virtualisierung müssen beachtet werden. Nicht zu vergessen sind sämtliche Aufwendungen für eine unterbrechungsfreie Stromversorgung (USV), Backup-Lösungen, Brandtechnik, Redundanzen und Zutrittssicherung. Hinzu kommen die Kosten für die Software selbst, die Installation und Einrichtung des ERP-Systems. Die Bereitstellung einer cloudbasierten ERP-Software ist im Gegensatz mit wenigen Klicks und dem Abschluss eines Abo-Modells in einer Grundkonfiguration bereits erledigt.
Personalplanung und Bereitstellung
Für den Betrieb einer On-Premise ERP-Lösung im Serverraum des Unternehmens werden oftmals die notwendigen Personalkosten übersehen oder nicht miteinbezogen. In der Regel sind spezielle Schulungen und Seminare nötig, um die Mitarbeiter der IT-Abteilung mit dem neuen System vertraut zu machen. Sie müssen schließlich dieses aufbauen, es warten und immer auf den neuesten Stand halten – darunter fällt dann auch das Einspielen von Updates. Je nach Unternehmen müssen für diesen Bereich ggf. gänzlich neue Mitarbeiter eingestellt werden, was weiteren Kostenaufwand im Personalbereich zur Folge hat und beim aktuellen Fachkräftemangel keine einfache Aufgabe darstellt. Anders als bei der On-Premise Lösung ist bei einem Cloud ERP keinerlei zusätzlicher Personalaufwand für den Betrieb notwendig, da der ERP-Anbieter diesen sicherstellt.
Bedenken sollte man dennoch, dass Software-as-a-Service Lösungen oft eine monatliche Abo-Gebühr einfordern, wohingegen die Lizenzgebühren für On-Premise Software in vielen Fällen nur einmalig zu entrichten sind. Aktualisierungen kosten bei On-Premise Lösungen hingegen eine jährliche Gebühr, bei SaaS-Software sind diese bereits in den Gesamtkosten inbegriffen. Wird die ERP-Software im eigenen Serverraum betrieben, muss oft im Voraus geplant und von Anfang an ein System mit entsprechend viel Kapazität aufgesetzt werden. Dadurch werden ungenutzte Funktionen, die für den Unternehmenserfolg nicht benötigt werden, sowie ungenutzte oder kaum ausgelastete IT-Komponenten trotzdem gekauft. Da SaaS–Anwendungen modular aufgebaut sind, werden hier lediglich die wirklich genutzten bzw. individuell gebuchten Funktionen und Leistungen abgerechnet. Das System kann so jederzeit modular erweitert oder einzelne Module und Lizenzen wieder abbestellt werden.
Laufende Kosten für den Betrieb
Die Kalkulation für Raum- und Stromkosten bei On-Premise und Cloud ERP-Software lässt sich entsprechend vergleichen. Sowohl die kalkulatorische Raummiete als auch die Stromkosten sind in beiden Fällen bei der cloudbasierten ERP-Lösung günstiger, da effektive Techniken und die schiere Anzahl der Server im Rechenzentrum hier erfolgreich die Kosten reduzieren. So leistet Cloud ERP sogar einen positiven Beitrag zum CO2-Fußabdruck.
Wesentlich aufwendiger gestaltet sich dahingegen die Berechnung der anfallenden Wartungskosten. Bei einem On-Premise System muss die gesamte IT ständig von internen Mitarbeitern oder externen Dienstleistern hochverfügbar, effizient und sicher gehalten werden. Daher bedarf es einer ständigen Überwachung durch IT-Fachpersonal. Weiterhin müssen Datensicherungen erstellt und Software-Updates eingespielt, zusätzliche Software-Lizenzen beantragt oder ggf. entsprechende Hardware ausgetauscht werden. Nicht zu vernachlässigen sind auch kalkulatorische Kosten durch Ausfallzeiten für Wartungen und Aktualisierungen. Zur Berechnung all dieser Aspekte empfiehlt sich eine präzise Zeiterfassung der beschäftigten Mitarbeiter über einen längeren Zeitraum hinweg. Anders als bei der On-Premise Lösung sind bei einem ERP aus der Cloud all diese Komponenten oft bereits in den SaaS-Abonnements enthalten, so dass hier im Normalfall keine weiteren Aufwendungen und Kosten anfallen. Schulungskosten für Anwender fallen bei beiden Systemen gleichermaßen an und sollten in keiner Kalkulation vernachlässigt werden.
Vergleichen Ja, aber sinnvoll und präzise!
Es lässt sich grundsätzlich festhalten, dass viele einzelne Kostenpunkte in ihrer Gesamtheit berücksichtigt und berechnet werden müssen. Nur so erhält man einen möglichst genauen Überblick über alle anfallenden Kosten und es lässt sich präzise vergleichen, welches schlussendlich das kostengünstigere Modell für die individuellen Anforderungen ist. Die kostenlose ERP-Kostenkalkulator Tabelle unterstützt Unternehmen aktiv bei der Berechnung und dem anschließenden Vergleich der Gesamtkosten beider Modelle über einen fortlaufenden Betrieb von fünf Jahren. Auf diese Weise erhalten Entscheider einen sinnvollen Vergleich und es ist sichergestellt, dass essenzielle Faktoren nicht vergessen, unterschätzt oder außer Acht gelassen werden.