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Grenzenloser Datenaustausch

Grenzenloser Datenaustausch

 

Beat leitet die HR-Abteilung in Bern, Georg baut den Vertrieb in Wien aus, Freelancerin Magdalena entwirft neue Produktdesigns in Warschau, externer Berater Ethan lässt sich bei der Suche nach neuen Trends in San Francisco inspirieren, Kundenberaterin Marleen telefoniert im Homeoffice. Wie diese fiktiven Arbeitskollegen arbeiten inzwischen viele Menschen über die ganze Welt verteilt gemeinsam für Unternehmen und an Projekten. Damit Zeitverschiebungen oder sprachliche Hürden keine Rolle spielen und produktives Zusammenarbeiten standortunabhängig – auch über Ländergrenzen hinweg – funktioniert, müssen die technischen Voraussetzungen stimmen. Gut beraten sind Unternehmen, die auf die Cloud setzen! Webbasierte Business-Lösungen speichern Informationen am zentralen Ort und sorgen im Hintergrund für die notwendigen transparenten Prozesse.

 

Gemeinsame Basis für Interne und Externe

Die voranschreitende Globalisierung und Digitalisierung macht es KMU leichter, externe Berater und Freiberufler zu beschäftigen. Während diese früher eher kurzfristig eingesetzt wurden, wenn es mal wieder „brannte“ oder besonders schnell gehen musste, greifen Unternehmen heute auf sie zurück, um mit ihrem fachlichen Know-how dem Fachkräftemangel entgegenzuwirken und die Qualität in ihren Teams auf ein neues Level zu bringen. Aber unabhängig davon, aus welchem Anlass externe Unterstützung in Anspruch genommen wird: Alle Beteiligten müssen ein System nutzen können und Zugang zu den für sie erforderlichen Informationen erhalten. Nur dann kann Zusammenarbeit produktiv und transparent erfolgen. Ideale Voraussetzungen bieten hierfür ERP-Lösungen aus der Cloud, die ohne Installationen auskommen, lediglich über einen Browser aufrufbar und zum größten Teil selbsterklärend sind. Sie bilden sämtliche Unternehmensprozesse ab und ermöglichen unabhängig vom Standort des Nutzers den Datenzugriff – perfekt übrigens auch für die Arbeit im Homeoffice. Dank Echtzeitaktualisierungen sind Informationen immer auf dem neuesten Stand. Und mit Hilfe von Berechtigungen wird sichergestellt, dass jeder genau die Informationen erhält, die für ihn erforderlich sind – und eben ausschließlich diese! Das bedeutet ein maximales Plus an Sicherheit.

Lokalisierung beseitigt sprachliche Barrieren

Viele KMU sind heute international aufgestellt, betreiben Standorte im Ausland oder beschäftigen Mitarbeiter verschiedener Nationen. Sprachbarrieren können zu Problemen in der Kommunikation oder sogar zu folgenschweren Missverständnissen führen. Von großem Vorteil ist es, wenn sich die gemeinsam verwendete Software lokalisieren lässt. Achten Sie daher bei der Wahl der Business-Lösung darauf, dass mindestens der Wechsel zu einer englischsprachigen Benutzeroberfläche möglich ist. Die Integration weiterer Wörterbücher wäre natürlich optimal. Die Produktivität steigt und Fehler reduzieren sich nachweislich, wenn Nutzer die Anwendungen in ihrer jeweiligen Sprache vorfinden.

Standortvernetzung fördert Produktivität und sichert Wettbewerbsvorteile

Es müssen ja gar nicht immer die Experten im Ausland sein, die integriert werden müssen. Viele KMU betreiben mehrere Büros oder Filialen in der Schweiz. Auch hier hat die gemeinsame Nutzung eines ganzheitlichen Systems entscheidenden Einfluss auf den Unternehmenserfolg. Ein Beispiel verdeutlicht dies: Anneli ist Verkäuferin in einem Schuhgeschäft in Luzern. Eine Kundin interessiert sich für einen Schuh, der in dieser Filiale nicht mehr in ihrer Größe vorrätig ist. Da die Lagerbestände aller Filialen in einem gemeinsamen ERP-System mit inkludierter Lagerverwaltung gepflegt werden, kann Anneli schnell prüfen, ob das Modell noch in Zürich oder St. Gallen erhältlich ist. Bei positivem Bestand besteht die Möglichkeit, über den integrierten Webshop den Versand direkt zur Kundin nach Hause in die Wege zu leiten. Ohne diese Vernetzung müsste Anneli zum Telefonhörer greifen und hoffen, dass eine Arbeitskollegin gerade Zeit hat, den Anruf anzunehmen und nachzuschauen. Vom Zeitaufwand einmal abgesehen, würde dem Unternehmen im schlechtesten Fall ein gutes Geschäft durch die Lappen gehen und Frau Müller womöglich beim Wettbewerb kaufen. Eine integrierte ERP-/eCommerce-Lösung ist ideal, um den Betrieb mehrerer Standorte sowie stationären und online Handel miteinander zu verzahnen.

Synergien für Schwesterbetriebe

Ein Blick über den Teller- bzw. Unternehmensrand lohnt sich immer. Während Schwesterfirmen größtenteils unabhängig voneinander wirtschaften, kann es für bestimmte Aktionen von Vorteil sein, ganzheitlich und strategisch vorzugehen. Bei einem gemeinsamen Zielmarkt macht es beispielsweise Sinn, einheitliche Sonderpreise anzubieten oder Marketing- und Werbemaßnahmen gemeinsam durchzuführen. Dafür ist es notwendig, dass der Datenfluss über die jeweiligen Unternehmensgrenzen hinaus erfolgt. Webbasierte ERP-Systeme schaffen hier die entsprechenden Synergien, wenn sich für Schwesterfirmen getrennte Datenbanken betreiben lassen und per Klick der Wechsel zum Schwesterbetrieb möglich ist. Wird zudem die gemeinsame Nutzung vorhandener Ressourcen oder der gemeinsame Einkauf einzelner Artikel über mehrere Schwesterfirmen hinweg unterstützt, spart dies Zeit und Kosten und sichert Wettbewerbsvorteile.

Kommunikation beschleunigen

Ganz gleich, ob es um Absprachen neuer Preise mit Lieferanten, um Belegprüfungen durch den Steuerberater oder um den Austausch mit externen Handelspartnern geht: Kontaktaufnahmen per Telefon, das Versenden von Angeboten, Auswertungen und eingescannten Dokumenten per E-Mail oder Fax ist für alle Beteiligten immer zeitaufwendig. Ein zentrales ERP-System stellt auch hier die perfekte Basis dar, Zugriffe über die Unternehmensgrenzen hinaus zu ermöglichen, indem es spezielle Zugänge für externe Partner wie Lieferanten, Steuerberater oder Handelspartner bereithält. So können beispielsweise Lieferanten ihre Preislisten direkt im System hinterlegen, Steuerberater Belege oder Buchungen jederzeit eigenständig prüfen und Handelspartner auf die Kundendaten im CRM zugreifen. Das spart viel Zeit und verringert Missverständnisse sowie Fehler.