Was ist ERP und was ein ERP-System?

ERP und ERP-System - eine einfache und verständliche Definition

ERP steht für "Enterprise Resource Planning" und bezeichnet ein ganzheitliches Konzept zur Organisation, Steuerung und Überwachung der Ressourcen eines Unternehmens. Diese Ressourcen umfassen unter anderem Personal, Kapital, Material, Maschinen und Kapazitäten.

Ein ERP-System hingegen ist eine Softwarelösung, die in verschiedenen Unternehmen, egal welcher Branche zur Planung, Steuerung und Unterstützung von Geschäftsprozessen eingesetzt werden kann. Es vernetzt verschiedene Bereiche wie Beschaffung, Produktion, Vertrieb, Anlagenwirtschaft und andere über eine Datenbasis miteinander, um die Verwaltung der betrieblichen Ressourcen zu erleichtern.

Im Folgenden finden Sie ausführliche Informationen über die Entstehung von ERP-Systemen, deren Vor- und Nachteile sowie die Bedeutung von Cloud ERP Lösungen.

1. Was ist ERP?

Die Abkürzung ERP steht für „Enterprise Resource Planning“, was auf Deutsch so viel bedeutet wie "Unternehmens-Ressourcen-Planung". Es geht also um die Steuerung der im Unternehmen vorhandenen Ressourcen. Dazu zählen beispielsweise Produktionsmittel, Kapital und Mitarbeiter. ERP ist somit die Organisation sämtlicher administrativen, dispositiven und kontrollierenden Tätigkeiten eines Unternehmens – mit dem Ziel,

• organisatorische Abläufe und Strukturen zu verbessern,
• sich schneller an Markt- und Unternehmensveränderungen anpassen zu können
• sowie Geschäftsprozesse zu optimieren.

ERP steht für "Enterprise Resource Planning" und bezeichnet ein ganzheitliches Konzept zur Organisation, Steuerung und Überwachung der Ressourcen eines Unternehmens. Diese Ressourcen umfassen unter anderem Personal, Kapital, Material, Maschinen und Kapazitäten.

2. Was ist ein ERP-System?

Ein ERP-System ist eine modular aufgebaute Softwarelösung zur Ressourcenplanung und -steuerung in Unternehmen. Im Idealfall bildet das ERP-System sämtliche Bereiche und Geschäftsprozesse ab: von der Buchhaltung über den Einkauf bis hin zu Logistik und Personalwesen. Basis ist eine gemeinsame Datenbank, in der sämtliche Informationen gepflegt und verwaltet werden. Alle Daten stehen den Beteiligten über das System zur Verfügung und sind nur einen Klick entfernt. Dadurch entfällt nicht nur die mehrfache Dateneingabe. Sich wiederholende Arbeitsabläufe werden auch vereinfacht und lassen sich weitestgehend automatisieren. Das wiederum bedeutet für das Unternehmen Kosten-, Zeit- und Aufwandsersparnisse. Zudem gibt das ERP-System einen umfassenden Unternehmensüberblick. Und der kann entscheidend sein: Nur wer alle Informationen zu offenen Posten oder Auftragsrückgängen kennt, kann fundierte Entscheidungen treffen.   

3. Historie

Um die Entstehung von ERP-Systemen zu verstehen, werfen wir einen kurzen Blick in die Vergangenheit. Vorläufer waren in den 1960er Jahren die sogenannten MRP-Systeme („Material Requirement Planning“), die als erste elektronische Hilfsmittel für die Industrie entwickelt wurden. Ihre einzige Funktion war die Materialbedarfsplanung. In den 80er Jahren kamen Erweiterungen zur Produktionsplanung und -steuerung hinzu. Entsprechend hießen diese Anwendungen PPS. Zwischen 1990 und 2000 entstanden schließlich die ersten ERP-Systeme mit integrierten Funktionen für Vertrieb, Personal- und Rechnungswesen.

Die Historie zeigt, dass ERP-Systeme laufend modernisiert und weiterentwickelt wurden. Und das hat sich bis heute nicht geändert. Moderne ERP-Lösungen sind im Gegensatz zu ihren Vorgängern in ihrer Anwendung nicht mehr nur auf den industriellen Einsatz beschränkt, sondern für jeden Wirtschaftszweig geeignet, da sie alle wertschöpfenden Unternehmensbereiche abbilden und diese miteinander vernetzen.

4. Welche Unternehmensbereiche erfasst ein ERP-System?

Zu den klassischen ERP-Funktionen gehören Produktion und Warenwirtschaft. Damit lassen sich in Fertigungsbetrieben bereits viele Prozesse abbilden: etwa Produktionsplanung und -steuerung, Logistik und Lagerverwaltung sowie die Erstellung von Angeboten und Rechnungen. Doch moderne ERP-Systeme können viel mehr leisten. Dank des modularen Aufbaus lässt sich eine ERP-Software individuell an die Anforderungen von Unternehmen anpassen. Je nach Bedarf kann das ERP beispielweise folgende Bereiche unterstützen:

• Beschaffung
• Produktion
• Materialwirtschaft
• Vertrieb
• Personalwesen
• Dokumentenmanagement
• Finanz- und Rechnungswesen
• Marketing
• eCommerce
• Controlling

Ein ERP integriert also eine Vielzahl von Geschäftsanwendungen, deren gesammelten Daten in einer zentralen Datenbank verarbeitet und gespeichert werden. (Weiter unten beleuchten wir die einzelnen Module noch genauer.) Damit ermöglichen ERP-Lösungen die Steuerung sämtlicher in einem Unternehmen ablaufender Geschäftsprozesse. Und das abteilungs- und standortübergreifend!

Für die oben aufgeführten Funktionen sind zwar auch Einzelsysteme verfügbar, doch diese sind nicht empfehlenswert, da durch fehlende Schnittstellen oder Inkompatibilität oftmals genau die Vorteile von ERP-Systemen verloren gehen: und zwar eine einfache Datenpflege  sowie der umfassende Unternehmensüberblick.

5. Moderne ERP-Systeme aus der Cloud

Mit dem Begriff „ERP aus der Cloud“ begann Anfang 2000 die Einführung einer neuen ERP-Software Generation. Dabei handelt es sich um Software-as-a-Service (kurz: SaaS). Im Gegensatz zu On-Premise-Lösungen, die im eigenen Serverraum des Unternehmens betrieben werden, läuft das SaaS-ERP webbasiert und plattformunabhängig. Der Anwender greift auf die ERP-Funktionen online zu und entrichtet dafür eine monatliche Gebühr. Installation und Wartung erfolgen zentral beim Anbieter und sind Bestandteil der Leistungen. Aufgrund des modularen Aufbaus ist eine Cloud-ERP-Software gut skalierbar und damit insbesondere für kleine und mittelständische Unternehmen interessant. Dank der internetbasierten sowie funktionalen Architektur lassen sich zudem Anpassungen und Änderungen schneller durchführen. Aber lassen Sie uns die Vorteile einmal genauer betrachten:

6. Vorteile von cloudbasierten ERP-Lösungen

# Transparente Kosten

Ein Cloud ERP System gewährleistet absolute Transparenz der Kosten, die in der Regel vom Nutzungsumfang abhängen. Bei einem Cloud-ERP zahlen Sie nur die Funktionen bzw. Module, die Sie auch wirklich brauchen: z. B. Warenwirtschaft, Finanzbuchhaltung und Kundendaten. Sie bestimmen den Funktionsumfang Ihrer ERP-Software. Durch flexible Laufzeiten sowie individuelle Abos lassen sich die Nutzungsgebühren gut planen und budgetieren.

# Wartungsfreier Betrieb

Im Gegensatz zu herkömmlichen On-Premise-Installationen entfallen bei einem cloudbasiertem ERP-System für Sie bzw. für Ihre IT-Abteilung die Wartungsarbeiten. Das Hochladen von Erweiterungen, Patches, Updates u. ä. erfolgt durch den Anbieter, sodass Sie sich keine Sorgen um den dauerhaften Betrieb der Anwendung machen müssen. Sie arbeiten stets mit der aktuellsten Version.

# Mobiler Einsatz

Zu den hervorzuhebenden Vorteilen des Cloud-ERPs gehört, dass Sie jederzeit und überall Zugriff auf sämtliche Unternehmensdaten haben. Da keiner mehr auf einen fixen Arbeitsplatz angewiesen ist, werden Sie und Ihre Mitarbeiter mobil und flexibler. Einerseits fördert das eine positive Work-Life-Balance. Andererseits kann die Nutzung mobiler Devices auch Ihr Dienstleistungsangebot erweitern. So lassen sich beispielsweise direkt beim Kunden Angebote erstellen oder Zusatzleistungen erbringen. Die Mobilität eines Cloud-ERPs verspricht also sowohl Ihnen als auch Ihren Mitarbeitern und Kunden einen spürbaren Mehrwert!

# Flexible Skalierbarkeit

Neue Technologien und Märkte sorgen für einen ständigen Wandel. So eröffnen sich in Zukunft vielleicht auch Ihrem Unternehmen neue Geschäftsmodelle, neue Vertriebswege u. ä. Ganz gleich, was passiert, ein cloudbasiertes ERP lässt sich flexibel den veränderten Gegebenheiten anpassen – sei es bei Lizenzen, Verfügbarkeit oder Funktionen. Da keine physische Infrastruktur erforderlich ist, erleichtert ein Cloud-ERP Ihnen die Expansion in neue Märkte ebenso wie auch die Kostenanpassung durch saisonale Geschäfte. 

# Individuelle Erweiterbarkeit

Den entscheidenden Wettbewerbsvorteil machen oft die individuellen Unterschiede aus. Daher ist es wichtig, dass sich die Software gezielt anpassen lässt, um dem eigenständigen Charakter Ihres Unternehmens gerecht zu werden. Eine moderne Cloud ERP-Syoftware unterstützen die Anbindung von Zusatzprogrammen, Webservices, API-Schnittstellen oder die Integration spezifischer Drittsysteme. Sichern Sie sich so einen Wettbewerbsvorteil!

# Sicherheit

Die Sicherheit von Cloud-Services wird regelmäßig diskutiert. Doch es lässt sich festhalten: Unternehmenssoftware aus der Cloud ist sogar sicherer als der Betrieb im eigenen Serverraum. Moderne Data Center haben so extrem hohe Sicherheitsstandards, mit denen die Sicherheitsvorkehrungen von KMU nicht mithalten können. Für uns bei myfactory hat die Sicherheit Ihrer Daten absolute Priorität. Unsere Server werden in Rechenzentren in Deutschland und der Schweiz mit den höchsten Standards für Schadensabwehr und Zutrittskontrollen betrieben. Zudem gewährleisten Notstromaggregate, Löschanlagen und Brandabschnitte den Schutz vor Brand. Die Nutzung einer Cloud-Anwendung hat für Sie den Vorteil, dass Sie weitestgehend von der Sicherheitsverantwortung entlastet werden und ruhig schlafen können.

7. Wer braucht ein ERP-System?

Zum Schluss stellt sich nun die Frage, wer überhaupt ein ERP-System braucht. Die kurze Antwort: jedes Unternehmen. Wir wollen das aber ein wenig ausführen. Bei der Gründung eines Unternehmen sind Aufträge, Bestandslisten und Kundendaten noch überschaubar und mit Excel zu bewältigen. Doch mit steigendem Erfolg nimmt die Datenmenge zu; ebenso die Anzahl der Mitarbeiter. Aus Arbeitsplätzen werden Abteilungen, neue Geschäftszweige kommen hinzu, die Ansprüche wachsen. Dazu ist es essenziell, dass zuverlässige Zahlen vorliegen. Selbst wenn einzelne Abteilungen gute Softwarelösungen nutzen, fehlt meist der einheitliche Austausch bzw. die Kommunikation unter ihnen. Das führt in der Regel dazu, dass Daten in einem System bearbeitet, aber nicht an ein anderes übertragen werden. Redundante Daten sind vorprogrammiert! Oder verschiedene Datensätze, die eigentlich die gleichen Informationen enthalten sollten, führen zu unterschiedlichen Ergebnissen. Durch die Prüfung der Daten auf ihre Richtigkeit entsteht für das Unternehmen ein hoher Kosten- und Zeitaufwand. Und dieser Aufwand wird mit wachsender Unternehmensgröße nicht weniger!

ERP-Software garantiert hier sowohl Start-Ups als auch bestehenden KMU ein verlässliches Datenmanagement. Je nach Bedarf lässt sich auf kleinem Niveau beginnen, sprich: mit genau den Funktionen, die das Unternehmen braucht. Mit wachsender Unternehmensgröße und Mitarbeiterzahlen können dann Module oder Nutzer-Lizenzen hinzu gebucht werden. Im Idealfall bildet das ERP-System schließlich alle notwendigen Geschäftsprozesse ab.

Wenn Sie auf der Suche nach einer modernen ERP-Software sind, dann werfen Sie doch einen Blick auf die myfactory ERP-Module:

8. myfactory Cloud-ERP im Überblick

ERP

myfactory.ERP umfasst und vereinfacht die betriebliche Planung und Steuerung der Unternehmensbereiche Einkauf, Disposition, Lagerhaltung sowie Verkauf. Zudem  ermöglicht das Modul die Verwaltung sämtlicher Informationen zu Artikeln, Lieferanten und Kunden. Mit der integrierten Betriebsstättenverwaltung lassen sich Stammdaten betriebsstättenübergreifend führend, während Bewegungsdaten wie Einkaufs- und Verkaufsbelege betriebsstättenabhängig erfasst werden.

Hier finden Sie eine vollständige Übersicht der Funktionen von myfactory.ERP.

CRM

Im CRM-System – die Abkürzung steht für „Customer Relationship Management“ – dreht sich alles um den Kunden. Beim Aufbau von Kundenbeziehungen sind in der Regel mehrere Abteilungen und Personen involviert: Vertrieb, Marketing, Support, Rechnungswesen. Das CRM-System sammelt zentral alle Kundeninformationen und macht sie schnell verfügbar, was strukturierteres Arbeiten und effizientes Marketing verspricht. Automatismen, wie aus einem Angebot eine Rechnung zu generieren, bringen Erleichterung und Effizienz. Unsere integrierte CRM on demand-Lösung ermöglicht es, Kunden auf eine wesentlich persönlichere Art und Weise anzusprechen. Und Kunden spüren diese Wertschätzung, da der Gesprächspartner beim nächsten Telefonat genau weiß, was mit wem wann vereinbart wurde.

Überzeugen Sie sich selbst vom Umfang von myfactory.CRM.

eCommerce

myfactory.eCommerce integriert Internetauftritt und Webshop ins ERP. Ohne Agentur oder Programmierer richten Sie Ihren Webauftritt, Webshop oder ein B2B-Unternehmensportal ein. Mit wenigen Klicks lassen sich Artikellisten darstellen, Login-Bereiche einrichten oder Kontaktformulare anlegen. Bestellungen im Online-Shop können direkt disponiert bzw. weiterverarbeitet werden – in Echtzeit und ganz ohne Schnittstelle. So erreicht die Ware schneller den Kunden! Registrierte Kunden können zudem ihre Bestellhistorie abrufen, Adressangaben ändern und den Status aktueller Bestellungen einsehen.

Welche weiteren Funktionen in myfactory.eCommerce auf Sie warten, erfahren Sie hier.

Business Manager

Im myfactory Business Manager steht die Organisation Ihres Teams im Mittelpunkt. Zu den integrierten Funktionen zählen  Aufgaben- und Terminmanagement, Dokumentenverwaltung sowie ein E-Mail-Client. Gemeinsame Postfächer vereinfachen die Zusammenarbeit im Team. Ein schwarzes Brett reduziert den innerbetrieblichen E-Mail-Verkehr. Statusanzeigen geben Überblick, wer gerade am Platz, im Meeting oder außer Haus ist. Aufgaben lassen sich direkt Mitarbeitern zuweisen und Termine sichtbar zu- oder absagen. Eingehende E-Mails können auch direkt mit einem Kunden verknüpft werden (wo sich wieder ein Vorteil eines modularen Systems aus einer Hand offenbart).

Informieren Sie sich ausführlich über den myfactory Business Manger.

FMS – Finanzen

Das myfactory.FMS überwacht und erfasst sämtliche Geld- und Leistungsströme, die infolge betrieblicher Prozesse entstehen. Das Modul deckt den gesamten Funktionsumfang des Rechnungswesens ab: Erfassung von Buchungen, Auswertungen, Datenaustausch, Umsatzsteuervoranmeldung, Zahlungsverkehr, Mahnwesen ...

Übrigens: Unsere Finanzbuchhaltung besitzt das TÜV Süd Siegel. Gemäß des Prüfungs­standards IDW PS 880 und nach ISO/IEC 25051:2014 wurde mehrfach die GoBS-Konformität zertifiziert.

Verschaffen Sie sich einen Überblick über die Funktionen von myfactory.FMS.

HRM

Das Personalmanagement gehört zu den zentralen Aufgaben der Unternehmensführung. Neben der Personalverwaltung stehen Personalbedarfsplanung und Personalbeschaffung im Mittelpunkt von myfactory.HRM („Human Resources Management“). Das Modul ermöglicht die Erfassung und Verwaltung von Personaldaten und bietet ein komfortables Zeiterfassungssystem. Des Weiteren lassen sich Abwesenheiten beantragen, genehmigen und verwalten, Auswertungen anfertigen oder Mitarbeiterüberlassungen abwickeln.

Hier geht’s zur Funktionsübersicht von myfactory.HRM.

MIS

Beim myfactory.MIS – das steht für „Management Information System“ – handelt es sich um das Planungs- und Auswertungswerkzeug, welches wichtige Unternehmensinformationen sammelt und aufbereitet. Auf Basis der Informationen lassen sich Analysen durchführen, Probleme lösen oder strategische Entscheidungen treffen. Das MIS ermöglicht ein effizientes Controlling und eine erfolgsorientierte Lenkung des Unternehmens.

Weitere Informationen zu myfactory.MIS gibt’s hier.

PPS – Produktion

Früher brauchte es aufwändige Schnittstellen zu anderen Systemen, um die Produktion mit Funktionen wie Beschaffung und Vertrieb zu verzahnen. In heutigen ERP-Systemen sind alle Geschäftsprozesse perfekt aufeinander abgestimmt und arbeiten mit einer gemeinsamen Datenbasis. Das myfactory.PPS (Produktionssteuerungs- und Produktionsplanungssystem bzw. PPS-System) organisiert die gesamte Produktion und bildet die Grundlage für eine effektive und vor allem kostengünstige Fertigungskette. Die Aufgabe der Produktionsplanung ist eine Vorausplanung von Fertigungsvorgängen. Und die Produktionssteuerung gibt die geplanten Fertigungsaufträge frei und koordiniert bzw. kontrolliert sie. Zu den weiteren Aufgabenbereichen der PPS gehören unter anderem Bedarfsplanung, Fertigungssteuerung, Kalkulation, Kapazitäts- und Terminplanung.

Eine Übersicht dieser und weiterer Funktionen von myfactory.PPS finden Sie hier.

POS – Zusatzmodul Kasse

Jeder Händler freut sich, wenn die Kasse klingelt. Und sowohl Kunden als auch Kassierer wünschen sich einen reibungslosen, unkomplizierten Bezahlvorgang. Bei myfactory.POS („Point of Sale“) steht daher einfaches und schnelles Kassieren im Vordergrund. Das cloudbasierte Kassensystem beinhaltet sämtliche Kassenvorgänge eines konventionellen Kassensystems und eignet sich für die mobile Nutzung, etwa an temporären Verkaufsständen oder Messen. Dank der Integration ins ERP haben Kassierer beispielsweise Zugriff auf Kundendaten, Artikel sowie Bestände. Zudem werden abgeschlossene Kassenbelege direkt an die Finanzbuchhaltung übergeben. Und das sind nur einige der Funktionen der integrierten POS-Lösung.

Welche Funktionen von myfactory.POS Ihre Kasse zum Klingen bringen, lesen Sie hier.