ERP im Einsatz (6): 11 Funktionen, die den Einkauf vereinfachen
Der Einkaufsprozess spielt im Unternehmen eine wichtige Rolle. Ohne rechtzeitige Verfügbarkeit von Rohstoffen oder Waren in der gewünschten Qualität können keine Produkte hergestellt werden. Das Tätigkeitsgebiet im Einkauf ist anspruchsvoll und abwechslungsreich. „ERP im Einsatz“ nimmt Sie heute mit auf eine Stippvisite in der Einkaufsabteilung eines mittelständischen Unternehmens. Dabei lernen Sie Funktionen kennen, welche die Arbeit im Einkauf vereinfachen.
- 1. Lieferantenanalyse und -bewertung
Frau Rottling ist zufrieden. Zwei Drittel ihrer Lieferanten schneiden bei der Bewertung mit „gut“ ab. Die schwarzen Schafe findet die Leiterin Einkauf anhand der Analysedaten des im ERP-System abgebildeten Bewertungsschemas. Mit wenigen Klicks wählt sie die entsprechenden Adressen aus und lädt sie zu einem Standortgespräch ein.
2. Anfragenbearbeitung
Geld verdienen beginnt beim Geld ausgeben, lautet das Motto von Frau Rottling. Beschaffung ist für sie als Leiterin Einkauf eine Passion. Im ERP-System erfasst und verwaltet sie alle Anfragen an die verschiedenen Lieferanten. Laufende Auswertungen zeigen ihr die offenen und erledigten Anfragen.
3. Bestellüberwachung
Nicht alle Anfragen schaffen den Schritt zur Bestellung. Frau Rottling ist kritisch. Vor allem dann, wenn Bestellungen am Laufen sind. Ihre Kolleginnen und Kollegen in den anderen Abteilungen sind nämlich auf pünktliche Lieferungen angewiesen. Dank des integrierten ERP hat sie alle Termine im Griff.
4. Rahmenverträge mit Lieferanten
Mit einigen Lieferanten hat man Rahmenverträge abgeschlossen. Die Beschaffung wird dadurch einfacher. Bessere Preise und schnellere Verfügbarkeiten sind weitere Vorteile. Welche Menge bereits geliefert wurde, was noch offen ist und ob die Vereinbarungen eingehalten wurden, sieht Frau Rottling jederzeit im ERP-System.
5. Forecasting von Bedarfen
Das Richtige rechtzeitig zu bestellen, ist eine Kunst. Im Unternehmen von Frau Rottling verbindet das ERP alle Fachbereiche, welche auf eine lückenlose Versorgung angewiesen sind. Fertigung, Logistik, Kundenservice, Vertrieb – fast alle Abteilungen sind von einem zuverlässigen Forecasting abhängig. Echtzeitdaten spielen dabei eine wichtige Rolle.
- 6. Bedarfsanforderungen
Der Einkauf muss nicht nur die Bedarfsmenge kennen, sondern auch die Anforderungen. Mittels ERP-System lassen sich alle benötigten Prozessinformationen verwalten. Dazu gehören beispielsweise Name bzw. Abteilung des Bestellers, Kostenstelle, Auftrags- oder Projektnummer usw. Durch die Verbindung der ERP-Daten werden die Kosten bei der Kalkulation korrekt zugeordnet.
7. Bestellmengenermittlung
Über eine Funktion des ERP-Systems ist Frau Rottling besonders froh: die automatische Bestellmengenermittlung. Diese berücksichtigt den Bedarf aus verschiedenen Aufträgen und zeigt die jeweilige Gesamtmenge an. Statt teurer Einzelbestellungen kann der Einkauf die Beschaffung mengenmäßig optimal gestalten und damit Geld sparen.
8. Elektronische Bestellungen
Die Zeiten, als man im Einkauf die Bestellungen noch per Fax verschickt hat, sind in Frau Rottlings Abteilung endgültig vorbei. Das ERP-System bietet die Möglichkeit, die Prozesse elektronisch und automatisiert abzuwickeln. Anfangs noch etwas gewöhnungsbedürftig, sind elektronische Bestellungen heute selbstverständlich, auch seitens der Lieferanten.
9. Quotierung
Seit einiger Zeit setzt die Leiterin Einkauf vermehrt auf die Möglichkeit, im ERP-System Bestellungen zu quotieren. Anstatt die gesamte Bestellmenge einem einzigen Lieferanten zuzuweisen, teilt sie diese in mehrere Quoten auf. Das Handling ist dank des ERP-Systems einfach und reduziert die Abhängigkeit von Lieferanten.
10. Lieferpläne
In Zusammenhang mit der Einführung schlanker Prozesse wurde Frau Rottling gebeten, die Möglichkeit von Lieferplänen bei den Lieferanten zu prüfen. Auch dabei ist das ERP-System eine wertvolle Hilfe. Zusammen mit der Bedarfsplanung können jetzt auch kleinere Mengen bestellt werden. Die genaue Vorgabe des Liefertermins vereinfacht auch die Arbeit der Lieferanten.
- 11. Beistellungen
Gewisse Fertigungsteile werden von Frau Rottlings Firma den Lieferanten für die Produktion von Halbfabrikaten zur Verfügung gestellt. Bei der Beschaffung muss die entsprechende Menge an Beistellteilen vorab geliefert und mit den von den Lieferanten angelieferten Produkten abgeglichen werden.
Das ERP-System ist für die Arbeit von Frau Rottling im Einkauf eine unverzichtbare Grundlage. Nicht zuletzt deshalb gehören Überstunden und schlaflose Nächte inzwischen der Vergangenheit an.