Dubletten im ERP vermeiden

Die Datenqualität in Business Software ist entscheidend dafür, welchen Nutzen die Anwendungen stiften können. Besonders bei heterogenen IT-Infrastrukturen, wenn z.B. unterschiedliche Anwendungen für CRM, Warenwirtschaft, Produktion und Marketing zum Einsatz kommen, entstehen immer wieder Dubletten. Das Ergebnis von doppelten Datensätzen ist eine verminderte Datenqualität. In der Praxis bedeutet dies nicht nur zusätzlichen Aufwand bei der Pflege von Stamm- und Bewegungsdaten, sondern auch eine schlechtere Plan- und Auswertbarkeit von Informationen. Letztlich führt dies zu schlechteren, datengestützten Entscheidungen, die getroffen werden. Warum Dubletten entstehen und wie diese konsequent im ERP-System vermieden werden können, zeigt der folgende Artikel auf. 

Wieso entstehen Dubletten im ERP-System? 

Die Entstehungsgeschichte von doppelten Datensätzen ist in jedem Unternehmen anders. Oftmals gibt es aber Gemeinsamkeiten. Darunter fallen zum Beispiel Importe aus Alt-Systemen, bei denen die „Leichen im Keller“ aus der Vergangenheit weiter übernommen wurden. Eine vergleichbare Quelle von Dubletten ist ein Import aus einer alternativen Business Software, zum Beispiel aus dem CRM. Vor allem dann, wenn die IT ohne ein detailliertes Briefing mit Know-how zu den Datenstrukturen mit dem Import beauftragt und keine Vorab-Überprüfung der Datenqualität durchgeführt wird, entstehen Dubletten. Denn technisch gesehen ist ein INSERT (Speichern eines neuen Datensatzes) leichter als ein UPDATE (Aktualisieren eines vorhandenen Datensatzes), denn bei einer Aktualisierung muss erst überprüft werden, ob es diesen Datensatz bereits gibt. Im schlimmsten Fall sind Dubletten sogar notwendig, weil eine Schnittstelle keine Aktualisierung von bestehenden Datensätzen vornehmen kann oder eine Anbindung via API gar nicht vom ERP-Anbieter angeboten wird. Nach einer gewissen Zeit deterioriert die Datenqualität in der Business Software dann erheblich. Auch die Mitarbeiter sind eine Quelle für Dubletten. Vor allem dann, wenn beispielsweise Lager, Verkauf oder Außendienst nicht in Echtzeit mit der ERP-Software verbunden sind, entstehen aufgrund mangelnder Abfragen doppelte Datensätze. In der Regel werden diese dann vom Innendienst bzw. von den betroffenen Mitarbeitern im Nachgang nicht mehr zusammengeführt, wodurch sich die Verschlechterung der Datenqualität systematisch ausbreitet. 

Folgen einer schlechten Datenqualität: planlos im Unternehmen 

Um datengestützte Entscheidungen im Betrieb treffen zu können, benötigt es eine möglichst hohe Datenqualität. Selbst Dubletten von Stammdaten wie Lieferanten, Kunden oder Produkten können schnell zu größeren Problemen führen. Ein Anruf mit einer Bestellung von Herrn Meier der „Hr. Meier AG“ könnte bereits zu Herausforderungen führen, wenn es die „Hr. Meier AG“, „Meier AG“ oder „Herr Meier AG“ gibt, die teilweise unterschiedliche Adressen, Ansprechpartner und Konditionen besitzen. Ein höherer Zeitaufwand bei der Bearbeitung der Anfrage ist dabei nur die Spitze des Eisberges. Falschzuweisungen und dementsprechend zu korrigierende Belege sind ein wirkliches Ärgernis für alle Beteiligten und lassen das Unternehmen beim Kunden im schlechten Licht dastehen. Tatsächlich können aus solchen Fauxpas aber wirkliche Kosten entstehen, wenn beispielsweise fälschlicherweise Produkte produziert oder Rohstoffe bzw. Teilfabrikate beschafft wurden. Die größte Herausforderung ist aber die Datenauswertung. Ein datengestütztes Reporting mit schwacher Datenqualität führt unweigerlich zu Berichten mit falschen Kennzahlen. Betroffen sind nicht nur Auswertungen für das Marketing (z.B. Kontaktquelle, Bestellkanal usw.), sondern ebenfalls vertriebsrelevante und erfolgsorientierte Kennzahlen (z.B. Churn-Rate, Customer Lifetime Value, durchschnittliche Ordergröße usw.) Dies führt im schlimmsten Fall dazu, dass Fehlentscheidungen getroffen werden, da Auswertungen nicht immer um Dubletten datenbereinigt werden können. Dubletten sind daher nicht als eine notwendige Kleinigkeit abzutun und es sollte stets versucht werden, die Datenqualität zu erhöhen. 

Wie Dubletten im ERP vermieden werden können 

Eine hohe Nutzungstiefe und klare Regularien bzw. Nutzungs-Leitfäden führen dazu, dass die ERP-Anwender händisch schon mal keine doppelten Datensätze in die Software einbringen. Schulungen unterstützen dahingehend diesen Prozess weiter. Darüber hinaus gilt es dann die IT-Architektur in wirklichen Einklang zu bringen. Und genau hier liegt oftmals die Schwierigkeit hinsichtlich der Dubletten. Denn wenn unterschiedliche IT-Systeme Stammdaten verwalten, gilt es diese in allen Systemen gleichermaßen zu aktualisieren. In der Praxis passiert dies aber nur selten. Automatische Schnittstellen müssen in diesem Zusammenhang überprüfen, welches System die Datenhoheit besitzt und anhand dieser eingestellten Regeln mit dem neuen Datensatz umgehen. Hinzu kommen händische Importe oder periodisch durchzuführende Datenabgleiche. Wenn sich dann noch kleine Ungereimtheiten wie im obigen Beispiel ergeben, ist das Chaos vollständig perfekt. In der Folge kommt es in KMU regelmäßig vor, dass unterschiedliche Systeme einen unterschiedlichen Datenbestand halten und die führende IT-Applikation, zum Beispiel das ERP, voll von Dubletten steckt.  

Einen Lösungsansatz für diese Problematik bieten ganzheitliche ERP-Systeme, die als Basis eine durchgehende Datenstruktur besitzen. Dieselben Stammdaten aus dem ERP sind so auch im CRM oder PPS verfügbar. Durch Einsatz eines ganzheitlichen Cloud ERPs sind auch Synchronisierungs-Probleme von Außendienstlern oder Mitarbeitern im Homeoffice ein Thema der Vergangenheit. Die gemeinsame Datenbasis schafft somit eine allgemeingültige Ausgangslage für das gesamte Unternehmen und Dubletten können vermieden werden. 

Diagnose Dubletten: Was Sie tun können 

Sind erstmal Dubletten in den führenden IT-Systemen vorhanden, gilt es die Ursache für diese Probleme zu identifizieren und konsequent auszumerzen. Ist die Ursache behoben, kann der Datenbestand optimiert werden. Je nach Datengröße kann ein händisches Eingreifen und Anpassen viele Dubletten beseitigen. Technische Lösungen, die über reguläre Ausdrücke beispielsweise ähnlich lautende Begriffe suchen und vorselektieren, können diesen Prozess beschleunigen. So würde im obigen Beispiel eine Suche nach der Firma „Meier“ die entsprechenden Resultate herausspucken; aber häufig auch ähnlich klingende Namen wie „Meiers Firma“ auswählen. Es gilt also auch bei technischen Lösungen darauf zu achten, dass genügend Parameter einbezogen werden, um entsprechende Duplikate zu identifizieren. Beim Zusammenführen von Datensätzen sollte ebenfalls darauf geachtet werden, dass der aktuelle Datensatz um die Historie des Duplikates ergänzt, aber nicht die einzelnen Eigenschaften bzw. Felder überschrieben werden. Sind Dubletten also erstmal im ERP-System angekommen, ist es oftmals mit viel Aufwand verbunden, diese zu entfernen. Daher setzen immer mehr Betriebe auf ganzheitliche, voll-integrierte Ansätze, um dieses Thema zu verhindern. Die gesteigerte Datenqualität führt entsprechend zu nachhaltig besseren Ergebnissen.