Die 7 größten Probleme mangelhafter ERP-Stammdaten

Stammdaten, auch Master Data genannt, bilden die Grundlage für das operative Geschäft im Unternehmen. Sie beinhalten alle Informationen betrieblicher Objekte wie Produkte, Kunden, Lieferanten, Mitarbeitende, Banken und mehr. Ein ERP-System nutzt diese als Basis für die Verarbeitung in Geschäftsprozessen. Leicht vorstellbar, dass Fehler in dieser Basis gravierende Auswirkungen auf die Bewegungsdaten haben. Es gibt (mindestens) 7 gute Gründe, warum Sie deshalb ein Auge auf die Pflege Ihrer Stammdaten haben sollten. 

Korrekturen im Tagesgeschäft als Prozessbremsen 

Paradoxerweise gibt es viele Anwender, welche lieber zehn Mal die Zahlungskonditionen eines Kundenauftrags manuell anpassen, als diese einmal in den Stammdaten des ERP zu ändern. Dabei bremst jede Korrektur den Verarbeitungsprozess. Noch problematischer wird es, wenn aufgrund veralteter oder mangelhafter Master Data unnötige Arbeitsschritte verursacht werden. Eine falsche Zahlungsverbindung im Lieferantenstamm oder eine ungültige Lieferadresse verursachen Nacharbeiten und Zusatzkosten. Natürlich sind solche Korrekturen unbeliebt und in der Hektik des Tagesgeschäfts auch mühsam. Aber sie lohnen sich spätestens bei der nächsten Nutzung der Daten. 

Garbage in, Garbage out: Ungenaue Auswertungen 

Fehler in der Datengrundlage sind der Tod von Auswertungen. Kennzahlen und Analysen sind sinnlos, wenn Datensätze fehlen oder falsche Daten verwendet werden. Auch der beste Rechner der Welt kann plausible, aber falsche Eingaben nicht korrigieren. Es gilt das Motto: Garbage in, Garbage out. Wer die Auswertung mit Müll füttert, wird Müll als Resultat erhalten. Mangelhafte ERP-Stammdaten führen zu falschen Bewegungsdaten und diese wiederum zu ungenauen bzw. unzuverlässigen Auswertungen. Alle Anwender sollten sich bewusst sein, dass ein penibles Master Data Management schlussendlich dem ganzen Unternehmen nützt. 

Compliance Risiken aufgrund fehlerhafter Datenlage 

Vorsicht, die Pflege von Master Data sollte man nicht auf die leichte Schulter nehmen. Verstöße gegen die Datenschutz-Grundverordnungen oder Sorgfaltspflicht können massive Strafen nach sich ziehen. Erkundigt sich ein Adressat aus Ihrer Datenbank nach der Herkunft seiner Angaben oder der Einwilligung für die Nutzung seiner Informationen, gibt es kein Pardon für Ausflüchte. Es zählen die hieb- und stichfesten ERP-Stammdaten mit den entsprechenden Merkmalen und Zusatzangaben. Auch eine fehlerhafte Datenlage kann zu schwerwiegenden Compliance Risiken führen, wenn zum Beispiel vertrauliche Informationen in Umlauf geraten.  

Probleme bei Export, Import und Migration von Daten 

Haarsträubend, wie viel Aufwand viele Firmen allein schon bei der Aufbereitung der Versandadressen für Weihnachtsgrüße betreiben. Das Problem dabei ist, dass die Pflege der Stammdaten im ERP übers Jahr vernachlässigt wurde. Das mag vielleicht ein unbedeutendes Beispiel sein, aber es widerspiegelt die Problematik, mit der so manche Vertriebsorganisation und Marketingabteilung zu kämpfen haben. Mal schnell eine Kampagne aufsetzen, geht nicht, weil die Merkmale fehlen. Daten importieren wird zur Herkulesaufgaben, nur wegen einiger nicht getätigter Klicks.  

Automatisierung und Digitalisierung werden blockiert 

Digitalisierung basiert auf Nullen und Einsen. Bestimmte Werte kann durch Software aufgrund logischer Zusammenhänge verarbeitet werden. IF… THEN… bildet die Basis von Automatisierung, Digitalisierung, Industrie 4.0, Künstlicher Intelligenz und vielem mehr. Bestehen Lücken in den zugrundeliegenden Stammdaten bricht die Verarbeitung mit einer Fehlermeldung ab. Moderne ERP-Systeme wie myfactory verfügen über ein enormes Potenzial an Automatisierung und Digitalisierung. Dieses wird jedoch durch simple Löcher in den Master Data ausgehebelt.  

Durchgängige Software-Prozesse sind verunmöglicht 

Vollständige Stammdaten sind die Basis für durchgängige Software-Prozesse eines ERP-Systems. Die 360-Grad-Sicht auf einen Kunden ist nicht nur für die Service-Abteilung wichtig, sondern kann auch für die Beschaffung relevant sein. Die Datensilos früherer Epochen sind Vergangenheit. Heute zählen integrierte Daten, welche zentral im ERP verwaltet und verarbeitet werden und in allen Bereichen des Unternehmens genutzt werden können.  

Schlechte Qualität wirkt sich negativ auf das Image aus 

Leider bleiben die Probleme eines mangelhaften Master Data Management nicht im Unternehmen. Die Auswirkungen in Form von Retouren, Reklamationen und vielem mehr bleiben nicht aus. Kunden beanstanden die Zahlungskonditionen, Lieferanten ärgern sich über verspätete Zahlungen, Mitarbeitende fordern Zulagen ein… Auch wenn die Probleme gelöst werden können, bleibt ein schaler Nachgeschmack. Das Image des Unternehmens leidet, die Reputation ist im Keller. Wäre es nicht einfacher, den geringen Aufwand für die Pflege der Stammdaten im ERP auf sich zu nehmen?