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Die 10 wichtigsten ERP-Eigenschaften für KMU

Die 10 wichtigsten ERP-Eigenschaften für KMU

 

Ob ein ERP-System wirklich etwas taugt, zeigt oft erst die Praxis. Die Erfahrung zeigt, dass es dabei auf eine Reihe von Eigenschaften ankommt, welche für die erfolgreiche Anwendung einer Unternehmenslösung entscheidend sind. Von zentraler Bedeutung ist – unabhängig von der gewählten Software – das Maß, wie einfach und schnell sich das ERP in den betrieblichen Alltag eines KMU integrieren lässt. Den größten Einfluss dabei haben die folgenden 10 Eigenschaften. 

 

1. Integration der Geschäftsprozesse 

 

Eine nahtlose Verbindung aller Arbeitsabläufe durch ein zentrales ERP-System bietet KMU die Möglichkeit, die Wettbewerbsfähigkeit dank einer effizienten, transparenten Organisation zu steigern. Je besser und einfacher eine integrierte Unternehmenslösung diese Aufgabe übernimmt, desto grösser ist der Nutzwert einer solchen Software.  

 

2. Nachvollziehbare Funktionsweise 

 

Es gibt technisch ausgezeichnete ERP-Anwendungen, welchen höchstes Lob als Ingenieursleistung gebührt – leider wurde bei der Entwicklung kaum an die Anwender gedacht, welche sich in der Praxis damit auseinandersetzen müssen. Die Akzeptanz der Benutzer hängt stark mit einem logischen Systemaufbau und einer nachvollziehbaren Funktionsweise der Software zusammen.  

 

3. Umfassender Funktionsumfang 

 

Von einer trennscharfen Definition ist der Begriff „ERP-Software“ heute leider weit entfernt. Dieses Manko manifestiert sich mit aller Offensichtlichkeit im jeweiligen Funktionsumfang der Lösung. Allein, dass es ein Modul „Vertrieb“ gibt, bedeutet noch lange nicht, dass damit grundlegende Anforderungen erfüllt werden können. Gerade KMU sind jedoch auf eine umfassende Abdeckung ihrer Bedürfnisse angewiesen. 

 

4. Benutzerfreundliche Anwendung 

 

Wer nicht gerade in Informatik promoviert hat, wird die benutzerfreundliche Anwendung eines ERP-Systems sehr zu schätzen wissen. Die „Usability“, wortwörtlich die Benutzerbarkeit einer Software, ist ein entscheidendes Argument für die (intensive) Nutzung durch die „User“. Es ist also durchaus ein sinnvoller Usus, ein besonderes Augenmerk auf die Benutzerfreundlichkeit der Applikationen zu richten. Dazu gehört nicht nur die Oberfläche, sondern auch die Systemparametrierung, die Gestaltung von Formularen und vieles mehr. 

 

5. Hohe Verfügbarkeit und Sicherheit 

 

Kaum ein Unternehmen kann sich heute den Ausfall seines ERP-Systems leisten. Zu viele Arbeitsabläufe hängen von digitalen Rückgrat der Firma ab. Preisauskünfte, Lieferscheine, POS-Kassen, Serviceanfragen – die Liste lässt sich beliebig verlängern. Wer keine verärgerten Kunden und Mitarbeitenden riskieren will, setzt auf jederzeit verfügbare und – nicht zu vergessen – sichere Daten.  

 

6. Einfache Systembereitstellung 

 

Die Cloud hat uns gelehrt, wie schnell und einfach sich ein ERP-System bereitstellen lässt. Damit wurden neue Maßstäbe gesetzt, welche gerade in KMU für den digitalen Durchbruch sorg(t)en. Anstatt komplizierter, zeitintensiver Installationsphasen, verbunden mit teuren Investitionen in die IT-Infrastruktur stehen webbasierte ERP-Lösungen umgehend zur Verfügung.  

 

7. Intuitive Handhabung in der Praxis 

 

Wir alle kennen das: Probieren geht über Studieren. Auch in Sachen ERP lässt sich dieses Verhalten häufig beobachten. Eine intuitive Handhabung der Software erleichtert nicht nur die Nutzung, sondern trägt wesentlich dazu bei, dass Anwender überzeugt sind, sich für das richtige System entscheiden zu haben. Wer vor der Wahl einer neuen Lösung steht, sollte deshalb ruhig mal ausprobieren, wie weit er oder sie mittels Intuition und Bauchgefühl kommt.  

 

8. Detaillierte Dokumentation und Hilfe 

 

Wenn es dann doch nicht mehr weitergeht (und das kann ja bei der Komplexität eines ERP-Systems durchaus der Fall sein), sollte auf ein Hilfesystem zurückgreifen können, welches auch wirklich „hilfreich“ ist. Das müssen nicht nur trockene Manuals sein, sondern können durchaus auch Video-Tutorials sein, Checklisten, How-to-Anleitungen oder virtuelle Assistenten. 

 

9. Flexible Anpassungsfähigkeit des Systems 

 

Richtig gute ERP-Systeme sind nicht Einheitsbrei. Mittels zahlreicher Schalter (Parameter) lässt sich die Software flexibel an die individuellen Kundenbedürfnisse anpassen. Wohlgemerkt: Dabei geht es nicht um Programmierung, sondern um Anpassungen, welche Kunden selbst vornehmen können. Entsprechendes Know-how ist natürlich notwendig. Tipp: Nur Hersteller auswählen, welche solche Administratorenschulungen anbieten.  

 

10. Professioneller Hersteller-Support 

 

Die Praxiserfahrung zeigt, dass auch bei der ERP-Anwendung das Pareto-Prinzip gilt. 80 Prozent werden gewiefte Kunden selbst bewerkstelligen können. Die übrigen 20 Prozent können einem den Schlaf rauben. Es ist kein Luxus, sondern pure Vernunft, sich dabei an den Hersteller-Support zu wenden. Vorausgesetzt, dieser ist auch vorhanden und versteht KMU-Sprache.