Der ERP-Kostenvergleich: Cloud vs. On-Premise

Ohne Zweifel, ein modernes ERP-System ist eine feine Sache. Der Haken dabei: Das Ganze kostet. Besonders der Aufwand für Anschaffung, Infrastruktur und Unterhalt kann – völlig unabhängig vom benötigtem Leistungsumfang – ganz schön ins Geld gehen. Die Wahl des Betriebsmodells für die ERP-Software ist entscheidend, wie es unterm Strich aussieht. Cloud oder On-Premise, das ist hier die Frage. Einen konkreten Vergleich der Kosten finden Sie in diesem Beitrag.

Noch bevor es losgeht: die Bereitstellung

Entscheiden Sie sich für eine lokal installierte On-Premise-Lösung, werden Sie zur Kasse gebeten, bevor Sie zum ersten Mal mit der Maus im ERP geklickt haben. Oft gibt der Softwareanbieter klare Vorgaben für die Infrastruktur, bestehend aus mehreren Servern, Backup, Notstromversorgung, Netzwerkkomponenten usw. In der Regel alles Markenprodukte von hoher Qualität – schließlich will der ERP-Lieferant sicher sein, dass seine Lösung nicht durch schwache Hardware gebremst wird. Die Krux dabei: In ein paar Jahren sind die Bauteile end-of-life, dann heißt es Neubeschaffung. Nebst diesen Investitionen – alles gebundenes Kapital wohlgemerkt – gibt es weitere Posten zu berappen wie Lizenzen (ERP, ggf. Datenbanken, Mailprogramm, Office-Anwendungen usw.), Backup-Software und -System, Einrichtung eines Serverraums, (Not-)Stromversorgung, Zutrittssicherung, Brandschutz 

Care-Packs, Wartung und Updates. Und damit ist das eigentliche ERP noch nicht einmal in Betrieb genommen!

Der Vergleich mit dem Cloud-ERP fällt ernüchternd kurz aus: Zusätzliche Hardware? Null. Zusätzliche Investitionen? Null. Zusätzliche Räumlichkeiten oder Infrastruktur? Null. Zeitpunkt der Inbetriebnahme? Sofort. Da die Software jederzeit benutzergerecht abonniert (und gekündigt) werden kann, fallen lediglich periodische Abonnementkosten an. Diese sind transparent und von vorneherein kalkulierbar. Das ERP aus der Cloud ist jederzeit verfügbar. Zudem wird kein Firmenkapital durch IT-Investitionen gebunden.

Ressourcen sind kostbar (und teuer)

Beginnen wir wieder beim On-Premise-ERP. Gehen wir davon aus, dass inzwischen alle Hardwarekomponenten geliefert wurden. Wer keine geschulten IT-Fachleute im Haus hat, wird nicht drum herumkommen, den Systemlieferanten für den fachgerechten Zusammenbau der Puzzleteile zu bezahlen. So weit, so gut. Für den künftigen Unterhalt braucht es jedoch ebenfalls Know-how, sei es intern oder extern. Entweder Sie beschäftigen gutbezahlte IT-Spezialisten und erhöhen damit die Personalkosten, oder Sie sichern sich die Unterstützung eines Dienstleisters, welcher Sie regelmäßig zur Kasse bitten wird. Noch ein Wort zu den Fachkenntnissen des internen IT-Personals. Diese sollten nicht nur über die Hardware Bescheid wissen, sondern auch die Software- und Betriebssysteme sowie Datensicherung, Updates usw. beherrschen und ihre Kenntnisse laufend auf dem neusten Stand halten. Und nein, bis dahin ist Ihr On-Premise-ERP noch immer nicht in Betrieb.

Machen wir es wieder kurz beim Vergleich mit dem Cloud-ERP. Hier stellt der Anbieter nicht nur die Software zur Verfügung, sondern beschäftigt im Hintergrund ausgewiesene IT-Profis und unterhält eine moderne Infrastruktur mit allem Drum und Dran. Backups und Updates müssen Sie als Kunde nicht mehr kümmern.

Betriebskosten nicht unterschätzen

Egal, ob Sie das ERP mit eigener oder externer Server-Infrastruktur betreiben, werden für die On-Premise-Variante weitere Kosten für den laufenden Betrieb anfallen. Das sind im Fall eines Hostings in einem Rechenzentrum die Miete bzw. Leistungsabrechnung sowie allfällige Interventionspauschalen, Zusatzleistungen, Notfälle usw. Aber auch der IT-Betrieb in den eigenen vier Wänden ist nicht gratis zu haben. Der Beizung von Subunternehmern, der „normale“ Personalaufwand, zusätzliche Überstunden (Updates werden bekanntlich gerne übers Wochenende oder während Feiertagen durchgeführt), neue Softwarelizenzen, der Austausch von Hardware, die benötigte Bandbreite und Sicherheitstechnik gehen ganz schön ins Geld.

Bei einer Cloud-Lösung sind die monatlichen Kosten vertraglich geregelt und daher gut planbar – alle zuvor genannten Kosten sind im Monats-Abo bereits enthalten. Kein Wunder, setzen immer mehr deutsche Unternehmen auf eine Cloud-Lösung.

Spitzenleistungen haben ihren Preis

Die Nutzung eines ERP-Systems unterliegt Schwankungen. Während saisonalen Spitzen können die benötigte Leistung und die Zahl der Anwender plötzlich zunehmen, um danach wieder abzutauchen. Ein On-Premise-ERP muss auf Spitzenleistung ausgelegt sein. Dadurch ist es unter Umständen über die meiste Zeit des Jahres überdimensioniert und im Verhältnis zur effektiven Nutzung teuer.

Beim Cloud-ERP kann der Anbieter kurzfristig mit weiteren Ressourcen aushelfen, wodurch eine größere Speicherkapazität bei Bedarf sofort zur Verfügung steht oder auch die Bandbreite kurzfristig erhöht werden kann. Mit Nutzung von Cloud-Computing können weiter benötigte Kapazitäten einfach hinzugefügt und wieder entfernt werden, wenn sie später nicht mehr benötigt werden. Dank der Verwendung neuester Technologien und Nutzung aktuellster Hardware-Komponenten steht ein hoch verfügbares System bereit, welches hohe Sicherheitsstandards erfüllt und auch mobil einsetzbar ist.