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Das A und O der Bestellbearbeitung mit ERP-Software

Das A und O der Bestellbearbeitung mit ERP-Software

 

Geld sparen beginnt beim Ausgeben, heißt es landläufig. Doch das ist nicht der einzige Grund, warum die Beschaffung im Unternehmen einen hohen Stellenwert genießt. Die Sicherstellung einer lückenlosen Versorgungskette mit qualitativ zuverlässigen Produkten ist ein entscheidender, ja sogar existenzieller Erfolgsfaktor. Dieses Feld dem Zufall zu überlassen, wäre fahrlässig. Dank moderner ERP-Software besteht keine Gefahr, dass die Prozesse aus dem Ruder laufen. Ganz im Gegenteil: Mit einer ERP-unterstützten Beschaffung und Bestellbearbeitung verschafft man sich entscheidende Wettbewerbsvorteile.  

 

Beschaffung – kurz und bündig erklärt 

 

Wer mittels ERP-Software den Bereich Beschaffung (Sourcing, Procurement, Einkauf) ins Visier nimmt, sollte über ein gewisses Hintergrundwissen über Prozesse, Ziele und Organisation verfügen. Natürlich wäre es vermessen, an dieser Stelle eine Abhandlung über das Beschaffungswesen zu halten. Nur so viel sei verständnishalber erklärt: Es geht im Wesentlichen darum, die bedarfsgerechte und wirtschaftliche Versorgung des Unternehmens mit Waren sicherzustellen. Nebst dem eigentlichen Einkauf umfasst dies auch die Bedarfsabklärung sowie die Schnittstelle zur Logistik

 

Optimierung der Bestellprozesse 

 

Die Beschaffung von Waren findet zwar in jedem Unternehmen nach eigenen Regeln statt, doch gibt es übergreifend verschiedene Möglichkeiten, die Bestellprozesse zu optimieren. Angestoßen durch die Materialdisposition, lässt sich bereits hier Optimierungspotenzial ausmachen. Mittels eines ERP-Systems kann beispielsweise der Beschaffungsbedarf aus unterschiedlichen Aufträgen zusammengelegt werden. Dadurch können größere Mengen zu günstigeren Konditionen eingekauft werden. Andere Beispiele sind der konzentrierte Einkauf über ausgewählte Lieferanten oder die frühzeitige bzw. rechtzeitige Terminierung des Materialbedarfs.  

 

Lieferanten als Partner wahrnehmen 

 

Ohne zuverlässige, mit- und vorausdenkende Lieferanten hat man im globalen Verdrängungsmarkt keine Chancen mehr. Nutzen Sie die Möglichkeiten des ERP-Systems, die Supply Chain im Sinn einer Partnerschaft mit Ihren Lieferanten zu stärken. Mit etwas leistungsfähigeren Systemen können Sie nicht nur Adressen verwalten, sondern auch wichtige Informationen hinterlegen und auf eine umfassende Dokumentation von Kontakten, Verträgen usw. zugreifen. Das ermöglicht eine 360°-Sicht auf Ihre Lieferanten und bildet die Basis für eine konstruktive Zusammenarbeit.  

 

Auf Auftrag oder an Lager? 

 

Soll man lediglich die für den aktuellen Kundenauftrag benötigten 30 Gewindestangen bestellen oder gleich 100 Stück, damit man künftig schneller liefern kann? Einkäufer sind Entscheider. Sie bestimmen, wie viel Geld ein Unternehmen ausgibt, wie zufrieden Kunden sind, was verkauft werden kann und vieles mehr. Keine Sorge, Sie sind in dieser verantwortungsvollen Aufgabe nicht allein. Ihr ERP-System unterstützt Sie bei der Bedarfsermittlung mit aktuellen und archivierten Daten, schlägt Ihnen optimale Bestellmengen vor und weiß mit wenigen Klicks, wo und zu welchen Konditionen Sie bestellen können.  

 

Der Lieferant „droht“ mit Lieferung 

 

Mit dem ERP-System wird nicht nur die Beschaffung koordiniert, sondern auch die Lieferung überwacht. Nicht jeder Lieferant liefert pünktlich. Wollen Sie weiterhin darauf vertrauen? Die Lieferantenbeurteilung gibt Ihnen die Fakten dazu. Trifft die Lieferung der bestellten Ware ein, muss diese natürlich auch der entsprechenden Bestellung und dem richtigen Lagerort zugeordnet werden. Auch dabei hilft Ihnen das ERP-System. Sämtliche Bestelldaten sind hinterlegt. Die Einlagerung erfolgt mit den entsprechenden Logistikinformationen: Menge, Qualität, Preis, Produkteigenschaften, Lagerort, Lagerplatz. Alles kein Problem, sofern Sie ein integriertes ERP-System nutzen. 

 

Spezialfälle sind eher Normalität als Ausnahme 

 

Spricht man mit Spezialisten für Beschaffung in Unternehmen, redet man schnell mal über Spezialfälle. Abrufaufträge, Rückabwicklungen, Retourenmanagement, Service-Bestellungen, Quarantänelager… sind das wirklich Spezialfälle? Natürlich weichen sie von den üblichen 0815-Bestellprozeduren im Einkauf ab, aber aus Sicht eines ERP-Systems sind das ganz normale Abläufe im Rahmen einer zentralen Datenbasis. Lediglich die Steuerungsparameter werden anders gesetzt. So können Anwender jeden Beschaffungsprozess individuell im System abbilden. 

 

Wenn der Lieferant zum Kreditoren wird…  

 

Ein letzter, aber nicht weniger wichtiger Aspekt betrifft die finanzielle Abhandlung der Supply Chain. Dank des ERP-Systems ist es möglich, die Kreditoren-/Lieferanten-Rechnung direkt der Bestellung zuzuordnen. Mit Hilfe von Workflows kann dies sogar automatisiert erfolgen und korrekt den entsprechenden Kostenträgern oder Projekten zugeordnet werden. Hier schließt sich der Kreis: Aus dem operativen Bestellvorgang wird ein administrativer Geschäftsfall. Alles integriert in ein und demselben (ERP-)System.