Daran erkennen Sie, dass Ihr ERP-System veraltet ist

von Sandra Bültermann am 23.08.2022, 3 min Lesezeit

Wenn Unternehmen wachsen, neue Märkte anvisieren, neue Geschäftsmodelle entwickeln oder es gilt, die Geschäftsprozesse zu optimieren, fällt häufig auf, dass das bestehende ERP-System den neuen Anforderungen nicht mehr gerecht wird. Auch die sich verändernden Kundenanforderungen bringen ältere Programme häufig ins Rudern – etwa, wenn sich Versand und Verpackung ändern, zusätzliche Bezahlmethoden berücksichtigt oder Produktindividualisierungen ermöglicht werden sollen. Handlungsbedarf besteht ebenfalls, wenn das ERP-System neue Technologien wie Internet of Things (IoT) oder neue Medien integrieren soll – und das nicht kann. All das sind Anzeichen dafür, dass die Zeit reif ist für einen Wechsel. Auf welche Warnsignale Sie achten sollten, erfahren Sie in diesem Beitrag.

Das ERP-System ist langsaaaam

Ist der Arbeitsalltag geprägt von langen Wartezeiten, ist das für Mitarbeiter äußert frustrierend und demotivierend – und vor allem wenig produktiv. Veraltete Systeme arbeiten alles andere als effektiv und effizient. Geschwindigkeitsprobleme bremsen aber nicht nur die Produktivität aus. In entscheidenden Situationen können sie dazu führen, dass Unternehmen große Chancen oder Wettbewerbsvorteile verschenken, etwa dann, wenn die Geschäftsführung schnell Entscheidungen treffen oder Lösungen für ein Problem finden muss. Erweist sich das ERP-System als Bremsklotz, ist dringend eine Modernisierung erforderlich.

Daten sind unvollständig und nicht aktuell

Liefert das ERP-System immer öfter inkonsistente Daten und unterschiedliche Ergebnisse der wichtigsten Kennzahlen, kann das schwerwiegende Folgen haben. Dass im Laufe der Jahre einige Datenleichen und redundante Daten entstehen, bleibt kaum aus. Doch wenn Lagerbestände, Betriebskosten, Forderungen, Verbindlichkeiten und andere Werte dauerhaft falsch dargestellt werden, sind fatale Fehlentscheidungen vorprogrammiert. Ein weiteres Problem besteht, wenn Daten isoliert voneinander gespeichert werden und nicht alle Abteilungen auf dieselben Information Zugriff haben. Dann weiß der Vertriebsmitarbeiter beispielsweise nicht, dass Kunde XY noch diverse Rechnungen zu begleichen hat. Und der Techniker kann beim Vor-Ort-Termin nicht nachvollziehen, was der Kunde telefonisch mit dem Kundenservice vereinbart hat. Beides Beispiele für mangelnde Integration der ERP-Anwendung.

Neue Prozesse lassen sich nicht integrieren

Bei der Einführung des ERP-Systems passten Software und Unternehmensprozesse noch zueinander. Doch während sich KMU laufend weiterentwickeln, sich an veränderte Marktgegebenheiten anpassen und neue Technologien berücksichtigen müssen, bleiben ERP-Systeme oftmals in ihrem starren Korsett stecken. Richtig problematisch wird es, wenn die Business-Anwendung nicht in der Lage ist, neue Geschäftsmodelle und Prozesse abzubilden. Fehlt beispielsweise die Integration von Online-Shop oder Social Media, lassen sich bestimmte Kundenkreise nicht oder nur über Umwege erreichen. Dann müssen Parallelwelten geschaffen werden, was jedoch mit einem immensen Aufwand und zusätzlichen Kosten verbunden ist. Auch die fehlende Durchgängigkeit zwischen ERP und Drittanwendungen beschert einen Mehraufwand sowie diverse Probleme.

Excel ist nicht tot zu kriegen

Eines der stärksten Warnsignale für ein veraltetes ERP-System ist die regemäßige Nutzung von Excel und anderen Office-Programmen. Fehlen der ERP-Lösung wichtige Anwendungen oder Schnittstellen, müssen Daten laufend exportiert und an anderer Stelle wieder importiert werden. Dass dabei Fehler auftreten und Informationen verloren gehen, ist sehr wahrscheinlich. Existiert keine einheitliche Datenbasis, sind für Auswertungen und Reports umständliche Excel-Tabellen erforderlich. Auch das ist aufwändig und bindet Personalressourcen, die an anderer wertschöpfender Stelle fehlen.

Es gibt zu viele Insellösungen

Häufig decken ältere ERP-Systeme nur die Warenwirtschaft ab. Brauchen Unternehmen weitere Funktionalitäten – etwa für Buchhaltung, Personalwesen oder Kundenmanagement –, kommen dafür oftmals Drittanwendungen zum Einsatz, die per Schnittstelle an das ERP-System angebunden werden. In der Praxis verhindern Insellösungen jedoch, dass Informationen effizient weitergegeben werden und abteilungsübergreifend zur Verfügung stehen. Ein weiterer Nachteil, wenn sich Prozesse über mehrere Anwendungen erstrecken: Anwender müssen mehrere Fenster gleichzeitig geöffnet haben und sich mit verschiedenen Bedienoberflächen auskennen. Das ist alles andere als anwenderfreundlich.  

Gesetzliche Standards lassen sich nicht berücksichtigen

Jedes Unternehmen hat diverse gesetzliche Vorgaben zu berücksichtigen. Da sich diese ständig ändern und neue hinzukommen, erfordern auch ERP-Lösungen immer wieder entsprechende Anpassungen. Das heißt, die Hersteller programmieren Erweiterungen oder Updates, die von der IT dann eingespielt werden müssen. Immer wieder kommt es aber auch vor, dass Anbieter den Support einstellen. Lassen sich dann Änderungen bei der Umsatzsteuer, neue Rechnungsstandards oder andere gesetzliche Vorgaben nicht mehr berücksichtigen, droht das Abseits.

Neue Arbeitsformen sind nicht vorgesehen

Arbeiten, wann und wo man möchte, ist für junge Talente heute ein wichtiges Kriterium bei der Wahl eines neuen Arbeitgebers. Unternehmen, die ihre Mitarbeiter starr an den Schreibtisch im Betrieb binden, werden künftig kaum eine Chance haben, Fachkräfte zu begeistern und langfristig zu binden. ERP-Systeme, die von außen gar nicht oder nur umständlich per VPN erreichbar sind, sind nicht mehr zeitgemäß. Sowohl für den hartumkämpften Fachkräftemarkt als auch schnelle Reaktionszeiten ist entscheidend, dass die ERP-Lösung einen einfachen sowie sicheren Zugriff auf alle relevanten Daten von überall gewährleistet – mit einer für Smartphones und Tablets optimierten Nutzeroberfläche.

Fazit

Erkennen Sie einige der Warnsignale in Ihrem Unternehmen? Dann wird es höchste Zeit, sich von Ihrem ERP-System zu trennen. Modular aufgebaute ERP-Lösungen aus der Cloud unterstützen alle modernen Anforderungen. Und durch regelmäßige Weiterentwicklungen und automatische Updates sorgen Anbieter wie myfactory dafür, dass das auch so bleibt – ohne dass Ihre IT aktiv werden muss.

 

New call-to-action
Sandra Bültermann
Über den Autor:
Sandra Bültermann
Sandra Bültermann (*1975) ist seit 1999 als Technische Redakteurin tätig. Als langjährige Mitarbeiterin bei Fachzeitschriften, Agenturen und Softwareunternehmen verfügt sie über umfassende Kenntnisse in den Bereichen IT, Kommunikation und Contentmanagement. Ihre Kernkompetenz liegt darin, komplexe, technische Themen verständlich und zielgruppenorientiert aufzubereiten.