7 Tipps für ABC-Analysen mit ERP-Software

1. Bestimmen Sie den Anwendungsbereich 

Es gibt kaum einen Anwendungsbereich, der sich nicht für eine ABC-Analyse eignet. Vertrieb, Marketing, Logistik, Einkauf, Entwicklung, Qualität, Zeitmanagement oder Personal sind nur eine Auswahl von möglichen Bereichen. Der Bedarf nach einer ABC-Analyse entsteht häufig aufgrund von Strukturierungs- und Führungsfragen in den jeweiligen Fachabteilungen. Um aussagekräftige Kennzahlen aufzubauen, muss man als Erstes wissen, welches Problem angegangen werden soll. Bei komplexen Zusammenhängen bieten integrierte ERP-Daten eine breite Basis an auswertbaren Informationsmöglichkeiten. 

2. Formulieren Sie eindeutige Fragen 

Die ABC-Analyse dient dazu, die wichtigsten Elemente einer Datenmenge zu identifizieren, die meist in Form von ERP-Daten bestehen. Der Begriff «wichtig» ist dabei relativ zu verstehen und orientiert sich an der zu untersuchenden Materie. Das können zum Beispiel Kunden, Produkte oder Lieferanten sein. Wichtig wäre in diesem Zusammenhang etwa die Höhe des Umsatzes, Absatzmengen oder Liefertreue. ABC-Kennzahlen betreffend die besten Kunden, die gefragtesten Produkte usw. Damit kann man Prioritäten setzen, Ressourcen optimal einsetzen, die Wirtschaftlichkeit verbessern, Potenzial aktivieren und vieles mehr. 

3. Treffen Sie eine sinnvolle Einteilung 

Als Form des Kennzahlen-Systems eines Unternehmens nimmt die ABC-Analyse eine besondere Stellung ein. Einerseits ist es ein relativ simples Verfahren, andererseits sollte man sich bewusst sein, dass mit der groben ABC-Einteilung nur quantitative berücksichtigt werden und keine qualitativen. Die Einteilung erfolgt i.d.R. basierend auf den ERP-Daten und gliedert sich grundsätzlich in die drei Bereiche: 

A = große Bedeutung, z.B. Umsatz größer als 1 Mio. Euro 

B = mittlere Bedeutung, z.B. Umsatz zwischen 500‘000 – 1 Mio. Euro 

C = geringe Bedeutung, z.B. Umsatz unter 500‘000 Euro 

4. Nutzen Sie zur Berechnung die ERP-Daten  

Das ERP-System stellt alle relevanten Daten in aktueller Form zur Verfügung. Da alle Anwendungsbereiche der Software miteinander verbunden sind, lassen sich die ERP-Daten auch für kombinierte Auswertungen nutzen. Modulübergreifende ABC-Analysen sind besonders spannend. Damit können Zusammenhänge transparent gemacht werden, wie etwa die Zuordnung von Absatz, Qualität und Einkauf. Solche Kennzahlen eignen sich ideal für die Strategiegestaltung und Maßnahmenplanung. 

5. Wählen Sie eine passende Darstellungsform 

Die Präsentation von ABC-Analysen lässt sich vielfältig gestalten. Grundsätzlich sollte die Einteilung in die drei Bereiche einfach ersichtlich sein. Je nach Auswertung der ERP-Daten können die jeweiligen Kennzahlen als Diagramm oder als numerische Werte aufbereitet werden. Nebst den jeweiligen Werten interessieren häufig auch die Details der zugrundeliegenden Datensätze, zum Beispiel welche Kunden gehören zur Kategorie A. Zu beachten ist auch, dass die Empfänger der Analysen oft auch die Veränderungen im Lauf der Zeit wissen möchten. Eine dynamische Analyse mit aktuellen ERP-Daten erleichtert diese Aufgaben. 

6. Erkenntnisse in der Praxis anwenden 

Eine ABC-Analyse ist nur so gut wie die anschließende Umsetzung der Erkenntnissen in der Praxis. Jeder Analyse sollte also eine Maßnahmenplanung folgen. Damit sich der Kreis schließt, sollte die Wirkung der Maßnahmen anhand von ERP-Daten gemessen und laufend ausgewertet werden. Kennzahlen und Analysen sind keine Eintagsfliegen, sondern Messwerte von laufenden Optimierungsprozessen. 

7. Etablieren Sie laufende ABC-Analysen 

Häufig sind ABC-Analysen mit einem Aha-Effekt verbunden. Dann, wenn man zum Beispiel sieht, dass man mit nur 5 % des Sortiments 80 % des Umsatzes erzielt. Es lohnt sich, in dem Bereich des Unternehmens mindestens eine dieser ABC-Kennzahlen nach folgendem Schema zu etablieren: