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10 ERP-Hacks für die Automatisierung manueller Aufgaben

von David Lauchenauer am 15.03.2022, 2 min Lesezeit

Zu den wundervollen Eigenschaften von ERP-Systemen gehört die Fähigkeit, manuelle Arbeitsschritte zusammenzufassen und zu automatisieren. Damit sparen Unternehmen nicht nur Zeit, sondern auch Geld. Gleichzeitig werden personelle Ressourcen entlastet und können sich wertvolleren Aufgaben widmen. Möglichkeiten dazu gibt es viele. Wir haben für Sie eine kleine Auswahl von 10 Ansätzen ausgewählt.  

Mindestbestand löst Bestellvorschlag aus 

Aufgrund von Lagerbewegungen kann das ERP-System die entsprechenden Lagerbestände von Artikeln laufend ausweisen. Werden bei den Artikeln Mindestbestände hinterlegt, kann das System automatisch eine Nachricht an den Einkauf senden, sobald ein Limit unterschritten wird. Dank Automatisierung muss niemand mehr extra im Lager die Bestände kontrollieren, um ein Out-of-Stock zu vermeiden.  

Sensoren aktivieren das ERP-System 

Im Umfeld von Industrie 4.0 spielt die Vernetzung von Systemen und die Automatisierung von Prozessen eine zentrale Rolle. Sensoren können dabei Messdaten wie zum Beispiel Vibrationen, Temperaturen, Druck usw. registrieren und über einfache Rechner Nachrichten an das ERP senden. Dieser Input wiederum kann Prozesse auslösen für Materialnachschub, Service-Wartung, Kundenbenachrichtigungen usw. 

Portale als Self-Service-Plattform 

Immer mehr Kunden, aber auch Lieferanten und Partner schätzen es, 7 x 24 Stunden auf ihre Daten zugreifen zu können. Möglich machen Online-Portale, welche durch das ERP gespiesen werden. Moderne Lösungen wie zum Beispiel myfactory eröffnet damit völlig neue Geschäftsmöglichkeiten. Self-Service-Plattformen sorgen für Prozessoptimierung und -automatisierung, steigern die Kundenbindung und den Mehrwert des Unternehmens.  

Freigabeprozess für Kreditorenrechnungen 

Selbst kleine Firmen kennen das Problem mit der Erfassung und Freigabe von Kreditorenrechnungen. Die Übersicht, welche Beträge und Forderungen gerade im Umlauf sind, geht dabei rasch verloren. Abhilfe bietet auch hier das ERP. Rechnungen werden den entsprechenden Kreditoren zugeordnet und sind jederzeit ersichtlich. Gleichzeitig bietet sich dank Automatisierung der Zahlungsvorgänge eine deutliche Prozessoptimierung an. 

Einhaltung der Corporate Governance 

Was passiert, wenn ein neuer Kunde ein Angebot über einen mehrstelligen Betrag verlangt? Ist es ein Glückstreffer oder eine Fake-Anfrage? Die Entscheidung kann für ein Unternehmen gravierende Folgen haben. Ab einem bestimmten Volumen müssen zwingend die Verantwortlichen in Kenntnis gesetzt werden. Ein Klacks für ein ERP-System mit integrierten Möglichkeiten für Informationsfluss. Automatisierung und Prozessoptimierung sichert damit die Einhaltung der Corporate Governance.  

Steuerung der Auftrags- und Bestellerfassung 

Mit dem ERP-System kann der Verlauf von Aufträgen und Bestellungen vordefiniert und gesteuert werden. Solche Voreinstellungen sorgen nicht nur für eine Prozessoptimierung, sondern auch für eine einheitliche Bestellabwicklung und eine gleichbleibende Prozessqualität. Die Automatisierung geschieht dabei im Rahmen der Systemeinstellungen. Cloud-basierte ERP-Software ermöglicht dabei auch die Erfassung mobiler Prozesse. 

Papierlose Erfassung von Warenflüssen 

Auch in der Fertigung spielt die Automatisierung von Prozessen mittels mobiler Anwendungen eine zunehmend wichtige Rolle. Dabei bietet ein Cloud-ERP wie myfactory wertvolle Vorteile. Daten können jederzeit und überall erfasst und abgerufen werden. Auf diese Weise braucht es keine internen Begleit- oder Auftragspapiere mehr. Damit lassen sich Prozesse vereinfachen und optimieren.   

Integration von dezentralen Teilprozessen 

Ebenfalls in den Bereich mobiler Anwendungen des ERP gehören die Aufgaben des Außendienstes, insbesondere von Servicetechnikern und Vertriebsmitarbeitenden. Die Entgegennahme und Weiterleitung von Aufträgen, die Erfassung von Leistungen oder die Erstellung und Genehmigung von Arbeitsrapporten sind nur einige von Teilprozessen, welche sich mittels mobiler Anwendungen automatisieren und optimieren lassen. 

Benachrichtigung bei Webshop-Bestellungen 

Hier wieder ein konkretes Beispiel aus dem Zusammenspiel von Online- und Offline-Prozessen. Viele Unternehmen verfügen inzwischen über einen Webshop. Ist dieser ein integrierter Teil des ERP-Systems, ist eine Automatisierung verschiedener manueller Aufgaben möglich. Das kann beispielsweise die Benachrichtigung eingehender Bestellungen sein, das Nachführen von Preisen und Beständen und mehr.  

Prozessoptimierung mit MDE-Geräten 

Geräte für die mobile Datenerfassung (MDE) sind wahre Alleskönner. Barcode-Scanner können Informationen von Lagergestellen oder Artikelpackungen erfassen, ohne dass jemand in die Tastatur greifen muss. Die Anzeigen von MDE-Geräten zeigen Logistikmitarbeitenden, welche Aufträge anstehen und wo sich die Ware befindet. Verbunden mit dem ERP-System, ist das Potenzial für die Automatisierung von Arbeitsabläufen groß.  

 

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David Lauchenauer
Über den Autor:
David Lauchenauer
David Lauchenauer (*1963) ist seit 1988 als Unternehmer im Bereich Business Software für KMU tätig. Seit 2008 ist er in der Schweiz Geschäftsführer und VR der myfactory Software Schweiz AG und startete 2009 mit myfactory das professionelle Cloud ERP für den Schweizer KMU-Markt, weshalb er über sehr umfassende Praxiserfahrungen mit Cloud-Computing verfügt. Seit 2016 ist David Lauchenauer auch Geschäftsführer und Gesellschafter der myfactory Gruppe. 2021 leitete er erfolgreich den Verkauf von myfactory an Forterro.