Im Handel zu Hause dank ERP-Gesamtlösung

 

Die Herausforderung

Bei der Rotel AG ist man zu Recht stolz auf langjährige Kunden- und Lieferantenbeziehungen. Auch das bestehende IT-System konnte auf eine lange Vergangenheit zurückblicken: Seit 25 Jahren war ein AS/400-System im Einsatz. Dessen wohlverdienter Ruhestand rückte näher, und die Einführung einer modernen Unternehmenslösung wurde immer dringender. Nicht nur datentechnisch war damit eine gewisse Herausforderung verbunden; es galt auch die Anwender, welche teilweise seit vielen Jahren routiniert mit dem alten System gearbeitet hatten, vom Wechsel zu überzeugen. Doch bei der Rotel AG war man sich einig, dass man nur mit einer modernen Software die künftigen Anforderungen meistern könnte. Nebst den bisherigen Funktionen sollte die neue Lösung vor allem auch zusätzliche Möglichkeiten bieten, die Handels- und Serviceorganisation weiterzuentwickeln. Die Vorgabe der Rotel AG für die neue Lösung war klar: Sämtliche Funktionen und Prozesse mussten mit ein und derselben Gesamtlösung abgedeckt werden können. Dazu musste die Software in allen Anwendungsbereichen einsetzbar sein und über eine umfassende Funktionalität für Sourcing, Lagerbewirtschaftung, Logistikmanagement, Auftrags- und Bestellwesen, CRM für Kunden und Lieferanten, HR, Zeiterfassung und Finanzbuchhaltung verfügen. Ausserdem sollte das System einen integrierten Webshop umfassen und in der Lage sein, im Bereiche EDI eine sehr hoher Transaktionszahl und verschiedene Transaktionstypen zu unterschiedlichen Kunden zu bewältigen.
 

Die Entscheidung

Nachdem bei der Rotel AG der Entschluss feststand, das alte System abzulösen, analysierte und dokumentierte man zusammen mit einem externen Berater alle Geschäftsprozesse. Auf dieser Grundlage wurde ein Pflichtenheft erstellt, welches an zwölf Anbieter ging. Für Christoph Kiefer, CEO der Rotel AG, gab es dafür klare Gründe: «Alle Kriterien des Pflichtenhefts wurden erfüllt. Das System lässt sich flexibel konfigurieren und beruht auf neuester Technologie. Unsere Prozesse werden ohne zusätzliche Schnittstellen oder Medienbrüche unterstützt. Zudem stimmt das Preis-/Leistungsverhältnis». Dass myfactory eine reine Cloudlösung ist, war im damaligen Zeitpunkt noch nicht entscheidend; im Nachhinein stellte sich dies aber als grosser Vorteil heraus. Nach der Unterzeichnung des Projektvertrags startete die Rotel AG mit der Konzeption und Umsetzung des Projekts. Dabei legte man Wert auf eine optimale Umsetzung der Anforderungen ohne unnötige Anpassungen. Die Systemparametrierung der Masken, Prozesse und Belege sowie die Datenaufbereitung und -migration wurde von den myfactory- Spezialisten übernommen. Dabei mussten sehr viele Daten übernommen werden – der alte Server liess grüssen. Bei der Übergabe des Systems an die Anwender wurden die Key-User teils in Standardkursen, teil prozessbezogen gründlich geschult.[insertpic]
 

Umsetzung

Zum Lösungsumfang gehören die myfactory Softwaremodule Einkauf, Verkauf, Lager, Service, Projekte, CRM, Finanzbuchhaltung, Lohn, mobile Business, Webshop, Kasse, Zeiterfassung sowie das Management Information System. Die Anbindung an alle bedeutenden Grossverteiler und Warenhäuser sowie Online-Händler ist durch die EDI-Schnittstelle gewährleistet. Sämtliche bisherigen Insellösungen, Excel- und andere Listen oder Access-Datenbanken wurden durch die Komplettlösung eliminiert. Dank des «Mobile Business» von myfactory lassen sich Bestellungen heute direkt vor Ort bei den Kunden erfassen. Für Christoph Kiefer ist dabei ein Punkt besonders wichtig: «Früher ging unser Aussendienst mit Ordnern und Bestellblock zu den Kunden. Heute können unsere Mitarbeitenden bei den Kunden jederzeit auf aktuelle Daten zugreifen und Bestellungen direkt im System erfassen». Welchen Vorteil eine ortsunabhängige Cloudlösung bietet, zeigt das Beispiel einer englischsprachigen Freelancerin in China. Auch sie kann das System jederzeit ohne Installation nutzen
und hat alle benötigten Informationen stets zur Hand. Obwohl mit myfactory sämtliche Unternehmensprozesse mit spezifischen Eigenheiten abgedeckt werden, musste am Standard nichts geändert werden. Das System der Rotel AG läuft problemlos in der Public Cloud.
 

Ergebnis

Die Einführung der neuen ERP-Software hat die Transparenz im Unternehmen deutlich erhöht. Die Geschäftsprozesse sind klar definiert, das Wissen der Mitarbeitenden ist zentralisiert und dokumentiert. CEO Christoph Kiefer lobt das neue System in höchsten Tönen: «Die Unternehmensführung profitiert von einem einfachen, flexiblen Controlling und Monitoring. Einige unserer Prozesse sind sehr viel schneller geworden. Insgesamt konnten die Durchlaufzeiten wesentlich gesenkt werden. Wir sind immer wieder begeistert von der hohen Aktualität der Daten und dem Zugriff auf eine einheitliche Datenquelle, egal in welcher Abteilung und von wo darauf zugegriffen wird». Als Erkenntnis aus der Einführungsphase empfiehlt Christoph Kiefer, dass Anwender in der Testphase zu intensivem Ausprobieren ermuntert werden; dies führe zu weniger Hektik in der ersten Startwoche. Bei der Rotel AG ist seit der Ablösung des vorherigen Systems inzwischen einige Zeit vergangen. Auch wenn der Ablösungsprozess vom damaligen System für die einen oder anderen Anwender anfangs etwas gewöhnungsbedürftig war, möchte heute niemand mehr zurück in alte Zeiten.

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