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Verträge


Unter den Stammdaten für Verträge wird einem Kunden ein Vorlagebeleg zugeordnet, in dem die Positionen der periodisch wiederkehrenden Belege festgelegt werden. Außerdem müssen die zusätzlichen Vertragsinformationen wie Vertragskreis, Kündigungsfrist, Vertragsbeginn und Vertragsende erfasst werden.

Bevor ein Vertrag angelegt werden kann, muss zunächst ein Vorlagebeleg erstellt werden.
Vorlagebeleg erstellen

Die Daten für einen Vertrag werden in mehrere Bereiche aufgeteilt, die den Registereinteilungen entsprechen:

Grundlagen

Unter diesem Punkt werden zunächst alle grundlegenden Daten für diesen Vertrag gespeichert, wie z.B.: Vertragsnummer, Kundennummer, Vertragsdauer, Kündigungsfrist usw.
Register Grundlagen

Belege

Hier werden alle Belegarten und Abrechnungsinformationen hinterlegt, die bei diesem Vertrag angelegt werden sollen.
Register Belege

Dokumente

Hier können Sie alle Dokumente für diesen Vertrag hinterlegen.
Register Dokumente

Memotext

Hier können Sie einen Memotext zum Vertrag hinterlegen
Register Memotext

Historie

Die Historie gibt Ihnen einen detaillierten Überblick über alle bisherigen generierten Belege.
Register Historie

Kennzeichen

Hier werden Kennzeichen zu einem Vertrag hinterlegt.
Register Kennzeichen

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Vorlagebeleg anlegen


Um einen Vertrag anlegen zu können, muss zuerst ein Vorlagebeleg angelegt werden. In dem Vorlagebeleg werden die Positionen festgelegt, die die Grundlage für die zu generierenden Belege bilden.

Hierfür wählen Sie zunächst das Programm Verkaufsbelegerfassung unter „Verkauf“ an. Anschließend klicken Sie die Schaltfläche „Neu“ an und wählen dort die Belegart Vorlagebeleg.

Verträge 0


Über den Button „Verträge“, haben Sie Möglichkeit direkt einen neuen Vertrag für einen Kunden anzulegen oder aber einen bereits bestehenden Kundenvertrag (auf Basis dieses Vorlagebeleges) zu bearbeiten.

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Register Grundlagen


Für einen Vertrag müssen die folgenden Daten festgelegt werden:

Verträge 1


Vertragsnummer

Tragen Sie hier die Vertragsnummer ein. Das Aussehen der Vertragsnummern kann individuell gestaltet werden. Eine automatische Vergabe der Vertragsnummer wird in diesem Fall nicht unterstützt.

Vertragskreis

Hier steht Ihnen eine Auswahlliste mit Vertragskreisen zur Verfügung, die Sie unter „Verkauf / Vertragsverwaltung / Grundlagen / Vertragskreise „ angelegt haben.

Kundennummer

Hier hinterlegen den Kunden, mit dem Sie diesen Vertrag abgeschlossen haben. Zur Kontrolle wird Ihnen der Matchcode des entsprechenden Kunden neben dem Feld Kundennummer angezeigt.

Verknüpfter Vertrag

Hier kann zu Informationszwecken ein weiterer Vertrag hinterlegt werden, der einen Bezug zum aktuell gewählten Vertrag hat.

Vorlagebelegnummer

Hier geben Sie bitte die Nummer des Vorlagebeleges ein, den Sie unter „Verkauf / Verkaufsbelegerfassung“ erstellt haben.

Positionen beziehen sich auf

In diesem Feld geben Sie an, auf welchem Zeitraum sich die einzelnen Positionen des Vorlagebelegs beziehen. Dies ist grundsätzlich dann wichtig, wenn Sie in den einzelnen Belegen, die diesem Vertrag unter dem Register Belege zugeordnet sind, andere Zeiträume angegeben haben. In dem Generierungsprogramm müssen die einzelnen Beträge dann entsprechend umgerechnet werden. Als Zeiträume können Sie auswählen: Tag, Woche, Monat, Quartal, Halbjahr, Jahr

Kündigungsfrist

Hier steht Ihnen eine Auswahlliste aller unter „Verkauf / Vertragsverwaltung / Grundlagen“ angelegten Kündigungsfristen zur Verfügung.

Vertrag aktiv

Sie können einen Vertrag als „nicht aktiv“ kennzeichnen, so dass keine Belege für ihn in den Generierungsläufen erstellt werden.

Vertragsbeginn / Vertragsende

Geben Sie hier das Datum des Vertragsbeginns sowie ggf. des Vertragsendes ein. Das Datum muss in der Form TT.MM.JJJJ eingegeben werden.
Beim Generierungslauf wird das Vertragsendedatum geprüft. Sofern das Enddatum eines Vertrages erreicht ist, wird dieses im Generierungslauf berücksichtigt und keine weiteren Belege mehr generiert. Wird kein Datum im Feld „Vertragsende“ eingetragen, so gilt der Vertag als unbefristet.


Vertragsunterlagen versendet / erhalten

Erfassen Sie hier, wann die Vertragsunterlagen an Ihre Kunden gesendet und wann diese wieder returniert wurden.

Zugriffskennzeichen

Das Zugriffskennzeichen kann genutzt werden, um Verträge mit Datensatzberechtigungen zu versehen.

Zusatz-Kopftext

Hier haben Sie die Möglichkeit, einen Text anzugeben, der im Kopf der jeweiligen Belege ausgegeben wird. In diesem Text stehen Ihnen drei Platzhalter zur Verfügung, die Sie in Ihrem Text einfügen können:
$1 – Fälligkeitsdatum: Datum aus dem Generierungslauf
$2 – Von-Datum: Datum für den Beginn des Zeitraumes, für den der Beleg erstellt wird.
$3 – Bis-Datum: Datum für das Ende des Zeitraumes, für den der Beleg erstellt wird.
$4 – Vertragsnummer

Beispiel:

Wartungsrechung für den Zeitraum $2 bis $3.


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Register Belege


In diesem Register werden einzelne Belegarten zu einem Vertrag zugeordnet. Diese Belegarten werden entsprechend des jeweils hinterlegten Zeitintervalls durch die regelmäßig durchzuführenden Generierungsläufe unter „Verkauf / Vertragsverwaltung“ angelegt. Sie können dann z.B. als Stapel ausgedruckt werden.

Verträge 2


Folgende Belegarten können hinterlegt werden:
Rechnung, Auftragsbestätigung, Lieferschein, Sofortrechnung, Direktrechnung, Konsignationslieferung, Barverkauf und Sofortlieferschein.
Wollen Sie eine neue Belegart hinzufügen, so klicken Sie auf die Schaltfläche „Neu“. Sie erhalten jetzt die Möglichkeit, eine neue Belegart hinzuzufügen. Hierfür sind folgende Angaben zu hinterlegen:

Verträge 3


Belegtyp

Als Belegtyp können Sie wählen zwischen: Rechnung, Auftragsbestätigung, Lieferschein, Sofortrechnung, Direktrechnung, Konsignationslieferung, Barverkauf und Sofortlieferschein.

Anzahl der Belegausdrucke

Hiermit legen Sie fest, wie oft der Beleg ausgedruckt werden soll.

Zeitintervall

An dieser Stelle steht Ihnen eine Auswahlliste aller unter „Verkauf / Vertragsverwaltung / Grundlagen“ angelegten Vertragsintervalle zur Verfügung.

Vorfälligkeit

Belege können wahlweise nach Ende eines Vertragszeitraums fällig werden, oder bereits zu Beginn. Haben Sie Vorfälligkeit gewählt, so wird ein Beleg für einen Zeitraum vom 01.01 bis 30.06. bereits am 01.01 fällig. Ohne Vorfälligkeit wäre das erst am 01.07. der Fall.

Stapeldruck

Aktivieren Sie diese Checkbox, wenn dieser Beleg in einen Drucksstapel ausgedruckt werden soll.
Wollen Sie einen bereits angelegten Beleg bearbeiten oder löschen, so klicken Sie auf die Schaltfläche "..." für Bearbeiten oder "x" zum Löschen.

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Register Dokumente


In diesem Register werden Dokumente zu einem Vertrag zugeordnet. Wollen Sie ein neues Dokument zu einem Vertrag hinzufügen, so klicken Sie auf die Schaltfläche "Neu". Sie erhalten einen Dateiauswahldialog. Ist das Dokument schon im Dokumentenstamm vorhanden, so können Sie dort das Dokument auch direkt einem Vertrag zuordnen oder über die „…“ Schaltfläche auswählen.

Verträge 4


Durch Anklicken des Dokumentennamens öffnet sich das Dokument in der Vorschau.

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Register Memotext


Über die Funktion „Memotext“ können Sie einen beliebigen Memotext für den Vertrag hinterlegen.

Verträge 5


Durch Verlassen des Reiters wird der Text gespeichert.

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Register Historie


Auf dem Reiter Historie, erhalten Sie einen Überblick über alle bisher generierten Belege eines Vertrages.

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Über den Button "x" löschen, haben Sie die Möglichkeit, bereits erstellte Beleg wieder zu löschen. Das Löschen eines Beleges bewirkt, dass beim nächsten Generierungslauf für diesen Zeitraum wieder ein neuer Beleg generiert wird.
Zuvor erscheint folgende Abfrage:

Verträge 7


Mit Beleg

Es wird sowohl die Information gelöscht, dass die Abrechnungsperiode nicht mehr als abgerechnet gilt. Weiterhin werden die Belege physikalisch gelöscht.

Nur Eintrag

Soll ein Beleg gelöscht werden, der schon an die Finanzbuchhaltung übergeben wurde, so ist dieses nicht möglich. Über die Schaltfläche „Nur Eintrag“ wird nur die Information gelöscht, dass eine Abrechnung erfolgt ist. Zu der nicht löschbaren Rechnung muss dann eine Stornorechnung geschrieben werden. Beim nächsten Abrechungslauf erfolgt dann eine neue Abrechnung für den entsprechenden Zeitraum.

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Register Kennzeichen


In diesem Register werden die Kennzeichen angezeigt, die den Verträgen zugeordnet wurden.

Verträge 8


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