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Register "Allgemein"

Für jeden Beleg werden diverse Daten gespeichert. Einen Überblick über die gespeicherten Daten des aktuellen Belegs erhalten Sie unter "Beleg / Details".
Neben den notwendigen Kundendaten werden unter anderem Zahlungskonditionen, Betriebsstätte, Versand- und Lieferbedingungen, Vertreter, Grundlagen für die Datenübergabe in Ihre Finanzbuchhaltung, eine abweichende Lieferanschrift, die Anschrift des Rechnungsempfängers sowie besondere Kennzeichen, die Sie unter "Stammdaten / Grundlagen / Allgemein" festgelegt haben angezeigt. Alle Felder, die Sie im Überblick haben, können von Ihnen geändert werden. Diese Änderungen haben nur Auswirkung auf diesen Beleg.

Beleg Details 0

Diese Daten werden in den drei Registern "Allgemein", "Anschrift" und "Kennzeichen" erfasst.

Die Felder Kurzbezeichnung, Ansprechpartner und "Zu Händen Text" wird aus den Kundenstammdaten übernommen und kann an dieser Stelle belegspezifisch abgeändert werden.

Termine in den Belegdetails

Die myfactory kennt folgende Datumsangaben an einem Beleg:
  • Belegdatum: Datum, an dem der Beleg erfasst wird
  • Lieferdatum: Datum, an dem die Lieferung erfolgen soll (ggf. internes Datum)
  • Lieferdatum für AB: Dieses Datum wird auf der AB ausgegeben und ist somit das Datum, was gegenüber dem Kunden kommuniziert wird. Intern arbeitet die myfactory aber immer mit dem Lieferdatum.
  • Buchungsdatum: Datum, zu dem die Buchung (bestands- und wertmäßig) erfolgt
  • Valutadatum: Datum zur Ermittlung des Zahlungsziels
Liefertermin anzeigen

Mit dieser Option wird zu jeder Position der Liefertermin angezeigt.

Als Kalenderwoche anzeigen

Dies bewirkt die Ausgabe des Liefertermins nicht als Datum, sondern als Kalenderwoche, z. B. KW 28

Lieferung erfüllt

Diese Checkbox wird gesetzt, wenn noch nicht alle Positionen eines Belegs geliefert wurden, diese Rückstände aber nicht mehr in einer Auflistung der zu liefernden Belege erscheinen sollen.

Vollständig erfüllt

Diese Checkbox bewirkt, dass alle in dem Beleg enthaltenen Positionen als erledigt betrachtet werden können. Dabei wird die offene Disposition zu diesem Beleg geschlossen und die Gleichgewichtsstatistik erfüllt.

Beispiel:

Artikel 1Artikel 2Artikel 3
Auftragsbestätigung2 Stück3 Stück 
Lieferschein2 Stück 4 Stück
Rechnung1 Stück 4 Stück

Jetzt ist nur Artikel 3 vollständig erledigt. Wir jetzt bei der Rechnung die Option gesetzt, so gilt auch der Artikel 1 als erledigt.

Betriebsstätte

Bei neu erstellten Belegen kann die Betriebsstätte vor dem ersten Speichern des Belegs geändert werden, also so lange sich der Beleg im Status befindet. Es wird jedoch immer die Betriebsstätte vorbelegt, in der der Anwender angemeldet ist, auch wenn es sich um einen weiterverarbeiteten Beleg handelt.

Referenz

Dieses Feld wird automatisch vom System gefüllt und beim Weiterverarbeiten eines Beleges mitgeführt. Dabei wird die Referenz immer aus dem zuerst erzeugten Beleg mitgeführt und in weitere Belege übernommen. Sie haben aber auch die Möglichkeit in diesem Feld manuell was einzugeben und somit die Vorbelegung zu übersteuern.

Währung

Wählen Sie hier die Währung, in die der Beleg ausgestellt werden soll. Die Währung wird aus dem Kundenstamm vorbelegt.

Währungskurs

Bei einer Währung abweichend zu Ihrer internen Währung, können Sie hier einen Währungskurs eintragen.

Preiskennzeichen

Hat der Kunde das Preiskennzeichen Brutto, so wird bei Bruttobelegen in der Steuerzeile zusätzliche der Nettowert angezeigt, z. B. "inkl. MwSt. 19% aus € 100,00"

Sprache

Hier Korrespondenzsprache des Beleges, vorbelegt durch die Angabe in den Kundenstammdaten.

Zahlungskonditionen

Hier wählen Sie die gewünschte Zahlungskondition aus, auch hier ist der Wert wieder durch den Kundenstamm vorbelegt.

Gedruckt wird folgendes:
Beleg Details 1


Dieser Text ergibt sich aus dem Zahlungstext unter "Administration / Grundlagen / Belegausgabe"...

Beleg Details 2


...und der Inkassoart,...

Beleg Details 3

...die bei der Zahlungskondition hinterlegt ist.

Durch die Checkbox "Skonto ausweisen" bei der Inkassoart wird aus den Informationen Skontotage 1 und 2, Skontoprozent 1 und 2 und Nettotage der untere Teil der Zahlungskondition gebildet.

Werden für einen Beleg (Ein- oder Verkauf) verschiedene Zahlungsziele (z. B. für Teilzahlungen) vereinbart, so können diese über die "..."-Schaltfläche hinterlegt werden.

In der Belegschnellerfassung ist der Aufruf der Aufteilung auch direkt möglich.

Beleg Details 4


Die mit einer Checkbox markierte Zahlungsbedingung ist die "Standard"-Zahlungskondition. Auf sie wird der Restbetrag verteilt, der sich nach Abzug der Einzelzahlungsbeträge von der Belegsumme ergibt.
Wird für eine Zahlungskondition ein Datum angegeben, welches vom Belegdatum bzw. Valutadatum des Belegs abweicht, so wird dieses „fixiert“. Spätere Änderungen des Belegdatums beeinflussen dann dieses Zahlungsdatum nicht mehr.
Auf dem Beleg werden die Zahlungskonditionen fortlaufend aufgeführt.

Beleg Details 5


In der myfactory.ERP Offene Posten Verwaltung werden für eine Rechnung mit mehreren Zahlungsbedingungen mehrere Offene Posten angelegt. Diese haben als OP-Nummer die Rechnungsnummer mit einer fortlaufenden Nummerierung.
Beleg Details 6


Bei der Übergabe an externe Finanzbuchhaltungssysteme ist es von den Möglichkeiten der Finanzbuchhaltung abhängig, ob die Offenen Posten dort ebenfalls automatisch geteilt angelegt werden können, oder ob dieser Vorgang manuell in der Buchhaltung nachgetragen werden muss.

Abw. Belegpreisliste, Abw. Belegrabattliste, Abw. Belegrabattgruppe

Sind hier Angaben hinterlegt, so erfolgt die Preisfindung bei diesem Beleg über die hier gemachten Angaben.

Buchungsdatum

Siehe oben "Termine in den Belegdetails"

Abw. OP-Nummer

Als OP-Nummer wird standardmäßig die myfactory-Belegnummer verwendet. Sie haben hier die Möglichkeit, eine eigene OP-Nummer einzutragen, die Rechnung wird dann mit der myfactory-Belegnummer unterhalb der hier eingetragenen OP-Nummer übergeben.

Steuergebiet, EU-Land, EU Ust.ID

In diesem Feldern können Sie die Vorgaben aus dem Kundenstamm für diesen Beleg übersteuern. Beachten Sie, dass Änderungen in diesen Feldern weitreichende Auswirkungen haben können. So beeinflusst z. B. das Steuergebiet unmittelbar die Steuersatz-Findung.

Versandart

Hier können Sie eine Belegindividuelle Versandart auswählen, vorbelegt wird das Feld durch die Kundenstammdaten.

Lieferbedingung

Auch hier gilt, dass Sie die vom Kundenstamm vorgeschlagene Lieferbedingung für diesen Beleg (und nur für diesen Beleg) abändern können.

Belegherkunft

Für Auswertungszwecke können Sie hier eine frei definierbare Belegherkunft eintragen, z. B. Telefonverkauf.

Beleggruppe

Die Beleggruppe, die Sie unter "Verkauf / Grundlagen / Beleggruppen" definieren können, stellen ein zusätzliches Eingrenzungskriterium Ihrer Belege dar, z. B. können Sie im Suchdialog nach der Beleggruppe filtern. Wählen Sie hier die gewünschte Gruppe für dieses Beleg aus.

Verantwortlicher Mitarbeiter

Hier können Sie dem Beleg einen Mitarbeiter aus Ihrem Mitarbeiterstamm zuordnen. Wenn also ein Mitarbeiter die Verantwortung über den Auftrag trägt, können Sie diesen hier eintragen.

Tour

Ordnen Sie den Vorgang einer Tour zu, damit der Vorgang entsprechend bei Ihrer Tourplanung berücksichtigt wird. Dieses Feld wird aus dem Kundenstamm vorbelegt.

Gebiet
Ordnen Sie dem Beleg ein Verkaufsgebiet zu, diese Feld wird aus dem Kundenstamm vorbelegt.

Bearbeiter

Hier wird der Benutzer eingetragen, der den Beleg angelegt hat. Diese Angabe kann geändert werden, wenn man z. B. vertretungsweise für einen anderen Benutzer die Bearbeitung vorgenommen hat, der Beleg aber einem anderen Benutzer zugeordnet werden soll.

Vertreter

Einem Kunden kann ein Vertreter zuordnet werden. Dieser wird als zuständiger Vertreter für den Beleg eines Kunden sowie als Provisionsempfänger vorgeschlagen. In den Belegdetails wird der für den Beleg zuständige Vertreter gepflegt. Wer Provision für einen Beleg erhält, wird jedoch unter "Positionen / Vertreterprovisionen" hinterlegt. Wird also der Vertreter in den Belegdetails geändert, so hat dieses keine Auswirkung auf die Provision.

Ihr Zeichen, Ihr Beleg, Ihr Datum

Hier können Sie Informationen eintragen, die unter Umständen für Ihren Geschäftspartner wichtig sind.

Projekt

Wenn Sie den Vorgang einem Projekt zuordnen möchten, können Sie hier das gewünschte Projekt auswählen. Der Vorgang erscheint dann auch im Beleg-Register des gewählten Projekts.

Zentralregulierer

In Verkaufsbelegen kann über die Belegdetails der Zentralregulierer angegeben werden. Ist beim Kunden ein Zentralregulierer hinterlegt, so wird er bei der Belegerstellung automatisch eingetragen.
Dabei werden Rechnungen normal an die Teilnehmer verschickt. Die Teilnehmer haben aber nicht selbst die Zahlung zu leisten, sondern diese werden über den Zentralregulierer ausgeglichen. Das wird auf dem Rechnungsbeleg vermerkt. Zusätzlich kann der Regulierer eine regelmäßige Aufstellung der Rechnungen erhalten.

Valutadatum

Siehe oben "Termine in den Belegdetails"

Kostenstelle

Tragen Sie hier die Kostenstelle ein, auf die der Vorgang gebucht werden soll. Diese Einstellung greift nur für Positionen, bei denen nicht ohnehin schon eine Kostenstelle hinterlegt ist.

Kostenträger

Das gleiche wie für Kostenstellen, gilt auch für Kostenträger.

Erlöscode

Auch einen Erlöscode können Sie für Belege hinterlegen. Wurde kein Erlöscode über den Artikelstamm bzw. die Position bestimmt, greift diese Einstellung. Der Erlöscode bestimmt bei entsprechender Konfiguration das variable Erlöskonto.

Sammelrechnungssperre

Sofern diese Option gesetzt ist, wird die Rechnung nicht im Sammelrechnungslauf berücksichtigt, obwohl der Kunde generell am Sammelrechnungslauf teilnehmen darf.

Teillieferungen

Mit dieser Option dürfen immer nur Komplettmengen geliefert werden.

Zahlungskonto

Hinterlegen Sie bei der Belegart "Barverkauf" das Konto, auf das die Zahlung gebucht wird.

Gewicht(kg)

Zeigt das Gesamtgewicht des Auftrages an.

Lager

Wenn Sie hier ein Lager eintragen, so versucht das System, sämtliche Artikel des aktuellen Belegs von dem hier hinterlegten Lagerort auszubuchen. Standardmäßig übersteuert dieses Feld also die Lagerinformationen der Beleg-Positionen.

Sammelrechnungskreis

Erstellen Sie für Ihre Kunden Sammelrechnungen, hinterlegen Sie den gewünschten Sammelrechnungskreis direkt beim Kunden. Soll für den aktuellen Beleg ein abweichender Kreis herangezogen werden, tragen Sie diesen hier ein.

Register "Anschriften"

Beleg Details 7


Im Register "Anschriften" können Sie eine abweichende Lieferanschrift und/ oder einen abweichenden Rechnungsempfänger hinterlegen. myfactory fragt bei dem hinterlegen einer abweichenden Lieferanschrift nach, ob das entsprechende Steuergebiet verwenden werden soll. Somit ist die korrekte Berechnung der Umsatzsteuer gewährleistet. Haben Sie einen abweichenden Rechnungsempfänger hinterlegt, wird auch der Offene Posten bei dieser Adresse angelegt.

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