myfactory Online-Hilfe

Inhalt

Ansprechpartner


Hier sehen Sie die vorhandenen Ansprechpartner zu einer Adresse. Für die hier hinterlegten Ansprechpartner können Sie unter anderem neue Kontakte erfassen sowie Aufgaben und Termine anlegen. Ebenso kann an jeden Ansprechpartner eine E-Mail gesendet und dessen Detail-Informationen aufgerufen werden.

Register Ansprechpartner 0

Schaltfläche [ Belege ]


Über die Schaltfläche [ Belege ] können Sie einen Ansprechpartner den unterschiedlichen Verkaufsbelegarten zuordnen. Entsprechend dieser Zuordnung wird der jeweilige Ansprechpartner mit in die Belegerfassung übernommen.

Wenn Sie in der Dropdown-Liste "Ansprechpartner" die Option "(Standardadresse)" wählen, so wird im Belegkopf (Belegdetails) kein konkreter Ansprechpartner hinterlegt, sondern lediglich die standardmäßig eingetragene Empfängeradresse genutzt.

Schaltfläche [ Belege ] - Checkbox "Aus Vorbeleg"

Wenn Sie beispielsweise eine Auftragsbestätigung zu einem Lieferschein weiterverarbeiten möchten und jedem Beleg jeweils einen anderen Ansprechpartner zugeordnet haben, so wird der im Lieferschein hinterlegte Ansprechpartner bei aktivierter Checkbox von dem in der Auftragsbestätigung eingetragenen Ansprechpartner übersteuert. Haben Sie für die Auftragsbestätigung also z.B. Marco Müller als Ansprechpartner hinterlegt und für den Lieferschein Michaela Müller eingetragen, so wird nach Aufruf der "Weiterverarbeiten zu"-Funktion Marco Müller als Ansprechpartner im Belegkopf des Lieferscheins aufgeführt.

Schaltfläche [ Belege ] - Checkbox "Zurücksetzen"

Wenn Sie anstelle eines konkreten Ansprechpartners die Standardadresse für die Ansprechpartner-Belegzuordnung gewählt haben, so können Sie die Checkbox "Zurücksetzen" anhaken. Ist diese Option aktiviert und wird z.B. eine Auftragsbestätigung zu einem Lieferschein weiterverarbeitet, so setzt das System den im Vorbeleg hinterlegten Eintrag für den Ansprechpartner zurück und zieht für den Lieferschein automatisch die Standardadresse (ohne Ansprechpartner) heran.

Register Ansprechpartner 1

Schaltfläche [ Neu ]


Wenn Sie einen neuen Ansprechpartner anlegen, werden Daten, wie z.B. die Homepage, aus der Adresse übernommen.

Schaltfläche [ Neu ] - Register "Berufliche Daten"

Im ersten Register können Sie folgende Daten hinterlegen:

Register Ansprechpartner 2

Anrede

Geben Sie hier bitte die Anrede für Ihren Ansprechpartner ein.

Vorname / Nachname

Hinterlegen Sie hier bitte den Vor- und den Nachnamen Ihres Ansprechpartners

Hauptansprechpartner

Setzen Sie hier eine Markierung, wenn es sich beim aktuell bearbeiteten Ansprechpartner um den Hauptansprechpartner handelt.

Inaktiv

Inaktive Ansprechpartner werden in Ansprechpartnerlisten grau dargestellt. Sie erhalten keine Serien-E-Mails und keine Newsletter.

Telefon / Telefon 2

Hier haben Sie die Möglichkeit, unterschiedliche Telefonnummern zu hinterlegen, unter denen Sie Ihren Ansprechpartner erreichen können.

Telefax

Hinterlegen Sie hier bitte die Faxnummer Ihres Ansprechpartners.

Mobiltelefon

Verfügt Ihr Ansprechpartner über ein Mobiltelefon, so haben Sie hier die Möglichkeit die Telefonnummer festzuhalten.

E-Mail

An dieser Stelle können Sie die E-Mail-Adresse des Ansprechpartners angeben.

Homepage

Hat Ihr Ansprechpartner eine eigene Homepage, so können Sie hier die Adresse dieser Homepage hinterlegen.

Briefanrede

Für Standardanschreiben oder Serienbriefe geben Sie hier bitte die gewünschte Briefanrede an.

Zu Händen

Geben Sie hier bitte den "Zu Händen"-Text ein, der in Ihren Briefen verwendet werden soll.

Positionstext

Zur Eingabe der Position Ihres Ansprechpartners steht Ihnen hier eine Auswahlliste zur Verfügung.

Sprache

Geben Sie hier die Sprache ein, in der Sie mit Ihrem Ansprechpartner kommunizieren möchten.

Nummer

Hier wird automatisch die nächste freie Adressnummer angezeigt. Sie besteht aus der Adressnummer,
der ausgewählten Adresse, einem Punkt und einer laufenden Nummer. Diese laufende Nummer wird für jeden neuen Ansprechpartner um eins erhöht.

Kurzbezeichnung

Geben Sie eine Kurzbezeichnung des Ansprechpartners ein.

Gruppe

Hier können Sie den Ansprechpartner einer Ansprechpartnergruppe zuordnen.

Abteilung

Für die Eingabe der Abteilung Ihres Ansprechpartners steht Ihnen hier eine Auswahlliste zur Verfügung.

Checkbox "Ansprechpartner für Mahnungen"

Bei Zahlungsverzug Ihres Geschäftspartners können Sie mit dieser Option kenntlich machen, dass der neu angelegte Ansprechpartner auch für die Mahnungserstellung der richtige Ansprechpartner ist. Als solcher wird er dann für den Mahnbeleg herangezogen. Da dieselbe Checkbox auch im Kundenstamm existiert, achten Sie bitte darauf, dass diese Information nur an einer Stelle gepflegt wird. Andernfalls ist unklar, welche Datenquelle für den Mahnbeleg herangezogen werden soll.

Schaltfläche [ Neu ] - Register "Persönliche Daten"

Dieser Dialog ist nur verfügbar beim Einsatz des Produkts myfactory.CRM.

In diesem zweiten Register zur Erfassung der Ansprechpartner können Sie nun die privaten Daten Ihrer
Ansprechpartner hinterlegen.

Hierzu gehört neben der privaten Anschrift mit Telefon- und Faxnummer auch das Geburtsdatum, das
Datum eines evtl. anstehenden Jahrestages sowie der Beruf. Darüber hinaus können Sie Angaben über
Hobbys, Spitznamen, Partner und Kinder hinterlegen.

Register Ansprechpartner 3

Schaltfläche [ Neu ] - Register "Sonstiges"

Mithilfe dieses Registers können Sie unter anderem weitere Kommunikationsoptionen für diesen Ansprechpartner erfassen.

Kommunikation 1-4 (nur verfügbar bei myfactory.CRM)

Sie haben hier die Möglichkeit, vier weitere Kommunikationstexte zu hinterlegen.

Zugriffskennzeichen

Zugriffskennzeichen werden verwendet, um Datensatzberechtigungen zu definieren.

Ressource

Hierüber können Sie Ihrem Ansprechpartner eine Ressource zuordnen, z.B. einen Mitarbeiter. Über einen entsprechenden Kalender können Sie dann die Belegung dieser Ressource verwalten und beispielsweise einsehen, ob Ihr Ansprechpartner bereits für ein bestimmtes Projekt verplant ist oder nicht.

Büro

Hier haben Sie die Möglichkeit, eine Beschreibung des Büros zu erfassen.

Autotelefon

Verfügt Ihr Ansprechpartner über ein Autotelefon, so können Sie hier die zugehörige Telefonnummer festhalten.

Vorgesetzte(r)

Das Feld ist nur verfügbar bei Einsatz vom myfactory.CRM.

Hier haben Sie die Möglichkeit, den Namen des Vorgesetzten Ihres Ansprechpartners zu hinterlegen.

Sekretär(in)

Das Feld ist nur verfügbar bei Einsatz vom myfactory.CRM.

An dieser Stelle können Sie den Namen des Sekretärs bzw. der Sekretärin Ihres Ansprechpartners vermerken.

empfohlen von

Hier können Sie die Referenz für diesen Ansprechpartner eintragen, sofern vorhanden.

Von Newsletter ausschließen

Bestimmte Ansprechpartner können vom Newsletter-Versand ausgenommen werden, sofern sie deren Erhalt nicht wünschen.

Bemerkungen

Hier haben Sie Raum für Notizen zu Ihrem Ansprechpartner.

Register Ansprechpartner 4

Schaltfläche [ Neu ] - Register "Kennzeichen"

Hier haben Sie die Möglichkeit, Kennzeichen für Ansprechpartner zu hinterlegen.

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Schaltfläche [ Neu ] - Register "Portal"

Dieses Register ist nur beim Einsatz des Produktes myfactory.eCommerce verfügbar.

Über diesen Dialog können Sie speziell dem Ansprechpartner einer Adresse einen Zugang zu Ihrem Webportal erlauben und diesen auch verwalten.

Checkbox "Portal Zugang"

Hierüber können Sie festlegen, dass der Ansprechpartner einer Adresse, z.B. der Geschäftsführer Ihres Kunden, sich an Ihrem Webportal anmelden darf.

Berechtigungsgruppe

Hiermit lässt sich Ihr Ansprechpartner einer Portal-Berechtigungsgruppe zuordnen. Beispielsweise könnte dieser der Berechtigungsgruppe "Geschäftsführer" angehören. Dementsprechend erhält der Ansprechpartner dann mehr oder weniger Zugriffsrechte auf bestimmte Bereiche des Webportals.

Schaltfläche [ Forendaten ]

Ist der Ansprechpartner im Forum Ihres Portals registriert, so können Sie hierüber dessen Forenprofil verwalten und es bei Bedarf bearbeiten.

Schaltfläche [ Kennwort setzen ]

Hinterlegen Sie hier ein Kennwort für den Zugang zum myfactory-Portal.

Schaltfläche [ Kennwort setzen und senden ]

Hierüber haben Sie die Möglichkeit, ein Portal-Kennwort an die beim Ansprechpartner unter "Berufliche Daten" hinterlegte E-Mail-Adresse zu senden. Es wird empfohlen, zuvor eine entsprechende E-Mail-Vorlage im Konfigurationsdialog des Webportals einzutragen ("Webportal / Grundlagen / Konfiguration"). Damit lässt sich dann eine "Vorlage für die Kennwortmail" definieren.

Hinweis:

Bitte achten Sie darauf, den Zugang zu Ihrem Webportal auch im "Portal"-Register des Adressstammes zu aktivieren. Dies ist Voraussetzung, um einem Ansprechpartner ebenfalls den Portal-Zugang erlauben zu können.

Register Ansprechpartner 6

Schaltfläche [ Neu ] - Register "Weitere E-Mail-Adressen"

Hier können Sie weitere E-Mail-Adressen zu dem gewählten Ansprechpartner hinterlegen. Diese stehen dann bei der E-Mail-Adressen-Suche ebenfalls zur Verfügung.

Register Ansprechpartner 7

Schaltfläche [ Neu ] - Register "Dokumente"

In diesem Register werden jene Dokumente angezeigt, die dem Ansprechpartner einer Adresse zugeordnet sind.

Register Ansprechpartner 8

Schaltfläche [ Neu ] - Register "Zuordnung"

Über dieses Register können Sie einsehen, für welche Projekte Ihr Ansprechpartner verantwortlich zeichnet und welche Verträge ihm zugeordnet sind. Die eigentliche Zuordnung der Projekte und Verträge nehmen Sie im Projektestamm ("Projekte / Projekte / Schaltfläche [ Daten ] - Ansprechpartner") bzw. über die Vertragsverwaltung ("Verkauf / Vertragsverwaltung / Verträge / Register Ansprechpartner") vor.

Register Ansprechpartner 9

Schaltfläche [ Neu ] - Register "Social"

Ist Ihr Ansprechpartner in sozialen Netzwerken wie Xing, LinkedIn oder Facebook präsent, so können Sie entweder dessen Profilname oder die zugehörige URL (beginnend mit "https") hier eintragen. Über die Plattform-Icons hinter den Eingabefeldern gelangen Sie dann zum jeweiligen Social-Network-Auftritt.

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