myfactory Online-Hilfe

Inhalt

Konfiguration


Die einzelnen Bereiche dieses Dialoges werden Ihnen in den folgenden Kapiteln erklärt.

Konfiguration 0


Basisdaten


Konfiguration 1

Länge der Sachkontennummern

Wählen Sie hier die gewünschte Länge Ihrer Sachkontennummern aus. Dadurch wird gewährleistet, dass keine Doppeleingaben der Art 0004 und 4 möglich sind.

Bereich Kostenrechnung


Konfiguration 2

Sammelkostenstelle

Wurde bei der Buchung einer Kostenposition keine Kostenstelle eingetragen, wird der Betrag der Sammelkostenstelle zugeordnet. Rechts neben der -Schaltfläche sehen Sie den Namen der Sammelkostenstelle.

Sammelkostenträger

Entsprechend der Sammelkostenstelle, wird hier der Sammelkostenträger eingetragen.

Bereich Saldenvorträge


Konfiguration 3

Gewinnvortrag/ Verlustvortrag

Tragen Sie hier Ihre Konten für die entsprechenden Vorträge ein. Das myfactory.FMS kann auf Wunsch Saldovortragsbuchungen erzeugen, damit die Eröffnungsbilanz des Folgejahres stimmig ist, werden auch Gewinn bzw. Verlust gebucht. Hierzu ist natürlich die Angabe der gewünschten Konten erforderlich.

Saldovortrag Sachkonten/ Debitoren/ Kreditoren

Damit das myfactory.FMS ordnungsgemäße Saldenvorträge erzeugen kann, geben Sie an dieser Stelle die entsprechenden Saldenvortragskonten für die drei Bereiche Sachkonten, Debitoren und Kreditoren an. Auf diese Einstellungen greift die Funktion „Jahresabschluss > Saldovorträge buchen“ zu.

Bereich Buchungserfassung


Die folgenden Einstellungen beeinflussen die Buchungserfassung, haben also unmittelbare Auswirkung auf Ihre tägliche Arbeit. Diese Einstellungen können Sie jederzeit Ihren Bedürfnissen anpassen.

Konfiguration 4

Layout Buchungserfassung

Mit dieser Auswahlbox können Sie die individuelle optische Gestaltung der Buchungserfassung beeinflussen. Neben der gewohnten Standardansicht stehen Ihnen hier sechs weitere Layout-Versionen zur Verfügung. Diese unterteilen sich in eine vertikale und eine horizontale Ausrichtung. Innerhalb der jeweiligen Ausrichtung können Sie noch die Anordnung bzw. Reihenfolge der Eingabefelder "Belegnummer" sowie "Konto Soll" und "Konto Haben" festlegen.

Konfiguration 5

Position der Buchungsliste

Mit dieser Option können Sie die Anordnung der einzelnen Dialogbereiche in der Buchungserfassung verändern. Standardmäßig ist die Listendarstellung mit den Buchungsdatensätzen in der Mitte zwischen dem Kopf- und dem Erfassungsbereich angeordnet. Sie haben aber auch die Möglichkeit, die Buchungsliste ganz unten zu positionieren. In diesem Fall wird der Erfassungsbereich mittig dargestellt und folgt auf den Kopfbereich.

Buchungsdetaillisten anzeigen

Wenn Sie diese Checkbox aktiviert haben, werden Ihnen unterhalb des Erfassungsbereichs - je nach Vorhandensein - detaillierte Informationen zu einem einzelnen markierten Buchungssatz angezeigt. Dies umfasst Informationen zu Splitbuchungen, Kostendatensätzen sowie Offen Posten.

Konfiguration 6

Vorschlag für OP-Ausgleich

Hier haben Sie die Auswahl aus folgenden Möglichkeiten:

Konfiguration 7

Wird in der Buchungserfassung eine Zahlung erfasst, versucht das Programm gemäß der hier eingetragenen Vorgabe einen Zuordnungsvorschlag zu offenen Posten zu treffen. Die Bedeutung der Einträge im Einzelnen:

Belegnummer 1, Fälligkeit: Wurde in der Buchungserfassung eine „Belegnummer 1“ eingetragen, versucht das Programm zunächst die Belegnummer innerhalb der offenen Posten zu finden. Ist die Suche erfolgreich, wird der Zahlbetrag diesem OP zugeordnet. Kann keine Übereinstimmung gefunden werden, wird der Betrag nach Fälligkeit auf die OPs verteilt, d. h. zunächst wird der älteste OP bedient, danach der zweitälteste usw. bis der Zahlbetrag aufgebraucht ist.

Belegnummer 2, Fälligkeit: Hier wird das gleiche Verfahren wie unter „Belegnummer 1, Fälligkeit“ angewendet, nur dass hier das Feld „Belegnummer 2“ zur Suche in den OPs herangezogen wird.

Belegnummer 1, Manuell: Ist die Suche nach Belegnummer 1 in den OPs erfolglos, erfolgt die Zuordnung manuell, d. h. der Betrag wird nicht als Zuordnungsvorschlag auf die OPs verteilt.

Belegnummer 2, Manuell: Gleiches Verfahren wie unter „Belegnummer 1, Manuell“, nur wird hier nach Belegnummer 2 gesucht.

Fälligkeit: Es erfolgt keine Suche nach Belegnummer, der Zahlungsbetrag wird direkt den OPs gemäß Fälligkeit zugeordnet. Zuerst wird der älteste OP bedient, dann der zweitälteste usw. bis der Betrag aufgebraucht ist.

Manuell: Die Zuordnung des Zahlbetrages erfolgt grundsätzlich manuell.

Betrag: Die Zuordnung des Offenen Postens erfolgt anhand des Buchungsbetrages.

Betrag, Fälligkeit: Kann die Zuordnung nicht über den Betrag erfolgen, wird zunächst der älteste Offene Posten bedient usw. bis der Zahlbetrag aufgebraucht wurde.

Beachten Sie!

Es handelt sich hier lediglich um einen Zuordnungsvorschlag. Diesen Vorschlag können Sie bei jeder Buchung manuell übersteuern.


OPs aller Betriebsstätten vorschlagen

Verwalten Sie mehrere Betriebsstätten in denen fakturiert wird, die Buchhaltung selbst aber zentral in einer Betriebsstätte bearbeitet wird, setzen Sie diesen Haken. Somit zeigt Ihnen die Buchungserfassung bei einem OP-Ausgleich auch alle OPs der anderen Betriebsstätten an. So können Sie auch OPs aus der Betriebsstätte 2 ausgleichen usw.

Beachten Sie!

Der Buchungssatz wird der Betriebsstätte zugeordnet, in der auch die Buchung erfolgte, der OP-Ausgleich erfolgt immer in der Betriebsstätte, in der der OP angelegt wurde. Wenn Sie mit dieser Funktion arbeiten, achten Sie z. B. bei der Auswertung „Kontenblatt“ darauf, dass Sie auch den Haken „Alle Betriebsstätten“ gesetzt haben. Andernfalls werden Ihnen hier die Buchungssätze der anderen Betriebsstätten nicht angezeigt.


Belegnummer vorschlagen

Hier haben Sie die Möglichkeit, die Belegnummer für die aktuelle Sitzung oder Sitzungsübergreifend vorschlagen zu lassen.

Leer: Es wird keine Belegnummer vorgeschlagen.

Aktuelle Sitzung: Ist diese Option aktiviert, werden die Belegnummern in der Buchungserfassung fortlaufend hochgezählt. Das myfactory.FMS beginnt die Zahlung immer bei der zuletzt eingetragenen Belegnummer innerhalb der Buchungssitzung.

Sitzungsübergreifend: Bei dieser Option wird die Belegnummer fortlaufend um eins erhöht, auch wenn Sie eine neue Buchungssitzung beginnen.

Keine Änderungen verarbeiteter Buchungen

Je nach firmeninternen Vorgaben oder persönlicher Präferenz lässt sich hier einstellen, ob Änderungen an verarbeiteten Buchungen möglich sein sollen. Im Zusammenhang mit Berechtigungen, kann hierüber verhindert werden, dass jeder Änderungen an Dialogbuchungen vornimmt.vDiese Einstellung hat keinen Einfluß auf das Verhalten nach dem Journalisieren einer Buchungssitzung.

Buchungsschablone ausblenden

Möchten Sie nicht durch die Möglichkeit, der manuellen Auswahl einer Buchungsschablone abgelenkt werden, dann können Sie dieses Feld in der Buchungserfassung ausblenden. Es wird nur jenes Feld ausgeblendet, die Finanzbuchhaltung benötigt die Buchungsschablonen jedoch im Hintergrund weiterhin. Durch das Ausblenden haben Sie auch nicht mehr die Möglichkeit Schleppfelder zu verwenden.

Leere Buchungen beim Journalisieren löschen

Wenn Sie diese Auswahl treffen, werden leere Buchungen beim Journalisieren automatisch gelöscht.

Automatische OP-Suche

Hier bestimmen Sie, wie die Suche aus dem Feld „Belegnummer 1“ und „Belegnummer 2“ funktioniert.

Keine: Die automatische OP-Suche steht nicht zur Verfügung.

OP-Nummer beginnt mit: Die gesuchte OP-Nummer beginnt mit den eingetragenen Suchzeichen.

OP-Nummer enthält: die eingetragenen Suchzeichen sind an beliebiger Stelle der OP-Nummer (empfohlen).

Beachten Sie!

Ist die OP-Suche aktiviert, geben Sie mit „+“ an, dass Sie nach einem Debitoren-OP suchen. Mit „-“ vor den Suchzeichen suchen Sie nach einem Kreditoren-OP.
Beispiel: +4 findet z. B. die OPs RG090004, RG090014; RG 090411.
Ist der Suchbegriff eindeutig, wird der OP direkt ausgewählt und die entsprechenden Felder vorbelegt, andernfalls wird Ihnen eine Auswahl angeboten.


Bankkonto für automatische OP-Suche

Das hier eingetragene Konto wird als Gegenkonto für den OP-Ausgleich bei der OP-Suche verwendet.

Belegdatum als Buchungsdatum verwenden

Wenn Sie diese Auswahl vornehmen wird das Belegdatum als Buchungsdatum verwendet. Ausnahme ist die Übergabe aus dem ERP-Bereich. Hier wird immer das Buchungsdatum verwendet, damit dieses gleichlautend zum Bereich ERP ist.

Geänderten Buchungstext bei Schablonenwechsel beibehalten

Üblicherweise wird der Buchungstext beim Wechsel der Schablone mit dem Buchungstext der neuen Schablone überschrieben. Haben Sie jedoch diesen Haken gesetzt und den Buchungstext angepasst, bleibt der Text auch nach Wechsel der Schablone bestehen.

Vorschlag für OP-Anlage

Hierüber bestimmen Sie, welche Belegnummer (1 oder 2) für die Anlage eines OPs vorgeschlagen werden soll. Sie haben die Wahl entweder Belegnummer 2 und falls diese Leer ist Belegnummer 1 zu verwenden oder umgekehrt.

Präfix für Umschalten der Kontenarten verwenden

Hierüber haben Sie in der Buchungserfassung eine komfortable Möglichkeit die Kontenart (Sachkonto, Debitor, Kreditor) direkt aus dem Feld Konto zu wechseln. Tragen Sie 1- ein, springt die Auswahl auf Sachkonto und die Eintragung 1- wird aus dem Feld entfernt, Sie können also direkt die Sachkontonummer eintragen. 2- wechselt zu Debitor, 3- zu Kreditor.

Zuordnung Präfix zu Kontenarten

Mit dieser Option können Sie die standardmäßige Zuordnung der Zahlenpräfixe zu den jeweiligen Kontenarten bei Bedarf verändern. Eine weitere Zuordnungsmöglichkeit besteht darin, einem Debitoren den Präfix 1- und einem Kreditoren den Präfix 2- zuzuweisen. Einem Sachkonto ist dementsprechend der Präfix 3- zugeordnet.

Kombinierte Kontenarten- und Konteneingabe verwenden

Das Anhaken dieser Checkbox bewirkt, dass das Kontenartenpräfix direkt zusammen mit der jeweiligen Kontonummer in ein Kontenfeld eingegeben werden kann. Dies beinhaltet, dass Sie das Minuszeichen hinter dem Zahlenpräfix weglassen können.

Beispiel:
Die Kontenart ist auf "Debitor" eingestellt, Sie möchten aber zum Sachkonto "Kasse" wechseln. Zu diesem Zweck tippen Sie bei standardmäßiger Präfixzuordnung (1-Sachkonto, 2-Debitor, 3-Kreditor) bitte die Zahlenfolge "11000" in das Kontenfeld ein. Dabei steht die 1 für das Sachkonto und die 1000 für das Kassenkonto. Möchten Sie nun erneut zur Kontenart "Debitor" wechseln und dabei auch gleich das Debitorenkonto des Kunden Müller hinterlegen, so geben Sie in das Kontenfeld bitte "200001" ein.

Bei kombinierter Kontenarten- und Konteneingabe Nummern ergänzen.

Wenn Sie diese Checkbox anhaken, so wird Ihre Eingabe bei Nutzung der kombinierten Kontenarten- und Konteneingabe auf der rechten Seite automatisch mit Nullen aufgefüllt.

Beispiel:
Wenn Sie zum Sachkonto "Bank" (1200) wechseln wollen, so müssen Sie lediglich die Ziffern 112 eingeben. Die fehlenden Nullen werden in diesem Fall dann automatisch hinzugefügt. Das erspart Ihnen Tipparbeit.

Standardbuchungsjournal

Üblicherweise arbeitet man nur mit einem Buchungsjournal. Damit Sie dieses z. B. beim Anlegen einer Buchungssitzung nicht immer wieder eintragen müssen, können Sie das Journal hier vorbelegen.

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