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Buchungen importieren


Über diesen Dialog können Sie SNC-Buchungen in die myfactory einlesen und importieren. Die zu importierenden Dateien sollten möglichst im DIF-Format (Data Interchange Format) vorliegen.

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Bezeichnung

Bevor das eigentliche Einlesen erfolgt, werden zunächst Buchungssitzungen für die Importe eingerichtet. Diese lassen sich beliebig benennen, sind für die SNC-Übergabe standardmäßig aber bereits nach dem Schema "Buchungsimport [Benutzerbezeichnung] - [Datum] [Uhrzeit]" vorbelegt.

Anlage der Buchungen in Buchungsperiode abhängig von:

Mit dieser Option legen Sie fest, in welcher Buchungsperiode die importierten SNC-Buchungen angelegt werden sollen. Dies können Sie entweder vom Rechnungs- oder vom Wertstellungsdatum eines Offenen Postens abhängig machen.

Journal

Hier geben Sie das Buchungsjournal an, in das Sie die importierten Buchungen eintragen möchten. Auch dieses Feld ist für die SNC-Übergabe bereits vorbelegt. Als Standardjournal wird hier das Hauptjournal vorgeschlagen.

Unbekannte Kunden-/ Lieferantennummer in myfactory-Nummer konvertieren

Wenn Sie diese Checkbox anhaken, werden die aus der SNC-Datei importierten Debitoren- bzw. Kreditorennummern (10-stellig; z.B.: 0000100000) automatisch auf die in der myfactory übliche Nummernformatierung für Kunden- bzw. Lieferantennummern (standardmäßig: Präfix + 5-stellige Nummer; z.B.: D00001) angepasst und entsprechend zugeordnet. Dies erspart Ihnen eine zeitaufwendige manuelle Zuordnung - vorausgesetzt, die Daten in Ihrer SNC-Importdatei sind sauber formatiert (siehe Hinweisblock unten).

Wenn Sie die Checkbox nicht anhaken, werden die Daten zwar importiert und in die Debitoren- bzw. Kreditorentabelle ("Grundlagen" / "Debitoren bzw. Kreditoren") eingetragen, die Zuordnung der SNC-Nummern zu den myfactory-Nummern muss dann allerdings manuell erfolgen.

Numerische Formatierung für die Konvertierung einer SNC-Nummer in eine myfactory-Nummer:

Bitte beachten Sie, dass im Dialog "Stammdaten / Grundlagen / Allgemein / Nummernformatierung" eine numerische Formatierung für Kunden- bzw. Lieferantennummern konfiguriert sein muss. Anhand dieser Nummernformatierung prüft die myfactory-Logik beim Import, ob eine passende myfactory-Kunden-/Lieferantennummer im System gefunden werden kann. Wenn Sie für die Kundennummernformatierung z.B. den Präfix D mit 5 nachfolgenden Ziffern konfiguriert haben, so zieht die Anwendung die ersten 5 Stellen der 10-stelligen SNC-Kundennummer heran und schneidet die letzten 5 Stellen auf der rechten Seite ab. Voraussetzung dafür ist, dass es sich bei den letzten Ziffern ausschließlich um Nullen handelt. Andernfalls ist kein korrekter SNC-Datenimport möglich.

Beispiel der Nummernformatierung für die Konvertierung einer SNC-Kundennummer in eine myfactory-Kundennummer:

Präfix = D und Anzahl Stellen nach dem Präfix = 5
=> aus der SNC-Kundennummer 0000100000 wird 00001 bzw. D00001.

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Unbekannte Erlös-/ Aufwandskontonummer in myfactory-Sachkontonummer konvertieren

Wenn Sie diese Checkbox anhaken, werden die aus der SNC-Datei importierten Erlös- bzw. Aufwandskontonummern automatisch auf die in der myfactory gebräuchlichen Erlös- bzw. Aufwandskontonummern angepasst und zugeordnet. Dies erspart Ihnen eine zeitaufwendige manuelle Zuordnung der Sachkontonummern. Voraussetzung dafür ist, dass die Daten in Ihrer SNC-Importdatei sauber formatiert sind.

Wenn Sie die Checkbox nicht anhaken, werden die Daten zwar importiert und in die Erlöscodetabelle ("Grundlagen / Erlöscodetabelle") eingetragen, die Zuordnung der SNC-Nummern zu den myfactory-Nummern muss dann allerdings manuell erfolgen.

Beispiele für die Anpassung der SNC-Erlös-/Aufwandskontonummern in der Import-Datei:

Die in der SNC-Importdatei vorhandenen Sachkontonummern werden stets mit der in der myfactory vorgegebenen Sachkontenlänge abgeglichen. In der Regel sind die Erlös-/Aufwandskontonummern in der Sage New Classic 10 Zeichen lang. Hiervon kann es allerdings Ausnahmen geben. Besitzen die Sachkonten in der myfactory z.B. 4 Stellen, so können die folgenden Szenarien auftreten:

Beispielsweise könnte eine SNC-Sachkontonummer in der Importdatei weniger als 4 Stellen haben: In diesem Fall würde die myfactory die fehlenden Nullen vorne oder hinten noch anfügen (25 wird dann z.B. in das myfactory-Sachkonto 2500 konvertiert.)

Für gewöhnlich hat ein SNC-Sachkonto jedoch mehr als 4 Stellen, sodass die myfactory in diesem Fall führende oder abschließende Nullen automatisch abschneidet (25910000 wird dann z.B. zu 2591; 00002591 wird ebenfalls zu 2591)

Wenn ein SNC-Sachkonto mehr als 4 Stellen und keinerlei führende oder abschließende Nullen besitzt (z.B. 12345678), so kann die myfactory keine automatische Anpassung vornehmen und die Zuordnung zu einer myfactory-Sachkontonummer muss manuell im Dialog "Kontenzuordnung" (siehe Kapitel Erlöscodetabelle) erfolgen.

Schaltfläche [ Importieren ]

Mit Klick auf die [ Importieren ]-Schaltfläche leiten Sie den eigentlichen Importvorgang ein. Nachdem Sie eine Importdatei von der lokalen Festplatte ausgewählt haben, können Sie den Vorgang per Klick auf den [ OK ]-Button abschließen. Die SNC-Datei ist nun importiert.

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Hinweis:

Bei einigen zu importierenden SNC-Buchungssätzen kann es vorkommen, dass die zugehörige Währung mit sechs (z.B. EUREUR) statt mit drei Stellen (z.B. EUR) übergeben wird, da sowohl die Belegwährung als auch die Eigenwährung der SNC-Anwendungsdatenbank übertragen wird. Anders als in früheren Versionen des SNC-Buchungsimports führt dies nun nicht mehr zu einer Fehlermeldung beim Importieren der SNC-Datei. Daher stellt der Import sechsstelliger Währungszeichenketten inzwischen kein Problem mehr da und kann problemlos durchgeführt werden.



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