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Meine Postfächer


Über diesen Dialog werden die eigenen Postfächer administriert. Im Standardumfang der myfactory können Sie sowohl POP3- als auch IMAP-Konten erstellen und verwalten. Wir empfehlen Ihnen den Einsatz des IMAP-Protokolls.

Vorteile von IMAP gegenüber POP3


Das IMAP-Protokoll hat gegenüber dem als veraltet geltenden POP3-Protokoll folgende Vorteile:

  • Die originalen E-Mails verbleiben nach ihrem Abruf stets auf dem Server und werden für gewöhnlich nicht lokal auf dem Rechner gespeichert.
  • Es werden nur E-Mail-Kopien heruntergeladen; über einen Index erkennt das Protokoll, welche E-Mails bereits heruntergeladen wurden und welche nicht.
  • E-Mails können über IMAP mit mehreren Endgeräten gleichzeitig abgerufen werden; somit verfügen Sie überall über denselben Datenbestand.
  • Mit IMAP lassen sich Ordnerstrukturen im Postfach auf dem Server anlegen.
  • Auch das Erstellen eines Postausgangs bzw. eines "Gesendet"-Ordners auf dem Server ist möglich; im myfactory-Client gesendete Nachrichten sind somit etwa auch auf Ihrem Smartphone sichtbar.
  • Daten können in beide Richtungen synchronisiert werden; der Client kann nicht nur Informationen vom Mailserver "abholen", sondern umgekehrt auch Daten zum Server "senden". Beispielsweise wird das Verschieben von E-Mails in einen anderen Ordner der Ordnerstruktur stets mit dem Server abgeglichen.
  • Der Lesestatus ("E-Mail gelesen / ungelesen") lässt sich ebenfalls synchronisieren.

Der Dialog unterteilt sich in zwei Bereiche: Oben finden Sie allgemeine Informationen zum Benutzer (1). Diese werden nur angezeigt und können nicht bearbeitet werden. Im unteren Bereich finden Sie in drei Register getrennt die Verwaltung der Postfächer, die Konfiguration zur Kontaktanlage sowie den Dialog zur Vergabe von Berechtigungen(2).

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Im ersten Register ("Allgemein") sehen Sie alle Posteingangs- und Postausgangsfächer, die dem Benutzer zugeordnet sind. Über die Schaltfläche [ Neu ] lassen sich weitere Postfächer erstellen. Gegebenenfalls können Sie hier auch Postfächer für gelöschte E-Mails bzw. Entwürfe anlegen. In der Regel werden diese jedoch vom System erzeugt.

Meine Postfächer 1


Nachdem Sie zunächst aufgefordert werden, einen Namen für Ihr neues Postfach zu vergeben, gelangen Sie schließlich zu den Postfacheigenschaften. Hier lässt sich dessen Konfiguration vornehmen. Haben Sie die zu Ihrem E-Mail-Konto gehörenden Daten eingegeben, können Sie über die [ Prüfen ]-Schaltfläche kontrollieren, ob Ihr IMAP- bzw. POP3-Postfach richtig konfiguriert ist. Dazu öffnet sich ein neues Fenster, in dem Sie die Überprüfung mit einem Klick auf die [ Starten ]-Schaltfläche initiieren. Alternativ finden Sie die [ Prüfen ]-Schaltfläche auch im Hauptdialog - und zwar neben den Buttons zum Anlegen neuer Posteingangsfächer.

Meine Postfächer 2

Eine erfolgreiche Prüfung sieht wie folgt aus:

Meine Postfächer 3

Wurde beispielsweise ein fehlerhaftes Kennwort angegeben und die Konfigurationsprüfung war dementsprechend nicht erfolgreich, so erhalten Sie die folgende Meldung:

Meine Postfächer 4

Sofern Sie sich nicht gerade im Konfigurationsdialog befinden, können Sie entsprechende Änderungen und Korrekturen an den Postfachdaten jederzeit vornehmen, indem Sie bei dem betreffenden Postfach auf die Detail-Schaltfläche [ ... ] klicken. Im sich daraufhin öffnenden "Bearbeiten"-Dialogfenster lassen sich dann die Postfachdetails anwählen, die Sie zu den Konfigurationsoptionen führen.

Meine Postfächer 5

Neben dem "Allgemein"-Register findet sich das Register "Kontaktanlage". Hier legen Sie je Postfach fest, ob beim Speichern von Nachrichten automatisch Kontakte (im Sinne von Kommunikation, also z.B. eine per E-Mail verschickte Einladung) angelegt werden oder nicht.

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Im nachfolgenden Register lassen sich für jedes Postfach Berechtigungen vergeben. Hier können Sie definieren, welche Rechte für welchen Benutzer bzw. für welche Benutzergruppe standardmäßig gelten sollen.

Meine Postfächer 7


Diese Berechtigungen beziehen sich dann auf jene E-Mails, die als Berechtigungseinstellung "Standard" haben. In dem Fall liest die myfactory also die in diesem Register hinterlegten Informationen aus und wendet sie entsprechend an.

Meine Postfächer 8

Schaltfläche [ Ordnerstruktur ]

Über diese Schaltfläche definieren Sie die Ordnerstruktur innerhalb Ihrer Postfächer.

Schaltfläche [ Neuer Ordner ]

Legen Sie hier neue Ordner zur Strukturierung Ihrer E-Mails / Postfächer an.

Meine Postfächer 9


Shared-Mailbox-Zugang (Exchange) über IMAP einrichten


Wenn Sie in Ihrem Unternehmen ein Outlook-Konto in Office 365 nutzen und Ihren Mitarbeitern per IMAP Zugang zu einem darauf eingerichteten freigegebenen Postfach (Shared Mailbox) erteilen möchten, so ist dies beispielsweise mit der nachfolgenden Shared-Mailbox-Konfiguration möglich:
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In diesem Beispiel soll der Mitarbeiter „Anton Schneider“ Zugriff auf ein gemeinsames Support-Postfach erhalten. Dazu geben Sie im Feld „Kennung“ eine Zeichenkette nach dem Muster „Benutzername\Shared-Mailbox-Adresse“ ein. Bitte beachten Sie, dass der Benutzername in diesem Fall die E-Mail-Adresse des jeweiligen Mitarbeiters sein muss. Als Kennwort verwenden Sie das zum Benutzernamen gehörende Passwort.

Die Nutzung des Ports 993 signalisiert dem Exchange-Server, dass die Software mit ihm eine per SSL respektive TLS verschlüsselte Verbindung aufbauen möchte. Als Authentifizierungsmethode akzeptiert Office 365 zwar „Cleartext“, die Auswahl „Auto“ führt jedoch nicht zum Erfolg. Im Feld für die Postfachprüfung geben Sie erneut die E-Mail-Adresse der Shared Mailbox an.

Ist alles korrekt konfiguriert, kann der Benutzer „Anton Schneider“ mit seinen persönlichen Zugangsdaten künftig nicht nur auf die an seine eigene E-Mail-Adresse aschneider@myfactory.exp gesendeten Nachrichten zugreifen, sondern auch auf die an support@myfactory.com geschickten E-Mails.

Tipp

Je nachdem, welchen Aliasnamentyp (Konfiguration) Sie verwenden, können Sie alternativ zur vollständigen E-Mail-Adresse auch den zur jeweiligen Adresse hinterlegten Namen oder die Kurzbezeichnung als „Shared-Mailbox“-Adresse im Feld „Kennung“ angeben. In diesem Fall wären das also beispielsweise aschneider@myfactory.exp\support (bei Aliasnamentyp: Name) oder aschneider@myfactory.exp\sup, (bei Aliasnamentyp: Kurzbezeichnung).

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