myfactory Online-Hilfe

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Über die Schaltfläche "Details" hinterlegen bzw. editieren Sie für jedes Postfach Informationen zu den Server-Zugangsdaten und den Sicherheitseinstellungen.

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Die Dialoge sind abhängig vom jeweiligen Typ des Postfachs.

Die myfactory unterscheidet zwischen den folgenden fünf Postfachtypen:
  • Posteingang POP3
  • Posteingang IMAP
  • Posteingang (bei Masterpostfächern)
  • Postausgang
  • Ordner: "Gelöschte" / "Entwürfe"

Posteingang POP3


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Berechtigungsgruppe für Anhänge

Dokumenten, die als E-Mail-Anhänge über diesen Posteingang in die myfactory gelangen, wird die hier hinterlegte Berechtigungsgruppe zugeordnet, die dann lesend auf die Anhänge zugreifen kann.

Postfach automatisch abrufen

Postfächer können über den Timerdienst automatisch abgerufen werden. Nähere Informationen zum Thema "Timerdienst" entnehmen Sie bitte dem Hilfekapitel E-Mail-Postfach anlegen.

Tritt beim Abrufen eines Postfachs ein Problem auf, so wird daraufhin automatisch eine Aufgabe erzeugt. Bei privaten Postfächern wird diese Aufgabe dem Eigentümer des Postfachs zugeordnet. Bei öffentlichen Postfächern erhält der Administrator die Aufgabe.

Der Aufgabentext lautet "Das Postfach 'Postfachname' kann nicht abgerufen werden". Der Aufgabentext beinhaltet eine detaillierte Fehlerbeschreibung. Außerdem verlinkt die Aufgabe auf die Eigenschaften des Postfachs. Wenn das Postfach über einen längeren Zeitraum fehlerhaft ist und somit nicht abgerufen werden kann, so wird das jeweilige Fälligkeitsdatum der Aufgabe mit jedem fehlerhaften Abruf aktualisiert. Hat sich das Abrufproblem automatisch erledigt, wird die Aufgabe wieder gelöscht.

E-Mails vom Server löschen

Ist diese Option gesetzt, so werden die E-Mails nach dem Übertragen in die myfactory und dem damit einhergehenden Speichern im Client vom Server-Postfach gelöscht.

Hinweis

Diese Einstellung bezieht sich nicht auf E-Mails, die bereits in die myfactory abgerufen wurden. Wird die Option also nicht direkt bei der Einrichtung, sondern zu einem späteren Zeitpunkt gesetzt, müssen die bereits abgerufenen E-Mails auf dem Server manuell gelöscht werden. Wird dies nicht getan, so wird bei jedem E-Mail-Abruf erneut geprüft, ob die Nachrichten schon in der myfactory vorhanden sind. Dies geht dann allerdings zu Lasten der Performance.


E-Mail ungeprüft abrufen

Ist diese Option nicht gesetzt, so wird beim Abrufen der E-Mails zunächst der E-Mail-Header abgerufen. Mit diesem Header wird geprüft, ob die E-Mail schon im System vorhanden ist und die Größe der E-Mail die hinterlegte Größenbeschränkung nicht überschreitet. Ist dies nicht der Fall, so wird die komplette E-Mail abgerufen.

Ist diese Option gesetzt, entfällt die Prüfung. Die E-Mail wird sofort komplett abgerufen. Erst dann wird geprüft, ob die E-Mail schon im System vorhanden ist.
Ist die Option "E-Mails vom Server löschen" aktiviert, so kann die Option jedoch gesetzt werden, da eine E-Mail in diesem Fall ohnehin nur einmal abgerufen wird. Hat man jedoch eine Größenbeschränkung für den Abruf von E-Mails hinterlegt, so hätte dies bei einer zu großen Nachricht zur Folge, dass diese komplett abgerufen, dann aber wegen der Größenprüfung nicht abgespeichert werden würde. Beim nächsten Abruf würde die zu große E-Mail schließlich wieder vollständig abgerufen.

Diese Option "E-Mail ungeprüft abrufen" sollte gesetzt werden, wenn der genutzte POP3-Server die Eigenschaft hat, E-Mails, die die myfactory zwecks Abruf zum ersten Mal elektronisch geöffnet und geprüft hat, automatisch in einen anderen Ordner zu verschieben. In diesem Fall könnten E-Mails ohne die gesetzte Option nicht abgerufen werden.

Postfach wird zur Zeit abgerufen

Diese Checkbox ist zum Zeitpunkt des E-Mail-Abrufs im aktuellen Postfach aktiv. Sollten dabei Probleme auftreten, kann der Abruf durch Entfernen des Checkbox-Hakens abgebrochen werden. Die Checkbox kann nicht manuell gesetzt werden. Nach max. 30 Minuten wird diese Sperre jedoch automatisch wieder aufgehoben.

Letzte Dauer des Abrufs

Zu Kontrollzwecken wird hier angezeigt, wie lange der letzte Abruf des Postfachs dauerte.

(Masterpostfach) Verwenden

Hiermit werden sog. "Catch-All"-Postfächer gekennzeichnet.
Alle E-Mails, die an eine bestimmte Adresse bzw. "Domain" gesendet werden, werden hieraus abgerufen und wenn möglich auf die entsprechenden Posteingangspostfächer verteilt.

Die Vorgehensweise ist dabei wie folgt:

  • Im ersten Schritt wird geprüft, ob die Domain der Empfänger-E-Mail-Adresse korrekt ist oder durch eine Umleitung, die beim Masterpostfach hinterlegt ist, geändert werden muss. (Beispiel: xyz@myfactory.abc wird zu xyz@myfactory.exp).
  • Dann wird geprüft, ob die E-Mail einem vorhandenen Posteingangspostfach zugeordnet werden kann.
  • Danach wird geprüft, ob der vordere (lokale) Teil der Empfänger-E-Mail-Adresse korrekt ist oder aber durch eine Einzelpostfach-Umleitung zu ändern ist (Beispiel: sys.admin@myfactory.exp wird zu sysadmin@myfactory.exp). Auch in diesem Fall wird anschließend nach einem vorhandenen, passenden Posteingangspostfach gesucht.
  • Es wird dann geprüft, ob die E-Mail-Adresse, an die gesendet wurde, einem Mitarbeiter zugeordnet ist. Wenn ja, wird die E-Mail in das Posteingangspostfach verschoben, falls dieses vorhanden ist. Ist es nicht vorhanden wird es zuerst angelegt.
  • Im nächsten Schritt wird geprüft, ob die E-Mail-Adresse bei einem Verteiler hinterlegt ist. Ist dies der Fall, wird die E-Mail in das Posteingangspostfach des Verteilers verschoben. Ist das Posteingangspostfach noch nicht vorhanden, wird dieses angelegt und dem Verteiler zugeordnet.

Unbekannte Adressen nicht speichern

E-Mails, die nicht zugeordnet werden konnten, verbleiben im Masterpostfach, wenn diese Option nicht gesetzt ist.

Ausnahmen

Hier können Ausnahmen für E-Mail-Adressen definiert werden, die trotz gesetzter Option "Unbekannte Adressen nicht speichern" gespeichert werden sollen (Beispiel: @myfactory.com bedeutet, dass alle E-Mails, die an …@myfactory.com gesendet wurden, gespeichert werden sollen.)

Schaltfläche "Vorlage"

Zur einfacheren Konfiguration können Sie hier eine Konfigurationsvorlage für ein POP3–Konto wählen.

Posteingang IMAP


Detaillierte Informationen zur Einrichtung eines IMAP-Posteingangs finden Sie im Hilfekapitel E-Mail-Postfach anlegen. Weiterführende Informationen zum IMAP-Protokoll sowie zu seinen Vorzügen bietet das Kapitel Meine Postfächer.

Posteingang


Hinweis

Postfächer mit dem Typ "Posteingang" besitzen anders als IMAP- und POP3-Postfächer keine eigene Abruflogik und werden automatisch durch ein Masterpostfach angelegt. Letzteres leitet die für diesen Posteingang gedachten Nachrichten dann automatisch weiter.


Postausgang


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E-Mail

Hinterlegen Sie die zugeordnete E-Mail-Adresse, unter der Sie senden.

SMTP Server, Port

Hinterlegen Sie hier die Informationen, um über einen abweichenden SMTP-Server zu senden.

Ermittlung des SMTP-Servers, über den versendet werden soll

Beim Versand von E-Mails erfolgt die Ermittlung des SMTP-Servers, über den versendet werden soll, nach folgender Reihenfolge:
  1. Myfactory-intern wird zunächst kontrolliert, ob bei Ihrem persönlichen SMTP-Postausgangspostfach SMTP-Serverdaten hinterlegt sind. Diese können Sie über den Dialog "Meine Postfächer" (siehe Meine Postfächer) eintragen. Die Systemlogik sucht dort als erstes nach den Konfigurationsdaten (Benutzereinstellung).
  2. Ist unter "Kommunikation / Grundlagen / Konfiguration" (Konfiguration) im Register "Ausgangspostfach" ein SMTP-Server hinterlegt, so wird dieser herangezogen (Unternehmenseinstellung).
  3. Ist in der Registry ein Eintrag hinterlegt, so wird dieser genutzt (Instanz-bezogene Einstellung).
  4. Ist auch dort nichts hinterlegt, so werden Ihre E-Mails über den Standard-SMTP-Server (SMTP-E-Mail auf dem IIS) versendet.

Hinweis:

Einige Provider geben in ihren Konfigurationsdaten zur Einrichtung des SMTP-Postausgangsservers die Nutzung des TCP-Ports 465 für einen mit TLS verschlüsselten E-Mail-Transport vor (SMTPS). Allerdings kann es passieren, dass die gesendeten E-Mails dann nicht beim Empfänger ankommen. Für diesen Fall sollten Sie als Alternative den Port 587 verwenden - beispielsweise dann, wenn Sie Microsoft Exchange einsetzen.

Kennung, Kennwort, Domäne

Hinterlegen Sie hier die zugehörigen Zugangsinformationen.

Checkbox "Verschlüsselung (STARTTLS)"

Anhand dieser Option lässt sich eine TLS-verschlüsselte SMTP-Kommunikation mit dem Mail-Server des Empfängers einleiten. Wie bei SMTP-Postfächern üblich, wird hier ausschließlich die sogenannte "explizite Verschlüsselung" unterstützt, d.h. der Client muss die Verschlüsselung explizit vom Server anfordern. Der standardmäßige Port für STARTTLS ist 25.

Checkbox "SSL-Zertifikat nicht überprüfen"

In bestimmten Konstellationen kann es beispielsweise vorkommen, dass ein selbst erstelltes SSL-Zertifikat auf dem Mail-Server (des Empfängers) eingesetzt wird, bei dem eine SSL-Zertifikatsprüfung zu keinem positiven Ergebnis führen würde. In solchen Fällen lässt sich die SSL-Zertifikatsprüfung deaktivieren.

Gesendet-Postfach vom IMAP-Server

Diese Einstellung können Sie verwenden, wenn Sie Ihre gesendeten E-Mails auch in der Ordnerstruktur Ihres IMAP-Servers ablegen möchten. Wählen Sie hier kein Gesendet-Postfach aus, speichert die myfactory Ihre Nachrichten in einem lokal angelegten Postausgang ab. Der Nachteil daran ist, dass Sie Ihre gesendeten E-Mails dann beispielsweise nicht mit der Mail-App Ihres Smartphones einsehen können.

Schaltfläche [ Vorlage ]

Hier können Sie eine SMTP-Vorlage auswählen, wenn Sie über einen abweichenden SMTP-Server versenden möchten.

Ordner: "Gelöschte" / "Entwürfe"


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