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Konfiguration


Die in diesem Konfigurationsdialog getroffenen Einstellungen gelten unternehmensweit. Einige Einstellungen können auch benutzerdefinierte Konfigurationen übersteuern.

Register "Allgemein"


In diesem Register können die unternehmensweit gültigen Konfigurationseinstellungen für den E-Mail-Versand und -Empfang bearbeitet werden.

Konfiguration 0

Max. Größe für E-Mail-Eingang (MB)


In diesem Feld kann die maximale Größe von Dateianhängen festgelegt werden, die bei einem E-Mail-Abruf importiert werden.

Hinweis: Systembedingte Vorgabe

Unabhängig von der hier eingestellten maximalen Größe für importierbare E-Mail-Anhänge gibt es eine systembedingte maximale Dateigröße von circa 20 MB. Dieser Wert kann nicht überschritten werden.

Standardvorlage für neue E-Mails


Über diese Option kann gesteuert werden, dass jeder Benutzer beim Erstellen neuer E-Mails die gleiche E-Mail-Vorlage verwendet.

E-Mail-Vorlagen und Signaturen lassen sich unter "Kommunikation / Konfiguration / E-Mails / Vorlagen" anpassen.

Signatur


Wenn Sie in diesem Feld eine Signatur-Vorlage hinterlegen, so gilt diese - ebenso wie die Standardvorlage für neue E-Mails - für alle Benutzer.

Vorrang für abweichenden Absender


Wird eine neue E-Mail erstellt, so gibt es zwei Möglichkeiten, eine Absender-E-Mail-Adresse anzugeben.

Konfiguration 1

Im linken Bereich (1) stehen im Auswahlfeld für die E-Mail-Adresse des Absenders benutzerdefinierte Standardvorgaben zur Verfügung. Das Feld rechts daneben (2) kann durch eine Benutzereingabe mit einem abweichendem E-Mail-Absender befüllt werden. Sind beide Felder gefüllt, hat standardmäßig die benutzerdefinierte Standardvorgabe (1) den Vorrang und wird dementsprechend als E-Mail-Adresse für den Absender verwendet.

Über die Option "Vorrang für abweichender Absender" kann unternehmensweit vorgegeben werden, dass bei der manuellen Eingabe einer abweichenden Absender-E-Mail-Adresse stets diese für den Versand einer Nachricht verwendet werden soll.

Aliasname


Legen Sie hier fest, ob die Kurzbezeichnung oder der Name den Aliasnamen (also den alternativen Namen) für Sender und Empfänger bilden soll.

Nur ein Kontakt pro Adresse


Ist diese Option aktiviert, so wird nur ein Kontakt angelegt, auch wenn eine E-Mail an mehrere Ansprechpartner einer Adresse gesendet wurde.

E-Mail Formatierung (CSS)


Hier können Sie Formatierungsvorgaben für neu angelegte E-Mails hinterlegen.

Der in dem Beispiel gezeigte Befehl: "COLOR:black;" bewirkt, dass neu angelegte E-Mails mit folgender Formatierung geöffnet werden:
< DIV style="COLOR: black;"> Textinhalt < /DIV> Damit wird der Text in diesem Fall mit schwarzer Farbe dargestellt.

E-Mail Formatierung Schriftart


Mittels dieser Option kann die Schriftart in neuen E-Mails vorgegeben werden.

E-Mail Formatierung Schriftgröße


Die Schriftgröße in neuen E-Mails kann über diese Vorgabe gesteuert werden.

Anwendung der Formatierung


Diese Einstellung hat Auswirkungen darauf, wie die zuvor definierten CSS-Schriftformatierungen angewendet werden. Die zugehörige Auswahlliste offeriert Ihnen zwei Optionen:
  • [ Gesamten Mailtext umschließen ] - Auswirkung auf den gesamten E-Mail-Text
  • [ Zeile vorbelegen ] - Auswirkung nur auf die erste zu befüllende Zeile des Mailtextes

HTML-Mails ohne Plain-Text-Ergänzung senden


Diese Option steuert, ob beim Versand von E-Mails im HTML-Format sogenannter Plain Text ergänzend mitgesendet werden soll oder nicht. Mit Plain Text sind Daten gemeint, welche unter Nutzung einer Zeichenkodierung direkt in lesbaren Text umgewandelt werden.

Berechtigungen für Anhänge bei Kontaktanlagen


Hierüber können Sie einem Dritten Berechtigungen für ein Dokument erteilen, das einer E-Mail angehängt wurde. Wurde für die Nachricht mit Anhang ein Kontakt angelegt, so ist der Dritte berechtigt, das Dokument über den Kontakt-Manager einzusehen. Andernfalls erhält er eine Meldung, dass ihm die Berechtigungen dafür fehlen.

Anhänge bei Kontaktanlagen als Standarddokumente


Ist diese Option gesetzt, so werden per E-Mail-Anhang verschickte bzw. empfangene Dokumente beim Anlegen eines Kontaktes automatisch in ein Standarddokument umgewandelt. Dabei handelt es sich um ein Dokument, das im Dokumentenstamm der myfactory gespeichert und dort abgerufen werden kann.

Ist diese Option nicht gesetzt, so behält das per E-Mail-Anhang verschickte bzw. empfangene Dokument seinen Status als Systemdokument. Das bedeutet, es wird nicht in der myfactory-Dokumentendatenbank abgelegt und ist dort folglich nicht einsehbar. Es wird dann wie ein gewöhnlicher E-Mail-Anhang behandelt.

Nach erfolgreichem Postfach-Abruf


Hinweisaufgaben erledigen

Konnte eine an sie adressierte E-Mail nicht ordnungsgemäß vom Mail-Server abgerufen werden, erhalten Sie eine automatische Aufgabe zur Fehlerbehebung. Mit Aktivierung dieser Option wird die Aufgabe auf 'Erledigt' gesetzt, nachdem der Fehler, der zur Hinweisaufgabe führte, behoben worden ist und der Abruf Ihres Postfachs korrekt erfolgt ist.

Hinweisaufgaben löschen

Wenn Sie diese Option aus der Liste auswählen, so wird eine Hinweisaufgabe aus dem Aufgaben-Dialog gelöscht, sobald der fehlerhafte Abruf von Ihnen behoben worden ist.

Register Ausgangspostfach


Tragen Sie hier die Konfigurationsdaten für einen abweichenden SMTP-Server ein, wenn Sie nicht über den Standard-SMTP-Server senden möchten.

Diese können je Ausgangspostfach überschrieben werden.

Konfiguration 2

Bitte beachten Sie:

Die hier hinterlegten SMTP-Server-Einstellungen werden nur dann für den E-Mail-Versand verwendet, wenn kein anderes (über "Meine Postfächer") konfiguriertes E-Mail-Postfach mit SMTP-Einstellungen gefunden werden konnte.

Massenversand


Es kann vorkommen, dass der E-Mail-Server des Providers bei einem Massenversand (z.B. beim Versenden von Newslettern) nur eine bestimmte Anzahl gleichzeitig versendeter E-Mails annimmt, da eine zu große Menge aufgrund verschiedener Faktoren zu Problemen führen kann.

Über die Einstellungen dieses Dialogs können die E-Mails in einzelne Prozesse aufgeteilt und stoßweise versendet werden. So lässt sich beispielsweise die Anzahl der E-Mails bestimmen, die Sie "in einem Rutsch" - also pro Prozess - versenden möchten.

Konfiguration 3

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