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Dokumenten-Manager


Der Dokumenten-Manager dient zum Verwalten von Dokumenten im System und gliedert sich in vier Bereiche.

Im oberen Bereich (1) werden Schaltflächen zur Verwaltung der Dokumente bereitgestellt. Der linke Bereich (2) enthält die Ordnerstruktur der Dokumente. Im rechten Bereich (3) werden die Dokumente innerhalb eines links ausgewählten Ordners ausgegeben. Ganz rechts (4) finden sich drei weitere Schaltflächen. Die erste erlaubt die Anzeige von Details zu einem Dokument. Mit der zweiten lässt sich eine neue E-Mail mit dem jeweiligen Dokument als Anhang erstellen, die dritte entfernt ein Dokument aus der entsprechenden Ordnerliste.

Dokumenten-Manager 0

Die Einzelheiten zum ersten und zweiten Bereich sollen im Folgenden erläutert werden:

Erster Bereich (Schaltflächen zum Verwalten)


Schaltfläche [ Neu ]


Unter Dokumente erfahren Sie alles, was Sie zum Dialog "Neues Dokument" und zum Hinzufügen von Dokumenten wissen müssen.

Schaltfläche [ Details ]


In den Details können weitere dokumentenspezifische Einstellungen vorgenommen werden.

Der "Dokumente"-Dialog, der sich nach Anklicken der [ Details ]-Schaltfläche öffnet, ist identisch mit dem Dialog, der sich hinter dem Pfad "Informationen / Dokumente / Dokumente" befindet. Nähere Informationen zu diesem Thema entnehmen Sie daher bitte Dokumente.

Dokumenten-Manager 1


Schaltfläche [ Drucken ]


Sofern ein Dokument druckbar ist, kann dieses über diese Schaltfläche ausgedruckt werden.

Schaltfläche [ Löschen ]


Mit dieser Schaltfläche wird das markierte Dokument gelöscht. Es erfolgt hierbei eine Sicherheitsabfrage.

Dokumenten-Manager 2


Schaltfläche [ Suchen ]


Mit dem Anwählen dieser Schaltfläche öffnet sich ein "Suchen"-Dialog, in dem Dokumente nach bestimmten Kriterien gesucht werden können. Beispielsweise können Sie nach dem Dateityp, dem Verwendungszweck und der jeweiligen Gruppe eines Dokuments filtern. Das Ergebnis der Suche wird direkt im "Suchen"-Dialog ausgegeben. Hier lässt sich die gewünschte Datei mit Klick auf [ Übernehmen ] selektieren. Das gefundene Dokument wird anschließend markiert. Voraussetzung dafür ist, dass sich der gesuchte Datensatz in der aktuellen Ansicht befindet.

Dokumenten-Manager 3


Tipp:

Um Dokumente herauszufiltern, können Sie auch den Spaltenfilter verwenden (z.B. für die Spalte "Beschreibung). Dieser zeigt Ihnen die Suchergebnisse direkt in der aktuellen Listenansicht an.


Dokumenten-Manager 4

Schaltfläche [ Senden ]


Über diese Schaltfläche kann das markierte Dokument als E-Mail-Anhang versendet werden. Mit dem Anwählen der Schaltfläche öffnet sich ein Dialogfenster zum Versenden einer neuen E-Mail, bei welcher das Dokument automatisch im Anhang hinterlegt ist.

Zweiter Bereich (Ordnerstruktur der Dokumente)


Im linken Bereich sind die Dokumente in verschiedene Ordner einsortiert:

Meine Favoriten


In diesem Ordner lassen sich die von Ihnen favorisierten Dokumente ablegen.

Meine Dokumente


Hier befinden sich alle jemals von einem Benutzer hochgeladenen Dokumente.

Gemeinsames Dokument


In diesem Bereich werden alle Dokumente aufgelistet, die einer Dokumentengruppe zugeordnet wurden.

Verknüpftes Dokument


Wurde ein Dokument mit einem Datensatz verknüpft (bspw. Projekt, Adresse, Artikel etc.), so lässt sich das entsprechende Dokument hierin finden.

Freigegebenes Dokument


Hat ein Benutzer eigene Dokumentenordner angelegt und anderen Benutzern Berechtigungen darauf erteilt, so können die freigegebenen Dokumente von anderen Benutzern über diese Filter eingesehen bzw. abgerufen werden.

System Dokumente


In diesem Ordner werden System-Dokumente hinterlegt. Diese sind nicht für jeden Benutzer frei verfügbar, nur der Administrator hat darauf Zugriff. System-Dokumente sind in der Regel Anhänge von gesendeten oder empfangenen E-Mails, welche automatisch im Ordner "System Dokumente" abgelegt werden. Andere Anwender sehen hingegen nur jene System-Dokumente, die sie selbst angelegt haben.



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