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myfactory & ZUGFeRD: So gelingt der automatisierte Austausch elektronischer Rechnungen

ZUGFeRD („Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland“) ist ein standardisiertes Datenformat zum effizienten Austausch elektronischer Rechnungen. Der Mehrwert einer Rechnung im ZUGFeRD-Format liegt in der Möglichkeit der automatisierten Verarbeitung des per PDF gesendeten Rechnungsinhalts. Im Zusammenspiel mit der myfactory können Sie als Kunde so automatisiert Eingangsrechnungen erfassen und weiterverarbeiten. Das heißt im Umkehrschluss, dass Sie Ihren Rechnungs- bzw. Wareneingangsprozess weiter optimieren können, da das mühselige Abtippen von Lieferantenbelegen entfällt.

Einbetten der ZUGFeRD-Daten aktivieren
Eine Rechnung im ZUGFeRD-Format generieren
Auf der Gegenseite: ZUGFeRD-Rechnung importieren
ZUGFeRD-Importprotokoll
E-Mails mit PDF-Rechnungsanhängen direkt einlesen
ZUGFeRD-Buchung importieren
ZUGFeRD Buchungsimport-Protokoll

Einbetten der ZUGFeRD-Daten aktivieren

Der Rechnungsempfänger kann aus einer importierten ZUGFeRD-Datei direkt einen Beleg erzeugen, der automatisch im myfactory-System angelegt und in der Einkaufsbelegerfassung geöffnet wird. Sofern die Daten auf dem Einkaufsbeleg korrekt sind, muss der Benutzer diesen dann nur noch verarbeiten. Ermöglicht wird der elektronische Rechnungsdatenaustausch durch das Einbetten eines XML-Datensatzes in eine herkömmliche PDF-Datei, welche die Ausgangsrechnung für den Kunden enthält. Diese wird bei Aktivieren der Option „ZUGFeRD XML-Datei im PDF einbetten“ (unter „Administration / Grundlagen / Register 'Belegausgabe' “) im Hintergrund automatisch mit strukturierten Rechnungsinformationen angereichert, die dann vom Rechnungsempfänger eingelesen werden können. Der sieht beim Öffnen der PDF-Datei jedoch nicht die angehängten XML-Zusatzinformationen, sondern lediglich die visuelle Darstellung der Rechnung. Für den Benutzer sieht die PDF-Datei also aus wie ein herkömmlicher Rechnungsbeleg.

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Eine Rechnung im ZUGFeRD-Format generieren

Nachdem Sie die Option zum Einbetten der ZUGFeRD-Daten aktiviert haben, können Sie über die Verkaufsbelegerfassung zunächst eine Rechnung erstellen bzw. öffnen und diese über die [ Drucken ]-Schaltfläche in die benötigte PDF-Datei samt XML-Datensatz umwandeln.

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Zu diesem Zweck lässt sich beispielsweise eine E-Mail mit PDF-Anhang generieren. Hierzu wechseln Sie bitte zum Reiter "E-Mail" und betätigen anschließend den [ Senden ]-Button.

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Daraufhin öffnet sich der Nachrichten-Editor mit der angehängten ZUGFeRD-Ausgangsrechnung.
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Alternativ können Sie auch einen PDF-Download erzeugen, der dann automatisch mit den ZUGFeRD-XML-Daten angereichert wird. Hierzu wechseln Sie bitte zum Reiter "Manuell", markieren die Checkbox "PDF-Download" und klicken dann auf den [ PDF ]-Button, der durch das Anhaken der Checkbox erscheint.

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Auf der Gegenseite: ZUGFeRD-Rechnung importieren

Wenn Sie als Kunde nun Rechnungen im ZUGFeRD-Format erhalten, so können Sie diese Rechnungen über "Einkauf / Datenimport / ZUGFeRD-Rechnung importieren" in Form von Einkaufsbelegen einlesen.

Der zugehörige Dialog unterteilt sich in zwei Bereiche: Im oberen Teil (1) befindet sich der Erfassungsbereich. Dort können Sie auf der rechten Seite den Ihnen zugeschickten PDF-Beleg hochladen und mit einem Klick auf die [ Einlesen ]-Schaltfläche importieren. Auf der linken Seite haben Sie noch die Möglichkeit, die Belegart des Einkaufsbelegs zu variieren, z.B. von "Wareneingang" zu "Rechnungseingang". Oberhalb des Auswahlfeldes zur Belegart lässt sich theoretisch noch das XML-Schema angeben, welches für die ZUGFeRD-Datei verwendet wurde. Hierbei handelt es sich um ein Dateiformat, das die Struktur der in die PDF-Datei integrierten XML-Daten beschreibt bzw. definiert. Aktuell kann jedoch nur auf das im Beispiel angegebene Schema ("ZUGFeRD_1p0") zurückgegriffen werden.

Nachdem Sie auf die [ Einlesen ]-Schaltfläche geklickt haben, sehen Sie im zweiten Teil des Dialogs (2) die eingelesenen Informationen aus der ZUGFeRD-Importdatei. Der obere Listview-Bereich gibt dabei die Lieferanteninformationen in Form der Lieferantennummer, der Kurzbezeichnung sowie der Lieferantenanschrift an. Außerdem wird Ihnen die Belegnummer des importierten Einkaufsbelegs angezeigt. Stimmt die Lieferantenadresse in der myfactory nicht mit jener in der Importdatei überein, so erhalten Sie eine entsprechende Meldung und bekommen außerdem die Möglichkeit, die Anschrift im System zu aktualisieren.

In dem Abschnitt darunter können Sie einen Beleg angeben, der in Beziehung zu dem aktuell eingelesenen Beleg steht. Dies könnte z.B. eine vorangegangene Bestellung zu einer importierten ZUGFeRD-Rechnung sein. Des Weiteren werden die Einzelheiten zu der in dem PDF-Beleg hinterlegten Zahlungskondition einschließlich des Wertstellungsdatums importiert und dargestellt.

Darüber hinaus werden die Artikelpositionen im Hintergrund aus dem Beleg ausgelesen und ins System übernommen. Hierbei geht die myfactory nach einer bestimmten Logik vor: Zuerst wird kontrolliert, ob für einen einzulesenden Artikel eine eigene Artikelnummer im myfactory-System hinterlegt ist. Ist dies nicht der Fall, so werden die Artikel-Lieferantendaten auf eine Zuordnung des Artikels zu dem Lieferanten geprüft und die bei diesem intern geführte Artikelnummer in den Beleg eingefügt (in der myfactory wird diese als Bestellnummer geführt). Kann auch dort nichts gefunden werden, so wird der Artikel als manuelle Position in den importierten Beleg eingefügt.

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Ein Klick auf die Schaltfläche [ Beleg erzeugen ] schließt den Einlesevorgang für die aktuelle ZUGFeRD-Datei mit einem entsprechenden Erfolgshinweis ab. Wenn Sie diesen mit [ OK ] bestätigen, so wird der Beleg automatisch im System angelegt und geöffnet.

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ZUGFeRD-Importprotokoll

Anhand dieses Dialogs (zu finden unter "Einkauf / Datenimport / ZUGFeRD Import Protokoll") können Sie noch einmal nachvollziehen, wann und von wem welche Rechnung eingelesen wurde. Zusätzlich werden Ihnen hier der Originalname des Importdokuments sowie der dahinter stehende Lieferant angezeigt. Über die Optionsschaltflächen können Sie die eingelesene Rechnung außerdem noch einmal bearbeiten.

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E-Mails mit PDF-Rechnungsanhängen direkt einlesen

Eine weitere Importmöglichkeit besteht im direkten Einlesen von eingegangenen E-Mails mit PDF-Anhängen. Wenn Sie von Ihrem Lieferanten also eine E-Mail mit einer PDF-Rechnung in Ihren Kommunikations-Manager erhalten, so können Sie diese direkt in die myfactory einlesen, indem Sie im Reiter "Dokumente" das Kontextmenü über die Optionsschaltfläche aufrufen und den Eintrag "ZUGFeRD Rechnung importieren" auswählen.

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Anschließend öffnet sich der bereits bekannte Dialog zum Importieren von ZUGFeRD-Einkaufsbelegen in einem separaten Fenster. Hier können Sie den Beleg auch umgehend einlesen. Ausgewählt ist er ja bereits.

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Nachdem Sie die im Anschluss angezeigten Importdaten auf Ihre Richtig- und Vollständigkeit überprüft haben, können Sie auch hier wieder automatisiert einen Einkaufsbeleg im myfactory-System anlegen und diesen nach erfolgreichem Einlesen in der Einkaufsbelegerfassung öffnen lassen.

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ZUGFeRD-Buchung importieren

Neben dem Import von ZUGFeRD-Rechnungen in die Einkaufsbelegerfassung ist es auch möglich, diese Rechnungen in die Buchungserfassung einzulesen, um sie dort direkt zu verbuchen.

Wenn Sie z.B. eine ZUGFeRD-Rechnung per E-Mail erhalten, können Sie über den Reiter "Dokumente" im Kommunikations-Manager den Eintrag "ZUGFeRD Buchung importieren" im Kontextmenü auswählen. Alternativ gelangen Sie auch über den Menübaum zum ZUGFeRD-Import. Hierzu nutzen Sie bitte den Pfad "Rechnungswesen / Finanzbuchhaltung / Buchungen / Datenimport / Zugferd Import / Import".
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In beiden Fällen öffnet sich daraufhin der folgende Importdialog:

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Dieser ist in zwei Bereiche aufgeteilt. Im oberen Erfassungsbereich sehen Sie die aus dem ZUGFeRD-Beleg eingelesenen Informationen, die Sie z.B. um Angaben zu Kostenstelle bzw. Kostenträger oder das Buchungsjournal ergänzen können. Zudem gibt es hier ein paar Pflichtfelder, die für einen erfolgreichen Buchungsimport ausgefüllt werden müssen. Obligatorisch ist hier zum einen das Feld "Kontonummer", in welchem Sie das zugehörige Sachkonto für die Buchung auswählen. Dies kann beispielsweise Ihr Wareneingangskonto sein. Außerdem sollten Sie hier noch die mit dem Lieferanten vereinbarte Zahlungskondition vermerken. Diese wird automatisch vorbelegt, wenn Sie eine Zahlungskondition wie "30 Tage netto" im Lieferantenstamm hinterlegt haben. Wurde in den Belegdetails der eingelesenen Rechnung ein Steuerschlüssel angegeben, so wird dieser ebenfalls automatisch in das entsprechende Feld eingetragen.

Der zweite Teil des Dialogs umfasst die Artikelpositionen des importierten Belegs. Die hier hinterlegten Informationen wie Steuerschlüssel oder Kontonummer übersteuern dabei die in den Belegdetails eingetragenen Daten. Ein Klick auf die Schaltfläche [ Buchung erzeugen ] generiert aus den eingelesenen Belegdaten die zugehörige Buchung und öffnet diese in der Buchungserfassung. Wenn Sie wie in diesem Beispiel Artikelpositionen mit unterschiedlichen Steuerschlüsseln vorliegen haben, so wird dementsprechend eine Splitbuchung erzeugt, die sich dann wie gewohnt verarbeiten lässt.

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ZUGFeRD Buchungsimport-Protokoll

Genau wie die ZUGFeRD-Rechnungsimporte, so werden auch die Buchungsimporte in einem separaten Dialog protokolliert. Hier können Sie also jederzeit nachvollziehen, wann welches Rechnungsdokument mit welcher Buchungsnummer zur Buchungserfassung eingelesen wurde.
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