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Zusammenspiel zwischen Veranstaltungen und Serien-E-Mails



Serien-E-Mails können dazu genutzt werden, Teilnehmer zu einer Veranstaltung einzuladen. Gehen Sie dazu wie folgt vor:

Schritt 1: Zielgruppe definieren


Legen Sie im ersten Schritt über die Anlage eine Zielgruppe fest, wer zu einer Veranstaltung eingeladen werden soll.
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Schritt 2: Veranstaltung anlegen


Legen Sie im zweiten Schritt die Veranstaltung an.
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Schritt 3: Kontaktart „Veranstaltung Einladung“


Legen Sie einer Kontaktart die, die die Eigenschaft „Veranstaltung Einladung“ hat. Kontakte mit dieser Kontaktart beinhalten die Information, dass eine Adresse zu einer Veranstaltung eingeladen wurde.
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Schritt 4: Serien-E-Mail schreiben


Laden Sie die Zielgruppe mit einer Serien-E-Mail zu der Veranstaltung ein. Beachten Sie dabei folgendes:
  1. Wählen Sie die angelegte Zielgruppe als Empfänger aus.
  2. Setzen Sie die Checkbox „Als Kontakt eintragen“.
  3. Wählen Sie eine Kontaktart, die die Eigenschaft hat
  4. Wählen Sie die gewünschte Veranstaltung aus.
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Schritt 5: Serien-E-Mail senden


Wird die Serien-E-Mail versendet, werden automatisch die Adressen der Zielgruppe als potentielle Teilnehmer für die Veranstaltung eingetragen.
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In der Teilnehmerliste sieht man, wer für die Veranstaltung wann eingeladen wurde.
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Wie es danach weitergehen könnte...



Über die Kontaktarten können Sie vier Status in Verbindung mit Veranstaltungen setzen:
  1. Einladung (wie oben über die Serien-E-Mail)
  2. Anmeldung
  3. Bestätigung
  4. Absage
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Diese Kontaktarten stehen natürlich auch z. B. im Kontakt-Manager zur Verfügung. Ruft Herr Schneider also auf Grund Ihrer E-Mail an und meldet sich telefonisch zu der Veranstaltung an, können Sie dies dort eintragen.
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Herr Schneider hat nun den "Veranstaltungsstatus" angemeldet.

Kurz vor einer Veranstaltung möchten Sie ggf. den angemeldeten Teilnehmern noch eine Bestätigung zukommen lassen. Dies kann bequem über eine Serien-E-Mail erledigt werden. Legen Sie eine neue Zielgruppe und tragen Sie dort die Veranstaltung ein. Achten Sie darauf, in der Auswahl-Box rechts neben der Veranstaltung "Alle" einzustellen.
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Eine weitere Einschränkung nehmen Sie über das Register "Dynamisch" vor. Wählen Sie hier Kontakte und sagen Sie, dass Sie nur die Teilnehmer der Veranstaltung anschreiben möchten, die sich angemeldet haben.
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Schreiben Sie nun Ihre Serien-E-Mail und wählen Sie als Kontaktart die Kontakt für die Bestätigung der Teilnahme.
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Nach dem Versenden der E-Mail sehen Sie nun in der Teilnehmerliste die, wann der Teilnehmer eingeladen wurde, wann er sich angemeldet hat und wann Sie die Teilnahme bestätigt haben.
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Bei der Einstellung der Zielgruppe haben Sie neben der Veranstaltung eine Auswahlliste "Alle", "Mit Zusage", "Ohne Zusage".
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Diese Auswahl prüft die Checkbox "Tg." bei den Veranstaltungsteilnehmern.
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