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E-Mail-Postfach konfigurieren und im Kommunikations-Manager einbinden

Nachfolgend eine kurze Anleitung, wie ein neues E-Mail-Postfach erstellt und konfiguriert werden kann.

Die Vorgehensweise zur Einbindung eines Posteingangs ist stets gleich:
  1. Posteingang unter "Meine Postfächer / Gemeinsame Postfächer" anlegen und konfigurieren

  2. Posteingang in die Ordnerstruktur des Kommunikations-Managers einbinden

  3. Ggf. weitere Aktionen und Konfigurationen am Posteingang vornehmen
Zur Einrichtung und Konfiguration von E-Mail-Postfächern stehen unter dem Hauptmenüpunkt "Kommunikation" drei Menüpunkte zur Verfügung:
  • "Kommunikation / Meine Postfächer"
    Postfächer, welche nur dem aktuell angemeldeten Benutzer zur Verfügung stehen sollten.

  • "Kommunikation / Gemeinsame Postfächer"
    Postfächer, welche benutzerübergreifenden Zugriff erlauben.

  • "Kommunikation / Grundlagen / Postfächer / Postfächer"
    Übergeordnete Verwaltung sämtlicher Postfächer, ihrer Unterordner und der manuell angelegten Ordner.

IMAP-Posteingang erstellen


In diesem How To werden wir die Einrichtung eines benutzerbezogenen Postfachs unter dem Menüpunkt "Meine Postfächer" demonstrieren.

Im Dialog "Meine Postfächer" ist die Schaltfläche [ Neu IMAP ] anzuklicken, um ein neues IMAP-Postfach - in diesem Fall einen Posteingang - zu erstellen. Anschließend öffnet sich ein Dialog, in welchem die gewünschte Bezeichnung des Postfachs einzugeben ist.

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Das Postfach wird später, beispielsweise in der Ordnerstruktur des Kommunikations-Managers, unter genau dieser Bezeichnung angezeigt.

Nach Eingabe dieses Anzeigenamens und dem Bestätigen über die [ OK ] - Schaltfläche öffnet sich der Dialog "Postfacheigenschaften", in welchem die Konfiguration des Postfachs vorgenommen werden kann.

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Kennung / Kennwort / Server / Port / Verbindungssicherheit / Authentifizierung

Welche Server-Zugangsdaten und welche Sicherheitseinstellungen Sie für das Postfach benötigen, erfahren Sie bei Ihrem jeweiligen E-Mail-Provider.

SSL-Zertifikat nicht überprüfen

In bestimmten Konstellationen kann es beispielsweise vorkommen, dass ein selbst erstelltes SSL-Zertifikat auf dem Mail-Server (des Absenders) eingesetzt wird, bei welchem eine SSL-Zertifikatsprüfung zu keinem positiven Ergebnis führen würde. In solchen Fällen kann die SSL-Zertifikatsprüfung deaktiviert werden.

Postfachprüfung: E-Mail-Adresse des Empfängers

Die Angabe in diesem Feld ist optional. An die hier hinterlegte E-Mail-Adresse wird bei der Prüfung der Postfacheinstellungen eine E-Mail gesendet.

Berechtigungsgruppe für Anhänge

Werden mit einer E-Mail Dateianhänge importiert, so kann über diese Option gesteuert werden, welche Berechtigungen für welche Benutzergruppen hinsichtlich der importierten Dokumente oder Dateien vergeben werden.

Spezial-Postfach - Gelöschte

Sollte der Ordner für gelöschte E-Mails im Postfach auf dem Mail-Server nicht automatisch erkannt werden, so kann über dieses Feld ein Ordner vorgegeben werden, in welchen die gelöschten E-Mails dann verschoben werden. In der Regel ist dies jedoch nicht notwendig, da der Ordner für gelöschte E-Mails bei den meisten Mail-Servern automatisch in der Ordnerstruktur des IMAP-Postfachs erkannt wird.

Ordnerstruktur synchronisieren

Ist diese Option deaktiviert, während Sie die Funktion "Ordnerstruktur aktualisieren" im Kommunikations-Manager nutzen, wird stets die gesamte Ordnerstruktur samt aller Unterordner mit dem Mail-Server abgeglichen. Dies kann abhängig von der Anzahl der E-Mails in den Unterordnern zu Lasten der Performance gehen.

Möchten Sie stattdessen nur bestimmte Unterordner samt Inhalt vom Mail-Server abrufen, sollten Sie zunächst die Option "Ordnerstruktur synchronisieren" aktivieren und über die Schaltfläche [ Abonnieren ] die von Ihnen favorisierten Unterordner selektieren. In dem Fall werden dann nur die abonnierten Unterordner der Ordnerstruktur abgerufen und im Kommunikations-Manager entsprechend angezeigt. Nicht zu synchronisierende Unterordner werden hingegen ausgeblendet, wenn der Haken nicht gesetzt ist.

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Ebenso ist es sinnvoll, mithilfe der Option Unterordner mit bestimmten Elementen zu deaktivieren - nämlich solche, die in der myfactory (noch) nicht weiterverarbeitet werden können. Dazu zählen beispielsweise Termine, Kontakte und Aufgaben in einem Office-365-Postfach.

Ausgewählte Unterordner abrufen

Ist diese Option deaktiviert, werden nur die Nachrichten des Haupt-Posteingangs des Postfachs automatisch abgerufen. Potenziell wichtige E-Mails, die sich in Unterordnern befinden, müssen hingegen manuell abgeholt werden.
Möchten Sie den automatischen Abruf Ihrer Nachrichten auch in den Unterordnern eines IMAP-Postfachs realisieren, so sollten Sie diese Option aktivieren und über die nebenstehende [ Auswählen ]-Schaltfläche die gewünschten Unterordner selektieren.

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Hinweis:

Vor dem Auswählen der abzurufenden Unterordner sollte im Kommunikations-Manager zuvor die Ordnerstruktur aktualisiert worden sein. Andernfalls können Sie die von Ihnen zur Synchronisation selektierten Unterordner weder in der Ordnerstruktur sehen noch für den automatischen Abruf der eigentlichen Inhalte auswählen.

Protokollierung in Eventlog

Mit dieser Option können Sie die Protokollierung in der Ereignisanzeige bzw. im Eventlog steuern. Bei Problemen mit dem E-Mail-Abruf kann bei aktivierter Option in der Ereignisanzeige / im Eventlog des Servers, auf welchem die myfactory-Anwendung installiert ist, nach entsprechenden Fehlern gesucht werden.

Postfach automatisch abrufen

Wird diese Option aktiviert, so erfolgt ein automatischer Abruf und Import der im Postfach enthaltenen Nachrichten.

Automatischer Abruf von E-Mail-Postfächern

Der automatische Abruf von E-Mail-Postfächern kann nur erfolgen, wenn auf dem Server mit der myfactory-Installation auch der Timerdienst installiert ist.

Auf unseren Public-Cloud-Servern ist der Timerdienst schon standardmäßig installiert und aktiv.


Bitte beachten Sie:

Sollten Sie den automatischen Abruf aktiviert haben und trotz längeren Wartens keine neu eingegangenen E-Mails verzeichnen können, so liegt dies möglicherweise daran, dass Sie für die Anzeige der Postfach-Listenansicht kein oder ein zu großes Aktualisierungsintervall eingestellt haben. In diesem Fall wurde die Nachricht zwar vom Mail-Server abgerufen und in den Posteingang heruntergeladen, allerdings ist die Listview-Ansicht im Kommunikations-Manager aufgrund des zu groß gewählten Intervalls dann noch nicht aktualisiert worden.

Modifizieren lässt sich das Aktualisierungsintervall in den Einstellungen des Kommunikations-Managers. Die entsprechende Schaltfläche finden Sie rechts oberhalb des Posteingangs. Das Eingabefeld "Aktualisierungsintervall (in sek)" ist dort dem Register "Vorschau" zugeordnet.

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Schaltfläche [ Vorlage ]


Über diese Schaltfläche können vorhandene Vorlagen und deren hinterlegte Werte importiert werden.

Vorlagen

Vorlagen können unter < Kommunikation / Grundlagen / Postfächer > über die Menüpunkte IMAP-Vorlagen, POP3-Vorlagen oder SMTP-Vorlagen erstellt werden.

Schaltfläche [ Postfach prüfen ]


Über diese Schaltfläche können die Einstellungen des konfigurierten Postfachs überprüft werden.

Mit dem Anwählen der [ Starten ]-Schaltfläche wird die Prüfung gestartet und nach ein paar Sekunden das Ergebnis ausgegeben.

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Postfach in die Ordnerstruktur des Kommunikations-Managers einbinden



Nachdem ein Postein- oder -ausgang erstellt und konfiguriert wurde, sollte das Postfach in die Ordnerstruktur des Kommunikations-Managers eingebunden werden, um den Inhalt der Postfächer bearbeiten zu können.

Je nachdem, ob der Posteingang unter "Kommunikation / Meine Postfächer" oder unter "Kommunikation / Gemeinsame Postfächer" angelegt wurde, erfolgt das Einbinden in die Ordnerstruktur unter dem jeweiligen Menüpunkt "Kommunikation / Meine Ordnerstruktur" oder "Kommunikation / Gemeinsame Ordnerstruktur".

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Vorgehensweise:

  1. In der bereits vorhandenen Ordnerstruktur den Eintrag anwählen, bei welchem der neu angelegte Ordner als Vorgänger, Nachfolger oder Unterodner eingefügt werden soll.

  2. Den einzufügenden Ordner bzw. das zu integrierende Postfach auswählen

  3. Hier kann der Einfügemodus gewählt werden.

  4. Über die [ Einfügen ]-Schaltfläche wird der angewählte Ordner anhand des Einfügemodus am markierten Eintrag in die Ordnerstruktur eingefügt.

Wird anschließend der Kommunikations-Manager aufgerufen, so ist dort die neue Ordnerstruktur erkennbar.



Kommunikations-Manager - Ordnerstruktur aktualisieren


Nach dem Einbinden des Postfachs in die Ordnerstruktur ist der Posteingang im Kommunikations-Manager sichtbar.

Über das Kontextmenü (Rechtsklick auf das Postfach) kann nun die Ordnerstruktur des IMAP-Postfachs aktualisiert werden.

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Beim Aktualisieren der Ordnerstruktur wird die Ordnerstruktur in der myfactory mit der Ordnerstruktur des IMAP-Postfachs auf dem Mail-Server abgeglichen.

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