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Einkaufsbelegerfassung

In der Einkaufsbelegerfassung werden nicht nur Belege geschrieben, sondern damit auch gleich die verbundenen Geschäftsprozesse gesteuert. Wird z.B. ein Rechnungseingang erstellt, so erfolgt automatisch die Übergabe der einzelnen Positionen in die Offene Posten Verwaltung, bei der Verbuchung eines Wareneingangs werden sofort die entsprechenden Lagerbewegungsbuchungen verbucht usw.

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Zu einem Einkaufsvorgang können mehrere Belege gehören. So wird zunächst einmal eine Preisanfrage gestellt, dem eine Bestellung mit einem Wareneingang folgen kann. Da diese Belege in der Regel mit den gleichen Belegpositionen arbeiten, wird Ihnen die Möglichkeit geboten, durch die Weiterverarbeitung eines bereits existierenden Beleges dieses Vorganges, die dort angelegten Positionen für den neuen Beleg einfach zu übernehmen und ggf. kleine Änderungen durchzuführen.

Diese Arbeitsweise hat auch den Vorteil, dass Sie später in Ihren Auswertungen die Möglichkeit haben, einen Vorgang einfach anhand der einzelnen Belege zu rekonstruieren.

Schaltfläche [ Neu ]
Schaltfläche [ Suchen ]
Schaltfläche [ Beleg ]
Schaltfläche [ Positionen ]
Schaltfläche [ Memotext ], [ Verarbeiten ], [ Drucken ], [ Druckansicht ]
Weiteres zur Belegposition

Schaltfläche [ Neu ]

Um einen neuen Beleg anzulegen, klicken Sie bitte auf die Schaltfläche [ Neu ] und wählen dort die Belegart aus, die Sie anlegen möchten.

Folgende Belege können verarbeitet werden:
  • Preisanfrage


  • Bestellung


  • Rahmenauftrag (nur bei Zusatzmodul myfactory.ERP Rahmenaufträge)


  • Bestellmahnung


  • Wareneingang: Bei einem Wareneingang wird stets ein Lagerzugang in Höhe der eingekauften Menge erzeugt. Ein Wareneingang kann entweder zu einem Rechnungseingangsbeleg oder zu einem Retourbeleg weiterverarbeitet werden.


  • Retour: Wenn Sie einen Retourbeleg erstellen, so werden bereits auf das Lager gebuchte Waren wieder ausgebucht.


  • Rechnungseingang: Wenn Sie einen Wareneingang zu einem Rechnungseingang weiterverarbeiten, so hat dies sowohl Auswirkungen auf Ihre Lieferanten-Umsatzstatistiken als auch auf Ihre Finanzbuchhaltung. So erhöht ein Rechnungseingang nicht nur die Mengen-, Umsatz- und Roherlösstatistiken, sondern generiert auch einen zugehörigen Offenen Posten in Ihrer Finanzbuchhaltung. Sofern Sie in der FMS-Übergabekonfiguration eine Direktübergabe Ihrer Belege ausgewählt haben, so wird der Beleg in der Buchungserfassung direkt mit dem Buchungssatz "Aufwandskonto an Kreditor" verbucht.


  • Stornorechnung: Eine Stornorechnung verringert die Mengen-, Umsatz und Roherlösstatistiken bei Ihren Lieferanten. In der Finanzbuchhaltung wird eine Buchung "Aufwandskonto an Kreditor" mit negativem Betrag erzeugt. Dies kann bei Einsatz einer Fremdbuchhaltung variieren. Wenden Sie sich hierzu bitte an den Anbieter Ihrer Finanzbuchhaltungs-Schnittstelle bzw. -Software. Ebenso wie ein Rechnungseingang, so muss sich auch eine Stornorechnung auf einen bestehenden Beleg beziehen.


  • Gesamtstorno: Entspricht einer Kombination aus Stornorechnung und Retoure.


  • Sofortrechnung: Entspricht einer Kombination aus Wareneingang und Wareneingangsrechnung


  • Gutschrift: Eine Gutschrift verringert die Lieferanten-Umsatz- und -Roherlösstatistiken. In der Finanzbuchhaltung wird eine Buchung "Kreditor an Aufwandskonto" mit positivem Betrag erzeugt. Dies kann bei Einsatz einer Fremdbuchhaltung variieren. Wenden Sie sich hierfür bitte an den Anbieter Ihrer Finanzbuchhaltungs-Schnittstelle bzw. -Software.
Anschließend wird der Lieferant ausgewählt, der den Beleg erhalten soll. Dafür geben Sie bitte die Lieferantennummer oder den Matchcode des betreffenden Lieferanten in das Feld "Lieferantennr“ ein. Auch haben Sie die Möglichkeit, den Lieferanten über die Schaltfläche "!" neben dem Feld "Lieferantennr““ zu suchen. Die Adresse, die im Lieferantenstamm hinterlegt ist, wird nun automatisch in den Beleg übernommen.

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In das Feld unter der Überschrift "Artikel" können Sie nun durch Eingabe einer Artikelnummer oder eines Matchcodes den Artikel eintragen, den Sie bestellen möchten. Alternativ besteht auch die Möglichkeit, über die Schaltfläche [ ! ] den Artikel in den Artikelstammdaten zu suchen. Hier können Sie durch Anklicken der Schaltfläche „Suchen“ auch nach dem Namen des Artikels suchen. Ist der vollständige Name nicht bekannt, so können Sie durch die Eingabe der Anfangsbuchstaben oder zusätzlich durch den Einsatz des Platzhalters "*“ auch im gesamten Artikelnamen suchen.

Anschließend erfassen Sie bitte die Menge, die Sie bestellen möchten. Der Einzelpreis wird über die hinterlegte Preisinformationen bestimmt, kann aber auch manuell von Ihnen geändert werden. Evtl. vorhandene Rabatte werden ausgewiesen. Nach dem Eintrag des Preises wird die Gesamtsumme des Belegs neu berechnet.

Sind alle Bestellpositionen eingegeben, so können Sie noch einen Kopf- / Fußtext festlegen, der auf dem entsprechenden Beleg ausgegeben werden soll. Dafür klicken Sie bitte auf die Schaltflächen [ ... ] direkt über der Gesamtpreis-Spalte bzw. ganz unten rechts am Ende des Belegs.

Sie können nun einen unter "Stammdaten / Grundlagen / Belegverarbeitung" angelegten Kopf-/Fußtext auswählen.

Zum Abschluss wird die Schaltfläche „Verarbeiten“ betätigt. Die endgültige Belegnummer wird ermittelt. Sollte es dabei zu einer Fehlermeldung kommen, dass z.B. nicht alle Angaben für die Belegverarbeitung vorhanden sind, so können Sie sich über „Beleg / Details“ alle Daten dieses Belegs anzeigen lassen und ggf. ergänzen. Über „Drucken“ kann der Beleg gedruckt werden.

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Schaltfläche [ Suchen ]


Um einen Beleg zu suchen, stehen Ihnen drei unterschiedliche Suchmöglichkeiten zur Verfügung:
  • Suchen
  • Historie
  • Gehe zu
Suchen

Sie können einen Beleg aus der Liste aller Belege auswählen. Durch Anklicken der Filter auf der linken Bildschirmseite besteht die Möglichkeit den Umfang der Liste einzuschränken.

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Historie


Sie erhalten eine Übersicht über die zuletzt von Ihnen bearbeiteten Belege.

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Gehe zu


Mit dieser Funktion können Sie direkt einen Beleg über seine Belegnummer anwählen.

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Wählen Sie bitte die Einkaufsbelegart aus und geben Sie anschließend die entsprechende Nummer des Beleges ein. Zum Schluss bestätigen Sie Ihre Eingabe mit der Schaltfläche [ OK ].

Durch Anklicken der Schaltfläche [ Übernehmen ] wird der markierte Beleg in dem Einkaufsbelegerfassung dargestellt und kann dann von Ihnen bearbeitet werden. Bitte beachten Sie dabei, dass die von Ihnen durchgeführten Änderungen erst durch Anklicken der Schaltfläche „Verarbeiten“ übernommen werden.

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Schaltfläche [ Beleg ]


Über diese Schaltfläche gelangen Sie zu belegabhängigen Funktionen. Die Funktionsweise entspricht der im Verkauf.

Für jeden Beleg werden diverse Daten gespeichert. Einen Überblick über die gespeicherten Daten des aktuellen Belegs erhalten Sie unter „Beleg / Details“.
Hier werden unter anderem Zahlungskonditionen, Versand- und Lieferbedingungen, Informationen für die Datenübergabe an die Finanzbuchhaltung, abweichende Liefer- / Rechnungsanschrift sowie belegbezogene Kennzeichen angezeigt. Änderungen an diesen Feldern haben nur Auswirkung auf diesen Beleg.

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Diese Daten werden in den drei Registern "Allgemein", "Anschrift" und "Kennzeichen" erfasst.

Im nachfolgenden werden ausgewählte Felder beschrieben:

Termine in den Belegdetails

Die myfactory kennt folgende Datumsangaben an einem Beleg:
Belegdatum: Datum, an dem der Beleg erfasst wird
Lieferdatum: Datum, an dem die Lieferung erfolgen soll
Buchungsdatum: Datum, zu dem die Buchung (bestands- und wertmäßig) erfolgt
Belegdatum Lieferant: Datum zur Ermittlung des Zahlungsziels


Liefertermin anzeigen

Wenn diese Option gesetzt ist, wird in der Belegposition zu jeder Position der Liefertermin angezeigt.

Lieferung erfüllt

Diese Checkbox wird gesetzt, wenn noch nicht alle Positionen eines Belegs geliefert wurden, diese Rückstände aber nicht mehr in einer Auflistung der zu liefernden Belege erscheinen sollen.

Vollständig erfüllt

Diese Checkbox bewirkt, dass der mit dem Beleg verbundene Vorgang als erledigt betrachtet werden kann. Dabei wird die offene Disposition zu diesem Beleg geschlossen und die Gleichgewichtsstatistik erfüllt.

Preiskennzeichen

Hat der Kunde das Preiskennzeichen Brutto, so wird bei Bruttobelegen in der Steuerzeile zusätzlich der Nettowert angezeigt.

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Lager

Hier kann ein Eingangslager hinterlegt werden. Dieses übersteuert standardmäßig die Einstellungen in den Belegpositionen.

Referenz

Dieses Feld wird automatisch vom System gefüllt und beim Weiterverarbeiten eines Beleges mitgeführt. Die Referenz wird immer aus dem zuerst erzeugten Beleg mitgeführt und in weitere Belege übernommen. Sie haben aber auch die Möglichkeit in diesem Feld manuell etwas einzugeben und somit die Vorbelegung zu übersteuern.

Belegdetailfuß

An dieser Stelle erkennen Sie, wer diesen Beleg angelegt hat und wer diesen, wann als letztes geändert hat.
Schaltfläche [ Kreditkarteninformationen ].

Diese Schaltfläche ist nur dann aktiv, wenn die Zahlungskondition „Kreditkarte“ in den Belegdetails eingetragen ist. Bei der Eingabe der Kreditkarteninformation findet keine Gültigkeits-Onlineprüfung statt.

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Schaltfläche [ Positionen ]


An dieser Stelle stehen Ihnen folgende Belegfunktionen zur Verfügung:
  • Neu nummerieren
  • Preise aktualisieren
  • Terminbestätigung
  • Positionsreferenzen
  • Schnelländerung

Terminbestätigung


Über diesen Dialog können Sie zu Bestellungen die durch Ihren Lieferanten bestätigten Liefertermine erfassen. Dadurch wird auch der Dispositionseintrag geändert, der zu der Bestellposition erzeugt wurde. Somit erhalten Sie eine höhere Datenqualität bei den verfügbaren Beständen.

Der bestätigte Liefertermin wird pro Position hinterlegt. Der Wert in dem Feld "Bestätigter Termin" im Kopfbereich dient lediglich zur schnellen Erfassung.

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Eine detaillierte Erläuterung zu den weiteren Funktionen entnehmen Sie bitte der Beschreibung aus dem Bereich "Verkauf".

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Schaltfläche [ Memotext ], [ Verarbeiten ], [ Drucken ], [ Druckansicht ]


Eine detaillierte Erläuterung hierzu entnehmen Sie bitte der Beschreibung aus dem Bereich "Verkauf".

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Weiteres zur Belegposition


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Über die Schaltfläche [ ... ], die sich vor jeder einzelnen Bestellposition befindet, stehen Ihnen folgende Funktionen zur Verfügung:
  • Positionsdetails
  • Langtext
  • Positionstyp
  • Neu
  • Artikel einfügen
  • Artikel kopieren und einfügen
  • Löschen


Positionsdetails
Langtext
Positionstyp
Neu
Artikel einfügen
Kopieren/ Einfügen
Löschen
Preishistorie

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Positionsdetails


Sie haben die Möglichkeit, die Details der betreffenden Belegposition einzusehen und ggf. zu ändern. Die angezeigten Daten kommen aus den bereits zuvor angelegten Stammdaten. Hierzu gehören neben der Positionsnummer, Artikelnummer, der Bezeichnung / Zusatz, der Bestellnummer, Bildauswahl, Preis- und Rabattangaben, Lagerort etc. auch die Daten zur Datenübergabe in Ihre Finanzbuchhaltung.

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Gleichzeitig können Sie zusätzliche Kennzeichen eingeben, die Sie unter „Stammdaten / Grundlagen / Allgemein“ definiert haben.

Besondere Hinweise zu einigen Feldern


Bestellnummer

Dieses Feld (Textfeld) „lieferantenspezifische Bestellnummern“ wird aus den Artikellieferantenstammdaten herangezogen, kann aber für diesen Beleg geändert werden. (Dieses Feld findet auch Verwendung bei den Business-Links * (Nur bei myfactory.B2B))

Fremdfertigung * (Nur beim Zusatzmodul Fremdfertigung)

Für Ad Hoc Entscheidungen ob eine Stückliste fremd gefertigt werden soll oder nicht, kann das Kennzeichen Fremdfertigung zusätzlich in den Positionsdetails eingestellt werden.

Liefertermin

Tragen Sie bitte den gewünschten Kundenliefertermin zu Position ein. Der Liefertermin zur Position wird automatisch mit dem Belegliefertermin vorbelegt.

Bild

Haben Sie den Wunsch zur Belegposition auch ein Bild mit auszugeben, so haben Sie die Möglichkeit über die Auswahlbox der Belegposition ein Bild zuzuweisen. Dabei haben Sie die Möglichkeit ein Bild aus der bereits existierenden Auswahl auszuwählen oder aber auch ein neues Bild über den Button hinzuzufügen.

Rabattfähig

An dieser Stelle entscheiden Sie, ob für diesen Beleg Rabatt gewährleistet werden soll oder nicht. Das Feld wird vorbelegt mit dem Wert aus den Artikelstammdaten / Kundenstammdaten.

Mengenformel

Die Mengenformel des Artikels wird in den Einkauf / Verkauf übertragen und kann auf Wunsch in den Positionsdetails übersteuert werden. In der Erfassung wird die Mengenformel zur Übersicht angezeigt. Beim Klicken in das Feld Belegpositionsmenge öffnet sich das Fenster zur Eingabe der Formelparameter.

Lieferung erfüllt

Diese Checkbox wird gesetzt, wenn die Position noch nicht komplett geliefert wurde, diese Rückstände aber nicht mehr in einer Auflistung der zu liefernden Positionen erscheinen sollen.

Vollständig erfüllt

Diese Checkbox bewirkt, dass die mit der Position verbundene Vorgangsposition als erledigt betrachtet werden kann. Dabei wird die offene Disposition zu dieser Position geschlossen und die Gleichgewichts-statistik erfüllt.

Mit [ OK ] werden die neuen Werte in den Beleg übernommen. Im Druckdesigner kann die Mengenformel über das gleichnamige Feld im Positionsbereich ausgegeben werden.

Über die Schaltfläche [ Optionen ] steht Ihnen eine Funktion zur Verfügung, die besonderen Lieferantenkonditionen zum entsprechenden Artikel zu bearbeiten.

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An dieser Stelle werden Ihnen Details zu den lieferantenspezifischen Preisen / Staffelpreisen, Rabatten / Staffelrabatten, Mindestbestellmengen, Lieferzeiten angezeigt, können aber von Ihnen für diesen Beleg angepasst werden.

Zubuchen von Seriennummern


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In diesem Dialog haben sie die Möglichkeit, Seriennummern anzulegen oder zu suchen.

Seriennummern können über den Button [ Anlage ] einzeln angelegt werden oder aber Blockweise über der Button „Mehrfachanlage“.

Das Format für die Seriennummer wird neben der Auswahlbox der Seriennummern zu Informationszwecken angezeigt. Sollte ein Artikel 2 Seriennummern haben, dann können Sie über die Auswahlbox die unterschiedlichen Formate auswählen.

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Geben Sie in das zweite Eingabefeld, das Format der neu zu generierenden Seriennummer ein.

Formatvorlage: @@@##-#####
Eingabe: MAC01-11111

Sie haben aber auch die Möglichkeit, neben der kompletten Eingabe der Seriennummer gemäß der Formatvorlage, z.B. nur die ersten drei Buchstaben bekannt zu geben. In diesem Fall würden dann die restlichen Zeichen vom System gefüllt werden.

Nach Eingabe der Seriennummern haben Sie die Möglichkeit zu entscheiden, ob Sie genau eine Seriennummer mit dieser Formatvorlage anlegen wollen, wenn ja dann klicken Sie auf den Button [ Anlage ].

Ergebnis für eine Seriennummer


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Sollten Sie aber mehrere Seriennummern vom gleichen Format anlegen wollen, dann klicken Sie auf den Button Mehrfachanlage. Geben Sie bitte die Anzahl der zu generierenden Seriennummern ein. Hierbei werden die Seriennummern beginnend mit der letzten Ziffer/Zeichen hoch gezählt.

Ergebnis für drei Seriennummern


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Bis zum jetzigen Zeitpunkt sind die Seriennummern nur erzeugt worden aber noch nicht übernommen oder zugebucht worden. Erst mit der Funktion „Übernehmen“ werden die erzeugten Seriennummern in den Auswahldialog übernommen. Hierbei haben Sie zusätzlich noch die Möglichkeit durch setzten der Häkchen vor den Seriennummern zu entscheiden welche Seriennummern übernommen werden sollen.

Ergebnis nach der Übernahme


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Auch im unteren Dialog (Aktuelle Auswahl) haben Sie nochmals die Möglichkeit durch entfernen der Häkchen eine Seriennummer wieder aus der Auswahl zu entfernen.

Das manuelle Übernehmen der erzeugten Seriennummern kann aber automatisiert erfolgen, in dem Sie die Funktion "Automatische Übernahme" aktivieren. Hierbei werden die erzeugten Seriennummern sofort in den Dialog (Aktuelle Auswahl übernommen).

Erst durch Bestätigen des [ OK ]- Buttons werden die ausgewählten Seriennummern endgültig in den Beleg übernommen.

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Das Einbuchen der Seriennummern erfolgt dann mit dem Verarbeiten des Beleges.

Die Funktionen „auf Menge begrenzen“ und „nur auf Lager“ werden in erster Linie im Verkauf benötigt. Aus diesem Grunde werden diese Funktionen auch unter Seriennummer im Verkauf beschrieben.

Zubuchen von Chargen


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In diesem Dialog haben sie die Möglichkeit eine oder mehrere neue Chargennummern anzulegen oder aber auf eine bereits existierende Chargennummer zu buchen.

Im Falle einer Chargenaufteilung, aktivieren Sie bitte die Funktion „Variantenaufteilung“.

Führt der Artikel im Artikelstamm mehrere Mengeinheiten, so können Sie diese über die Auswahlbox neben dem Feld Menge auswählen. Die Zubuchung des Artikels erfolgt dann in der angegeben Mengeneinheit.

Über die Funktion "Neu" kann eine neue Charge angelegt werden.

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Führen Sie hier die entsprechenden Angaben durch und bestätigen im Anschluss den [ OK ]-Button. Im nachfolgenden Dialog haben Sie die Möglichkeit über die Funktion "Neu" weitere Chargen anzulegen, über den [ ... ]-Button Details der Charge einzusehen oder aber über den [ x ]-Button die Charge wieder zu löschen.

Um die Eingabe zu Beenden und in den Beleg zurückzukehren bestätigen Sie den [ OK ]-Button. Die Chargen werden somit in die Belegposition übernommen.

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Das Einbuchen der Chargennummern erfolgt dann mit dem Verarbeiten des Beleges.

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Langtext


Es steht Ihnen ein Editor zur Verfügung, um einen beliebig langen Text einzugeben.

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Positionstyp


Folgende Positionstypen stehen Ihnen bei der Belegerfassung zur Verfügung.

N – Normalposition (Artikel)

Es wird eine normale Einkaufsposition erfasst.

M – Manuelle Position

Eine Einkaufsposition, in der Sie Artikelnummer, Bezeichnung, Menge und Preis von Hand eingeben können. Die Umätze, die durch diese Position entstehen, werden auf den Einmalartikel verbucht.

T – Textposition

Sie erhalten die Möglichkeit, einen beliebigen Text unter der Spalte Bezeichnung einzufügen oder über den Langtext z.B. einen Textbaustein einzufügen.

G – Gruppentitel

Eine von Hand einzugebende Überschrift für die nächsten Positionen. Die folgenden Positionen erhalten dann eine entsprechende Unternummerierung. Hat z.B. der Gruppentitel die Positionsnummer 3, dann erhalten die Unterpositionen die Nummern 3.1, 3.2 usw.

S – Zwischensumme

Mit dieser Funktion wird automatisch eine Zwischensumme berechnet und ausgegeben. Die Zwischensumme schließt eine mit einem Gruppentitel begonnene Gruppe wieder ab.

W – Seitenwechsel

An der betreffenden Stelle können Sie einen Seitenwechsel erzwingen.

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Neu


An der Stelle, an der Sie sich befinden, wird eine neue Einkaufsposition eingefügt.

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Artikel einfügen


Mit dieser Funktion haben sie Möglichkeit, mehrere Artikel gleichzeitig einzufügen.

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Kopieren/ Einfügen


Die Einkaufsposition, auf der Sie sich befinden, wird in den Speicher kopiert, und kann anschließend mit der Funktion "... Einfügen" auf einer anderen Position ausgegeben werden. Sollte dabei die Nummerierung der einzelnen Einkaufspositionen etwas durcheinander kommen, so können Sie diese unter "Positionen / Neu nummerieren" korrigieren.

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Löschen


Hiermit haben Sie die Möglichkeit, eine bereits angelegte Einkaufsposition wieder zu löschen.

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Preishistorie


Sehen Sie hier je Position, zu welchen Konditionen Sie früher bei dem Lieferanten den gewählten Artikel erworben haben.

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