ZUGFeRD haben wir!

ZUGFeRD-Rechnungen jetzt auch mit myfactory erstellen und einlesen. Bei ZUGFeRD handelt es sich um ein standardisiertes Format zum Austausch elektronischer Rechnungen.
 
 
Gestaltet wurde das Format vom Forum elektronischer Rechnung Deutschland, aus dessen Anfangsbuchstaben sich auch der Name FeRD ableiten lässt. Was zunächst wie ein neues unhandliches, unpraktisches und „typisch bürokratisches“ Konstrukt erschien, erweist sich als sehr praktisches Austauschformat. Dabei ist das schönste, dass hier nicht spezielle Dateien ausgetauscht werden müssen sondern diese Informationen direkt in das Rechnungs-PDF gepackt werden. Der Empfänger bekommt also eine „ganz normale“ PDF, die er öffnen, lesen, drucken kann. Dieses PDF ist jedoch mit den ZUGFeRD-Daten angereichert (quasi einem XML-Anhang). Geeignete Programme können diese Informationen aus der PDF herauslesen und weiterverarbeiten. Hier scheint tatsächlich ein Standard von Praktikern für Praktiker entstanden zu sein.

So verhält es sich auch mit der Implementierung in der myfactory. Ist da, stört nicht, wer es nutzen möchten, macht es einfach. Über Administration – Grundlagen, Register Belegausgabe aktivieren Sie einfach die Option, dass Sie bei Ausgangsrechnungen auch die ZUGFeRD-Datei erzeugen möchten.
Bei der PDF-Generierung wird ab diesem Zeitpunkt in das PDF eine XML-Datei eingebettet. Auf der „anderen Seiten“, sprich im Einkaufsbereich, kann man Rechnungsinformationen aus den ZUGFeRD-PDFs herauslesen und als Einkaufsbeleg in der myfactory anlegen. Einfach das PDF-Dokument importieren, Informationen zu Lieferanten und Artikeln werden aus dem Dokument herausgelesen und in den Beleg eingetragen. Wird ein Artikel nicht gefunden, fügt myfactory eine manuelle Position ein. Das Importieren funktioniert übrigens auch direkt aus E-Mails heraus.

Mit dieser Funktion können Sie Ihren Rechnungs- bzw. Wareneingangsprozess weiter optimieren, da das mühselige „abtippen“ von Lieferantenbelegen entfällt.
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