Bereit für den Urlaub?

Sommerzeit, Urlaubszeit – auch Sie sind einige Tage nicht im Büro und gehen in den wohlverdienten Urlaub?
Mit myfactory richten Sie ganz leicht eine Abwesenheitsnotiz mit nur wenigen Mausklicks ein. So erhalten ihre Kontakte automatisch eine E-Mail-Antwort mit einer von Ihnen formulierten Nachricht.
 
Und so geht’s:
 
1. Vorlage anlegen
Erstellen Sie zunächst über „Kommunikation > Grundlagen > E-Mails > Vorlagen“ eine entsprechende E-Mail-Vorlage für Ihre Abwesenheitsnotiz.
Dabei bietet Ihnen myfactory diesen wesentlichen Vorteil:
Dank Platzhalter können alle Ihre Mitarbeiter diese Vorlage nutzen. Zudem müssen Sie dabei nicht bei jeder neuen Abwesenheitsnotiz die Eckdaten Ihrer Abwesenheit eintragen. Damit stellen Sie eine einheitliche Kommunikation sicher und vermeiden peinliche Terminfehler.
Folgende Platzhalter stehen Ihnen zur Verfügung:
$Adresse-Briefanrede$ - Diese Variable wird durch die Briefanrede der erkannten Adresse ersetzt
$FromDate$ - Hier wird das Datum eingesetzt, welches Sie bei der Abwesenheit als „Von“-Datum eingetragen haben.
$ToDate$ - Hier wird das Datum eingesetzt, welches Sie bei der Abwesenheit als „Bis“-Datum eingetragen haben.
Eine Grußformel können Sie in dieser Vorlage weglassen, da Sie hier Ihre Signatur anfügen können.

2. Abwesenheit einstellen
Aktivieren Sie die Abwesenheitsnotiz nun über „Kommunikation > Meine Postfächer“ indem Sie auf die „…“-Schaltfläche des gewünschten Posteingangs klicken…
 
 
 …und anschließend auf „Abwesenheit“.
 
 

Über die Checkbox „Automatische Antworten senden“ aktivieren Sie die Abwesenheitsnotiz.
 
In die Felder „von“ und „bis“ tragen Sie Ihre Abwesenheitszeit ein.
 
Grundsätzlich sollten eine neutrale und eine persönliche Vorlagen eingerichtet werden: Die neutrale Vorlage ist für Adressanten gedacht, die in Ihrem System noch nicht hinterlegt sind. Persönliche Vorlagen eignen sich für den Umgang mit eingehenden Emails bereits bekannter Ansprechpartner. Diese werden dann dank der Variable ($Adresse-Briefanrede$) persönlich gewissen Umständen kann es hierbei sogar zu einem unnötigen „E-Mail-Ping-Pong“ kommen. Dabei antwortet eine Abwesenheitsnotiz der anderen. Bei „Einmal“ erhält der Absender nur ein einziges Mal während der gesamten Zeit die Abwesenheitsnotiz.
 
Bei einem Urlaub hat sich die Einstellung „Eimmal pro Tag“ bewährt, dies bedeutet der Absender erhält pro Tag nur auf seine erste E-Mail Ihre Abwesenheitsnotiz. Bei längeren Abwesenheiten (Mutterschutz, Krankheitsfall) oder bei „alten“ Postfächern (ehemalige Mitarbeiter, etc.) kann auch die Einstellung „Einmal pro Woche“ oder „Einmal pro Monat“ sinnvoll sein.
 
Zum Abschluss setzen Sie den Haken bei „Automatische Antworten senden“. Damit werden mit sofortiger Wirkung alle eingehenden E-Mails mit Ihrer Abwesenheitsnotiz beantwortet.
 
Übrigens: Ist alles einmal eingerichtet, dann aktivieren oder deaktivieren Sie Ihre Abwesenheitsnotiz ganz einfach direkt im Kommunikations-Manager. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das gewünschte Postfach und wählen Sie dort "Abwesenheitsnotiz bearbeiten" aus.
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Sonja Heisler
Rosenheimer Straße 141 h
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