Mehr Klarheit bei elektronischen Rechnungen ohne Signatur

Mit der Gesetzesänderung zum 01.07.2011 zum Thema elektronische Rechnungen sollte vieles einfacher werden. Tatsache war jedoch, dass die vagen Formulierungen zu großer Unsicherheit geführt haben. Mit einem Schreiben vom 02.07.2012 schafft das Bundesministerium der Finanzen nun mehr Klarheit.
 
Rechtslage vor dem 01.07.2011:
Vorsteuerabzugsberechtigt waren nur Rechnungen mit einer qualifizierten elektronischen Signatur. Diese Signatur sollte die Unversehrtheit der empfangenen Rechnung sicherstellen und eine Überprüfung ermöglichen. Hier entstand in vielen Betrieben erheblicher Mehraufwand. Neben der eigentlichen Rechnungsprüfung (Inhaltlich, Rechnerisch), die ohnehin schon in den Buchführungsabteilungen durchgeführt wurden, musste eine Überprüfung der Signatur durchgeführt werden. Zudem war das Versenden mit qualifizierter elektronischer Signatur kompliziert und nicht ohne weiteres umzusetzen. Viele Unternehmen, gerade kleinere Betriebe, verzichteten somit einfach auf die Signatur, was wiederum beim Empfänger zu Nachfragen führte. Was machte man also mit einer elektronischen Rechnung, die nicht signiert war, keine Signatur nachgefordert werden konnte, die aber zweifelsfrei korrekt war. Viele Unternehmen verfolgten den sehr pragmatischen Ansatz, die Rechnung auszudrucken, zu falten und einen Eingangsstempel „draufzuhauen“.
 
Rechtslage nach dem 01.07.2011:
Der Gesetzgeber reagierte auf die Realitätsferne des Gesetzes und lockerte den Zwang der elektronischen Signatur. Elektronische Rechnungen sollten nun den Papierrechnungen gleichgestellt werden. Von nun an war die Signatur nur eine „optionale“ Prüfmöglichkeit. Allerdings musste das Unternehmen bei elektronischen Rechnungen durch „innerbetriebliche Verfahren“ sicherstellen, dass die Rechnung in unveränderter Form und unversehrt eingetroffen war. Diese Formulierung schürte große Unsicherheiten. Was heißt das? Wie muss so ein innerbetriebliches Verfahren aussehen? Und vor allem, wie sollte sich ein solches Verfahren von der ohnehin existierenden Rechnungsprüfung  unterscheiden? Üblicherweise handelt es sich bei Buchhaltern um einen Menschenschlag, die nicht leichtfertig irgendwelche Belege einbuchen oder bezahlen. Gerade auch bei kleineren Unternehmen sollte man davon ausgehen, dass nur Rechnung bezahlt werden, deren Korrektheit einwandfrei feststeht. Um jede Unsicherheit zu vermeiden, blieb es beim beliebten „Drucken-Falten-Stempeln“-Prinzip.
 
Mit dem nun veröffentlichten Schreiben wurde die vage Formulierung präzisiert. „Sowohl bei Papier- als auch bei elektronischen Rechnungen müssen nach § 14 Absatz 1 UStG n. F. die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit der Rechnung gewährleistet werden. Dies kann durch jegliche innerbetriebliche Kontrollverfahren erreicht werden, die einen verlässlichen Prüfpfad zwischen Rechnung und Leistung herstellen können.“, heißt es in dem Schreiben vom 02.07.2012. Dies wird noch weiter ausgeführt: „Mit dem innerbetrieblichen Kontrollverfahren soll lediglich die korrekte Übermittlung der Rechnungen sichergestellt werden. Eine inhaltlich richtige Rechnung (gemeint: richtige Leistung, richtiger Leistender, richtiges Entgelt, richtiger Zahlungsempfänger) rechtfertigt die Annahme, dass bei der Übermittlung keine die Echtheit der Herkunft oder die Unversehrtheit des Inhalts beeinträchtigenden Fehler vorgekommen sind.“. Somit greifen die gleichen Prüfmechanismen, die ein Unternehmen bei Eingangsrechnungen ohnehin durchführen sollte.
 
Wichtig in diesem Zusammenhang: Diese Änderungen und Erleichterungen beziehen sich lediglich auf die Berechtigung zum Vorsteuerabzug. Andere Regelungen wie GOBS oder GDPDU bleiben davon unberührt.
 
Das BMF-Schreiben können Sie sich hier herunterladen: http://www.bundesfinanzministerium.de/Content/DE/Downloads/BMF_Schreiben/Steuerarten/Umsatzsteuer/Umsatzsteuer-Anwendungserlass/2012-07-02-Vereinfachung-der-elektronischen-Rechnungsstellung.html
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