Revisionssichere Dokumentenverwaltung als Vollintegration von docuvita

München 08.05.2012

Immer mehr Dokumente werden digital versendet und auch die Digitalisierung von Papieren wird immer beliebter. Durch leistungsfähigere und günstigere Scannersysteme wird die Digitalisierung auch für kleine und mittelständische Unternehmen lohnenswert. Der DMS-Hersteller docuvita bietet jetzt eine vollintegrierte Lösung für das myfactory-ERP-System an.
 
 
Die Archivierung und Ablage von Papier-Unterlagen bereitet den meisten Unternehmen keine Schwierigkeiten. Wenn es allerdings darum geht, „abgelegtes Wissen“ wiederzufinden, kommen viele ins Schwitzen. Untersuchungen von Gartner* haben ein erschreckendes Bild ergeben: 40 bis 60% der Arbeitszeit gehen bei schlechtem Dokumentenmanagement für Suche und Recherche verloren, dies entspricht ca. 20-45% der Gehaltskosten oder 12-15% des Unternehmensumsatzes.
Mit wachsender Dokumentzahl steigen diese Werte kontinuierlich an. Höchste Zeit also, Dokumente durchsuchbar abzulegen. Zusammen mit einer revisionssicheren Archivierung schafft man so auch Platz „im Keller“, alte Ordnerlandschaften verschwinden und werden digital, an zentraler Stelle, für alle berechtigten Personen erreichbar abgelegt. Durch Technologien wie OCR-Texterkennung können die Inhalte durchsucht werden, Informationen stehen so schneller zur Verfügung.
 
Nachdem DMS-System lange ein paralleles Dasein in Unternehmen geführt haben, macht Docuvita jetzt den Schritt zu den ERP-Herstellern. So wächst zusammen, was zusammen gehört. Die Vollintegration in die Unternehmenslösung myfactory.BusinessWorld archiviert die versendeten Belege direkt revisionssicher und ermöglicht die Recherche direkt im ERP-System. Zusätzlich werden Emails und allgemeine Texte archiviert. Dadurch haben die Mitarbeiter nur eine einzige Abfragestelle in der myfactory.BusinessWorld für myfactory-Belege, Mails und Texte. Die Mitarbeiter müssen also nicht mehr zwischen den Systemen hin und her springen. Erstellung, Archivierung und Recherche finden somit an einer zentrale Stelle statt, das spart jede Menge Zeit und Geld. Wie viel kann sich jeder mit den von Gartner erhobenen Zahlen ausrechnen.
 
 
* Quelle: Gartner (13. April 2005 / Document Management Choices Improve for SMB Audience)
 
 
http://www.perspektive-mittelstand.de/myfactory-ab-sofort-auch-mit-integrierter-DMS-Loesung-von-docuvita-verfuegbar/pressemitteilung/53277.html
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