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ZUGFeRD: So gelingt der automatisierte Austausch elektronischer Rechnungen

von David Lauchenauer

Unglaublich, aber wahr: Da investieren Unternehmen in digitale Lösungen, um dann am Ende Rechnungen wieder auf Papier auszudrucken, in Couverts einzupacken und per Post an ihre Kunden zu schicken. Diese wiederum müssen die Belege auspacken und manuell in ihrer Unternehmenslösung erfassen. Das geht auch anders! Dank des standardisierten Datenaustauschmodells «ZUGFeRD» können Rechnungen als strukturierte Dateien erstellt, elektronisch übermittelt und direkt weiterverarbeitet werden. Der Name kommt zugegebenermaßen sperrig daher: ZUGFeRD. Die Idee dahinter ist aber so brillant wie einfach. 
 

Viele Köche und ein komplexer Datenbrei

Eine Rechnung enthält viele Informationen. Dazu gehören zum Beispiel die Adresse des Empfängers, die Belegnummer und das Ausstelldatum, die Währung, Artikelbezeichnung, Menge, Einheiten, Preise, Beträge, Mehrwertsteuersatz, Kontoangaben und vieles mehr. Die Art und Weise, wie diese Informationen in elektronischen Systemen, z.B. Finanzsoftware oder ERP-Lösungen, dargestellt und verarbeitet werden, ist den jeweiligen Herstellern überlassen. Mehr noch: Beim Zahlungsverkehr sind weitere Stellen involviert wie z.B. Banken oder Steuerbehörden mit eigenen Anforderungen an die übermittelten Daten. Kaum vorstellbar, dass sich diese Ansprüche unter einen Hut bringen lassen. Und doch… 
 

Heureka! Ein gemeinsamer Nenner

Manchmal muss einfach jemand das Zugpferd spielen und die Zügel in die Hand nehmen. Das «Forum elektronische Rechnung Deutschland» (FeRD) hat den Vorreiter gespielt und ist bereits 2014 mit dem Konzept eines «Zentralen User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland» vorangaloppiert. Auch wenn sich über die Kreativität bei der Namensgebung streiten lässt, ist der damit verbundene Nutzen unbestritten. Und zwar nicht nur in Deutschland! Das neue Rechnungsformat wurde für eine gesamteuropäische Verwendung (inklusive Schweiz) von internationalen Gremien mitentwickelt. 
 

… und es funktioniert

ZUGFeRD fasst all diese Daten in einem einheitlichen Standard zusammen und speichert diese als ganz normale PDF-Datei. Diese Datei kann man ausdrucken, muss man aber nicht. Anstatt einen Papierbeleg per Post zu versenden, kann die Datei auch elektronisch, z.B. per E-Mail, übermittelt werden. Der Clou dabei: Der Empfänger braucht die Rechnung nicht auszudrucken, sondern kann die Datei direkt ansehen, weiterbearbeiten und rechtssicher in der Langzeitarchivierung ablegen. Das standardisierte Datenformat ist der Schlüssel für den effizienten Austausch elektronischer Rechnungen. Der Mehrwert einer ZUGFeRD-Rechnung liegt in der Möglichkeit der automatisierten Verarbeitung des per PDF gesendeten Rechnungsinhalts. Das spart nicht nur Zeit, sondern auch Geld.  
 

Das «Geheimnis» hinter ZUGFeRD

Das Erstellen und Versenden eines PDF-Dokuments ist wahrlich keine bahnbrechende Erfindung. Doch genau das trägt zur breiten Akzeptanz von ZUGFeRD bei. Es verwendet mit PDF/A-3 ein weit verbreitetes Dateiformat. Gleichzeitig werden die herkömmlichen PDF-Daten um einen Datenbereich im XML-Format erweitert, welcher bei der normalen Anzeige nicht sichtbar ist. Die XML-Struktur ist genau festgelegt. Artikelnummer, Menge, Bankverbindung usw. stehen immer am genau gleichen Ort. Deshalb kann jedes Programm die Rechnungsbelege einlesen und direkt weiterverarbeiten – vorausgesetzt, es beherrscht den ZUGFeRD-Standard. Anders als etwa beim EDI-Standard sind ZUGFeRD-Rechnungen ganz normal lesbar, sowohl von Menschen als auch von Computern. 
 

ZUGFeRD-Rechnungen versenden…

Das Erstellen von ZUGFeRD-Rechnungen funktioniert ganz normal wie beim Drucken von konventionellen Rechnungen. Der Versand der PDF-Datei kann entweder manuell mit einem herkömmlichen Mailprogramm erfolgen oder automatisch aufgrund der beim Empfänger hinterlegten Mailadresse. Die Rechnung wird gleichzeitig im System archiviert, ohne dass sich die Anwender darum kümmern müssen. Für IT-Lösungen, welche das ZUGFeRD-Format nicht beherrschen oder für Firmen, die ihre Rechnungen noch mit Word und Excel schreiben, gibt es spezielle Zusatzprogramme, die beim Drucken der Rechnung eine ZUGFeRD-Datei erzeugen und diese versenden. 

…und wieder einlesen

Wer eine ZUGFeRD-Rechnung erhält, kann die Daten mit einem geeigneten System direkt weiterbearbeiten. Diese Daten können aber noch mehr. Sie erleichtern zum Beispiel die Rechnungskontrolle durch die Unterstützung elektronischer Workflows z.B. für die Rechnungskontrolle durch die zuständigen Sachbearbeiter oder für die Freigabeprozesse. Ein großer Vorteil besteht bei der Bezahlung von ZUGFeRD-Rechnungen. Die Bankverbindung- und IBAN-Daten können automatisch ausgelesen und vom Zahlungsprogramm oder von der E-Banking-Software übernommen werden. 
 

Win-Win für Rechnungssteller und -empfänger

ZUGFeRD ist eine digitale Win-Win-Situation für Rechnungssteller und -empfänger. Auf der einen Seite können Portokosten, Papier und Zeit gespart werden. Auf der anderen Seite wird der Bearbeitungsprozess beschleunigt und die Übernahme in die Finanzbuchhaltung erleichtert. Damit verbunden sind weitere Vorteile wie eine fehlerfreie Ablage, Einsparen von Kopien, schnelles Finden von archivierten Rechnungen, Vermeidung von Dokumentenverlust und vieles mehr.

Über den Autor: Dr. Robert Meyer

Dr. Robert Meyer ist seit 2011 Geschäfts­führer der myfactory International GmbH. Seine Leiden­schaft ist die Vermarktung von moderner Cloud ERP-Software über Online-Medien und Partner­vertrieb. Im Mittelpunkt steht bei ihm immer das Wohl von Anwendern, die eine funktional ausgereifte, leicht zu in­di­vidualisierende, intuitiv zu bedienende, auf allen Devices verwendbare, und mobil ein­setzbare Unternehmens-Software benötigen.

Über den Autor: Rainer Giersbach

Rainer Giersbach stieg 2000 in die IT-Branche über eine technische Hotline zu kfm. Unternehmens­software ein, wenig später übernahm er das Produkt Management für diesen Bereich. 2006 stieß er im Zuge einer Recherche zum Thema "Online-Warenwirtschaft" auf myfactory. Das Thema hat ihn nicht mehr losgelassen und seit 2007 gestaltet er als Program Manager die myfactory.BusinessWorld aktiv mit.

Über den Autor: Timo Bärenklau

Nach seinem erfolgreichen Studium mit Abschluss als Bachelor of Engineering im Studiengang „Internationales Technisches Vertriebsmanagement“ stieß Timo Bärenklau als Lead Spezialist zur myfactory International GmbH hinzu. Schon während seines Studiums entdeckte er seine Leidenschaft für Vertriebsoptimierung, besonders im Hinblick auf CRM-Systeme. Auch seine Bachelor-Arbeit hatte CRM als Schwerpunkt. Seit 2012 betreut er maßgeblich die Leadqualifizierung bei myfactory.

Über den Autor: Tobias Korch

Tobias Korch arbeitet seit März 2011 bei myfactory als Software-Entwickler. Seine Schwerpunkte sind die Produktionsplanung (PPS) und das Modul eCommerce. Er ist ein engagierter Verfechter des myfactory-Konzeptes EasyRelease, mit dem Partner updatesichere Zusatzprogramme zur myfactory Business Software erstellen können. Bei Partnern und Partner-Interessenten sind deshalb seine Programmierer-Schulungen und unterstützende Coachings sehr gefragt. Durch seine vieljährigen Praxiserfahrungen mit komplexen Softwareprojekten hat er den Kontakt zum Mittelstand und das Verständnis für Anforderungen und Problemstellungen der Unternehmen und Anwender. Wenn es nichts zu tun gibt (gibt es das eigentlich?) dann kümmert er sich um seine Familie, macht Musik oder interessiert sich für alles was mit IT zu tun hat.

Über den Autor: Jan Schweighart

Jan Schweighart arbeitete nach einem Software Engineering Studium an der Hochschule Konstanz als Software Entwickler für einen Software Dienstleister. Überzeugt von Produkt und Mentalität, kam er Ende 2013 zu myfactory wo er heute schwerpunktmäßig an der Weiterentwicklung von myfactory.CRM arbeitet. Herr Schweighart hatte früher mal Hobbies, Freunde und ein soziales Leben, so wird zumindest berichtet. Heute ist er Vater einer kleinen Tochter ;)

Über den Autor: Dr. Mathias Hamp

Dr. Mathias Hamp ist Kommunikations- experte und entwickelt Kommunikations- strategien zur Vermarktung von Ideen, Waren und Marken. Seit 2015 verantwortet er für myfactory den Bereich Online Marketing.

Über den Autor: David Lauchenauer

David Lauchenauer (*1963) ist seit 1988 als Unternehmer im Bereich Business Software für KMU tätig. Seit 2008 ist er in der Schweiz Geschäftsführer und VR der myfactory Software Schweiz AG und startete 2009 mit myfactory das professionelle Cloud ERP für den Schweizer KMU-Markt, weshalb er über sehr umfassende Praxiserfahrungen mit Cloud-Computing verfügt. Seit 2016 ist David Lauchenauer auch Co-Geschäftsführer und Gesellschafter der myfactory International GmbH.

Über den Autor: Stefan Girschner

Stefan Girschner (* 1967) berichtet als Fachjournalist seit vielen Jahren über Neuheiten und Trends in der IT-Branche. Seine journalistische Laufbahn startete er 1999 bei der Fachzeitschrift e-commerce magazin (ehemals IWT Magazin Verlag), wo er bis 2003 als Redakteur tätig war. Seit 2004 ist er freiberuflich für verschiedene Fachzeitschriften und Online-Portale in den Bereichen Unternehmens-IT, Computing sowie Wirtschaft und Industrie tätig. Darüber hinaus arbeitet er als Lektor und in der Schlussredaktion für Verlage und Agenturen. Von 2010 bis 2016 hatte er die redaktionelle Leitung des Digitalbusiness Magazin (WIN-Verlag) inne. Seit 2016 schreibt er wieder verstärkt für bekannte IT-Fachzeitschriften und -Portale.

Über die Autorin: Sandra Bültermann

Sandra Bültermann (*1975) ist seit 1999 als Technische Redakteurin tätig. Als langjährige Mitarbeiterin bei Fachzeitschriften, Agenturen und Softwareunternehmen verfügt sie über umfassende Kenntnisse in den Bereichen IT, Kommunikation und Contentmanagement. Ihre Kernkompetenz liegt darin, komplexe, technische Themen verständlich und zielgruppenorientiert aufzubereiten.
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