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Wenn das ERP in die Jahre kommt

von David Lauchenauer am 16.02.2018

Enterprise Resource Planning (ERP) Software bildet in vielen Unternehmen das digitale Rückgrat. Die Einführung eines neuen Systems ist oft eine Herausforderung, stellt das ERP doch ein Abbild sämtlicher Prozesse, Werte- und Informationsflüsse einer Firma dar. Ist die Software erst einmal in Betrieb, wird ihr Nutzen rasch sichtbar. Dann nur nichts mehr anfassen, es läuft doch alles so schön. Das führt dazu, dass ERP-Lösungen nicht selten zweistellige Betriebsjahre auf dem Buckel haben. Problematisch wird es dann, wenn das System veraltet und nicht mehr den aktuellen Gegebenheiten entspricht. Das können Unternehmensstrukturen und -prozesse sein, aber auch regulatorische Bestimmungen oder technologische Neuerungen. Manche IT-Verantwortliche wollen diese Veränderungen nicht wahrhaben oder bemerken nicht, was sie mit einem ERP-System der neusten Generation verpassen. Erfahren Sie in diesem Beitrag, woran sich Anzeichen für eine Modernisierung erkennen lassen.
 

Fehlende Datenintegration

Ein untrügliches Anzeigen für ein veraltetes ERP ist die Verwendung von Papier, Post-It, Tools & Co. Sehr beliebt sind Excel-Tabellen. Diese werden häufig genutzt, wenn die ERP-Daten nicht durchgängig von einem Anwendungsbereich zum anderen transportiert werden können. Oder wenn das ERP nicht in der Lage ist, gewisse Berechnungen wie Kalkulationen, Stücklistenberechnungen usw. durchzuführen. Stellen Sie fest, dass die Benutzer Daten aus dem einen System exportieren und auf Basis von Tabellen in eine andere Anwendung wieder importieren, kann das ein Hinweis auf eine veraltete Unternehmenslösung sein. Ein weiterer Indikator sind Schnittstellen zwischen Applikationsbereichen. Auch das „Basteln“ von Auswertungen, weil keine einheitliche Datenbasis existiert, ist ein ernstzunehmendes Warnsignal.
 

Lange Verarbeitungszeiten

Zunehmende Datenmengen und immer mehr Benutzer können ein älteres ERP-System schon mal in die Knie zwingen. Geschwindigkeitsprobleme tauchen oft bei größeren Auswertungen sowie umfangreichen Reports auf. Wartezeiten oder Unterbrechungen strapazieren die Nerven der Anwender. Nicht selten geht dann die Motivation in den Keller, die Software zu nutzen. Wutausbrüche oder Witze hinter vorgehaltener Hand über die IT-Systeme im Unternehmen signalisieren dringenden Handlungsbedarf. Das hat nicht nur mit einem angenehmeren Arbeitsumfeld zu tun, sondern direkt mit der Prozesseffizienz. Schon wenige Minuten pro Tag addieren sich über die Wochen zu einigen Arbeitsstunden an ungenutzter Zeit.
 

Mangelnde Mobilität

Mobilität ist in unserer heutigen Arbeitswelt von zentraler Bedeutung. Besonders Führungskräfte, Servicetechniker und Vertriebsmitarbeiter im Außendienst benötigen einen orts- und zeitunabhängigen Zugriff auf relevante Unternehmensdaten. Diese Anforderungen haben sich in letzter Zeit so stark verändert wie die Technologie selbst. Die umständliche Verbindung zum Unternehmensserver per Virtual Private Network (VPN) ist längst nicht mehr zeitgemäß. Vor allem dann nicht, wenn dem mobilen Nutzer eine Oberfläche präsentiert wird, die für mobile Endgeräte ungeeignet ist. Moderne ERP-Lösungen bieten einen einfachen, sicheren Zugriff auf die Daten von überall. Inklusive einer optimierten Oberfläche für Smartphones und Tablets.
 

Unvollständige Informationen

Kaum etwas offenbart ein veraltetes ERP wie der Blick auf Stamm- und Bewegungsdaten, z.B. von Kunden, Lieferanten, Artikel usw. Unvollständige Informationen verunmöglichen das Abbilden einer durchgängigen Customer Journey, was wiederum zu Intransparenz im Unternehmen führt. Häufige Ursache ist, dass das ERP die Prozesse nicht mehr korrekt abbildet. Die früher implementierten Strukturen haben ihre Aktualität verloren. Dadurch wird das ERP zum Bremsklotz, welcher ohne umfassende Reform des Gesamtsystems nicht beheben lässt.
 

Was tun bei akutem Handlungsbedarf? 

Manchmal lassen sich die Probleme eines veralteten ERP-Systems mit einem Update oder Release-Wechsel beheben. Grundsätzlich gilt, dass die Software stets aktuell gehalten werden sollte, um Sicherheit und Funktionalität zu gewährleisten. Die Performance der Infrastruktur lässt sich durch den Einsatz neuer Komponenten oder durch den Wechsel in ein professionelles Rechenzentrum verbessern. Eine Bereinigung und Modernisierung der Datenbanken erfüllt oftmals den gleichen Zweck. Tiefgreifender gehen Veränderungen, wenn das System die funktionalen Anforderungen nicht mehr erfüllt. Individuelle Verbesserungen bleiben oft Flickwerk. Der Austausch des ERP-Systems ist zwar ein radikaler Schritt, lohnt sich aber in den meisten Fällen. Dabei bietet sich gleichzeitig auch die Gelegenheit, neue Technologien oder Nutzungsmodelle, z.B. eine Cloudlösung, zu evaluieren.

Über den Autor: Dr. Robert Meyer

Dr. Robert Meyer ist seit 2011 Geschäfts­führer der myfactory International GmbH. Seine Leiden­schaft ist die Vermarktung von moderner Cloud ERP-Software über Online-Medien und Partner­vertrieb. Im Mittelpunkt steht bei ihm immer das Wohl von Anwendern, die eine funktional ausgereifte, leicht zu in­di­vidualisierende, intuitiv zu bedienende, auf allen Devices verwendbare, und mobil ein­setzbare Unternehmens-Software benötigen.

Über den Autor: Rainer Giersbach

Rainer Giersbach stieg 2000 in die IT-Branche über eine technische Hotline zu kfm. Unternehmens­software ein, wenig später übernahm er das Produkt Management für diesen Bereich. 2006 stieß er im Zuge einer Recherche zum Thema "Online-Warenwirtschaft" auf myfactory. Das Thema hat ihn nicht mehr losgelassen und seit 2007 gestaltet er als Program Manager die myfactory.BusinessWorld aktiv mit.

Über den Autor: Timo Bärenklau

Nach seinem erfolgreichen Studium mit Abschluss als Bachelor of Engineering im Studiengang „Internationales Technisches Vertriebsmanagement“ stieß Timo Bärenklau als Lead Spezialist zur myfactory International GmbH hinzu. Schon während seines Studiums entdeckte er seine Leidenschaft für Vertriebsoptimierung, besonders im Hinblick auf CRM-Systeme. Auch seine Bachelor-Arbeit hatte CRM als Schwerpunkt. Seit 2012 betreut er maßgeblich die Leadqualifizierung bei myfactory.

Über den Autor: Tobias Korch

Tobias Korch arbeitet seit März 2011 bei myfactory als Software-Entwickler. Seine Schwerpunkte sind die Produktionsplanung (PPS) und das Modul eCommerce. Er ist ein engagierter Verfechter des myfactory-Konzeptes EasyRelease, mit dem Partner updatesichere Zusatzprogramme zur myfactory Business Software erstellen können. Bei Partnern und Partner-Interessenten sind deshalb seine Programmierer-Schulungen und unterstützende Coachings sehr gefragt. Durch seine vieljährigen Praxiserfahrungen mit komplexen Softwareprojekten hat er den Kontakt zum Mittelstand und das Verständnis für Anforderungen und Problemstellungen der Unternehmen und Anwender. Wenn es nichts zu tun gibt (gibt es das eigentlich?) dann kümmert er sich um seine Familie, macht Musik oder interessiert sich für alles was mit IT zu tun hat.

Über den Autor: Jan Schweighart

Jan Schweighart arbeitete nach einem Software Engineering Studium an der Hochschule Konstanz als Software Entwickler für einen Software Dienstleister. Überzeugt von Produkt und Mentalität, kam er Ende 2013 zu myfactory wo er heute schwerpunktmäßig an der Weiterentwicklung von myfactory.CRM arbeitet. Herr Schweighart hatte früher mal Hobbies, Freunde und ein soziales Leben, so wird zumindest berichtet. Heute ist er Vater einer kleinen Tochter ;)

Über den Autor: Dr. Mathias Hamp

Dr. Mathias Hamp ist Kommunikations- experte und entwickelt Kommunikations- strategien zur Vermarktung von Ideen, Waren und Marken. Seit 2015 verantwortet er für myfactory den Bereich Online Marketing.

Über den Autor: David Lauchenauer

David Lauchenauer (*1963) ist seit 1988 als Unternehmer im Bereich Business Software für KMU tätig. Seit 2008 ist er in der Schweiz Geschäftsführer und VR der myfactory Software Schweiz AG und startete 2009 mit myfactory das professionelle Cloud ERP für den Schweizer KMU-Markt, weshalb er über sehr umfassende Praxiserfahrungen mit Cloud-Computing verfügt. Seit 2016 ist David Lauchenauer auch Geschäftsführer und Gesellschafter der myfactory Gruppe.

Über den Autor: Stefan Girschner

Stefan Girschner (* 1967) berichtet als Fachjournalist seit vielen Jahren über Neuheiten und Trends in der IT-Branche. Seine journalistische Laufbahn startete er 1999 bei der Fachzeitschrift e-commerce magazin (ehemals IWT Magazin Verlag), wo er bis 2003 als Redakteur tätig war. Seit 2004 ist er freiberuflich für verschiedene Fachzeitschriften und Online-Portale in den Bereichen Unternehmens-IT, Computing sowie Wirtschaft und Industrie tätig. Darüber hinaus arbeitet er als Lektor und in der Schlussredaktion für Verlage und Agenturen. Von 2010 bis 2016 hatte er die redaktionelle Leitung des Digitalbusiness Magazin (WIN-Verlag) inne. Seit 2016 schreibt er wieder verstärkt für bekannte IT-Fachzeitschriften und -Portale.

Über die Autorin: Sandra Bültermann

Sandra Bültermann (*1975) ist seit 1999 als Technische Redakteurin tätig. Als langjährige Mitarbeiterin bei Fachzeitschriften, Agenturen und Softwareunternehmen verfügt sie über umfassende Kenntnisse in den Bereichen IT, Kommunikation und Contentmanagement. Ihre Kernkompetenz liegt darin, komplexe, technische Themen verständlich und zielgruppenorientiert aufzubereiten.
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