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Vorteile von Cloud ERP bei der Angebots- und Rechnungsstellung

von David Lauchenauer

Die Erstellung von Angeboten und Rechnungen sind betriebswirtschaftliche Aufgaben, die Grundvoraussetzungen für neue Aufträge und zur Abrechnung von erbrachter Leistung sind. Eigentlich sollten dies also Tätigkeiten sein, die in jedem Unternehmen Grund zur Freude sind. In der Realität hingegen sind insbesondere solche Aufgaben oftmals sehr unbeliebte Tätigkeiten, da die Kundenakquisition und die Buchhaltung zeitaufwendig sind und eine Vielzahl an rechtlichen Bestimmungen erfüllt werden müssen. Ganzheitliche ERP-Systeme können diesen Prozess vereinfachen und dafür sorgen, dass entsprechende Prozesse vom Erstkontakt bis zur buchhalterischen Erfassung von Zahlungseingängen effizienter ablaufen.


Angebote als Ausgangspunkt komplexer Geschäftsprozesse

Unternehmensprozesse variieren stark zwischen den einzelnen Betrieben, auch die Kundenakquisition und das Marketing läuft sehr unterschiedlich ab. Doch befindet sich ein Neu- oder Bestandskunde in der Auftragsanbahnung, so erfolgt in der Regel die Erstellung eines Angebotes durch den Vertrieb, um eine rechtliche Basis für den folgenden Auftrag zu besitzen. Diese umfasst nicht nur die Stammdaten des Empfängers, sondern beinhaltet auch eine genaue Definition der zu erbringenden Dienstleistung oder der auszuliefernden Ware. Die hier angebotenen Positionen werden somit Bestandteil des Auftrags. Ein Angebot kann natürlich auch noch weitere Informationen wie abweichende Rechnungsempfänger, Zahlungsmodalitäten (Abrechnungsmodalitäten und Zahlungsziele), Liefertermine sowie weitere Bedingungen zur Auftragsdurchführung enthalten. All diese Informationen gehen in den Auftrag mit ein und bedingen dadurch die wertschöpfenden Prozesse gleichermaßen wie die späteren buchhalterischen Abläufe. 
 
Wer hier von Anfang an ordentlich arbeitet, hat ein stabiles Fundament gelegt, um sowohl die Auftragsabwicklung als auch die späteren Prozessschritte so effizient wie möglich zu gestalten. Doch häufig werden hier von Vertrieblern nicht alle Informationen erfasst (beliebtes Beispiel: fehlende Rechnungsadresse oder UST-ID-Nummer), was spätestens bei der Rechnungsstellung zu Verzögerungen und zusätzlichen Arbeitsschritten führt. Werden Angebote über Spezialsoftware oder Microsoft Word/Excel – und damit außerhalb des ERP-Systems – erstellt, gilt es nach einer Annahme des Angebots die ganzen Informationen erst in die ERP-Software zu übertragen, was ebenfalls zu Komplikationen und Fehler führen kann und häufig ebenso zusätzliche Arbeit bedeutet.


Ein ganzheitliches ERP-System verbessert die Prozesseffizienz

Wird hingegen von Anfang an auf ein ganzheitliches ERP-System gesetzt, so müssen Kundendaten und Produkte bzw. Dienstleistungen inkl. Preisinformationen nur einmal angelegt werden und stehen direkt bei der Angebotserstellung bereit. Das Angebot erfolgt auf Basis der hinterlegten Datensätze, zur Bestimmung von Lieferterminen kann Einblick in den aktuellen Lagerstand oder die Produktionsauslastung genommen werden. So kann bereits bei der Angebotserstellung mit abgesicherten Daten geplant werden, was Verzögerungen minimiert und den Prozess maßgeblich beschleunigt. Erfolgt die Beauftragung, können alle Informationen direkt in die Produktion übergeben werden, Systembrüche gehören der Vergangenheit an.

Nach der Wertschöpfung und der Erfüllung des Auftrags erfolgt die Rechnungsstellung. Ein ganzheitliches ERP-System kann hier auf Basis des Angebots und der gelieferten Produkte bzw. Dienstleistungen die Rechnung auf Knopfdruck erstellen und dabei auch gängige steuerrechtliche Bedingungen erfüllen. Durch die Anbindung der Finanzbuchhaltung lässt sich der Zahlungseingang erfassen und alles entsprechend buchhalterisch erfassen.


Mobile Vorteile dank Cloud ERP

Durch den Einsatz einer cloudbasierten ERP-Lösung profitieren Unternehmen zusätzlich von einer Vielzahl an mobilen Vorteilen. So kann der Außendienstler direkt beim Kunden vor Ort noch ein Angebot auf Basis besprochener Details erstellen, die Beauftragung kann direkt auf dem Tablet digital signiert werden. Gleichzeitig hat der Außendienstler die Möglichkeit ortsunabhängig angenommene Angebote in Aufträge umzuwandeln, die direkt in der Zentrale weiterverarbeitet werden können. So geht auch bei einer Geschäftsreise keine wertvolle Zeit verloren. Der Einblick in laufende Angebote bzw. den Lagerstand oder die aktuelle Produktionsauslastung verbessert ebenso vor Ort den Kundenservice und kann eine Beauftragung beschleunigen.

Auch der technische Kundendienst profitiert maßgeblich von diesen Vorteilen, so kann dieser direkt vor Ort nach erfolgtem Einsatz unbürokratisch und schnell die erbrachte Leistung inkl. etwaiger Ersatzteile aufnehmen und in Form einer Rechnung festhalten. Diese kann der Kunde auf dem Tablet wieder digital signieren, so gibt es später keine Ungereimtheiten und die Leistung ist entsprechend abgenommen worden. 
 
Manche Branchen erfordern es, dass Abrechnungen noch am jeweiligen Tag der Leistungserbringung direkt vor Ort erstellt werden müssen. Dank Cloud ERP wird ein mobiles Endgerät so spielend zum transportablen Büro, da über das Internet und gesicherter SSL-Verbindung auf alle notwendigen Daten zugegriffen werden kann. Entsprechende Leistungsabrechnungen lassen sich so zeit- und ortsunabhängig spielend erstellen und gleichzeitig in der Zentrale weiterverarbeiten.

Abschließend lässt sich festhalten, dass ein ganzheitlicher Systemansatz insbesondere bei der Erstellung von Angeboten und Rechnungen die bestehenden Unternehmensprozesse vereinfacht und effizienter gestaltet. Durch den abteilungs- und bereichsübergreifenden Zugriff lassen sich kostspielige Fehler vermeiden, es kann jeweils auf Basis der aktuellen Auslastung perfekt geplant werden. In Kombination mit den mobilen Vorteilen von Cloud ERP können so KMU das größtmögliche Potenzial aus diesen Tätigkeiten herausholen.

Über den Autor: Dr. Robert Meyer

Dr. Robert Meyer ist seit 2011 Geschäfts­führer der myfactory International GmbH. Seine Leiden­schaft ist die Vermarktung von moderner Cloud ERP-Software über Online-Medien und Partner­vertrieb. Im Mittelpunkt steht bei ihm immer das Wohl von Anwendern, die eine funktional ausgereifte, leicht zu in­di­vidualisierende, intuitiv zu bedienende, auf allen Devices verwendbare, und mobil ein­setzbare Unternehmens-Software benötigen.

Über den Autor: Rainer Giersbach

Rainer Giersbach stieg 2000 in die IT-Branche über eine technische Hotline zu kfm. Unternehmens­software ein, wenig später übernahm er das Produkt Management für diesen Bereich. 2006 stieß er im Zuge einer Recherche zum Thema "Online-Warenwirtschaft" auf myfactory. Das Thema hat ihn nicht mehr losgelassen und seit 2007 gestaltet er als Program Manager die myfactory.BusinessWorld aktiv mit.

Über den Autor: Timo Bärenklau

Nach seinem erfolgreichen Studium mit Abschluss als Bachelor of Engineering im Studiengang „Internationales Technisches Vertriebsmanagement“ stieß Timo Bärenklau als Lead Spezialist zur myfactory International GmbH hinzu. Schon während seines Studiums entdeckte er seine Leidenschaft für Vertriebsoptimierung, besonders im Hinblick auf CRM-Systeme. Auch seine Bachelor-Arbeit hatte CRM als Schwerpunkt. Seit 2012 betreut er maßgeblich die Leadqualifizierung bei myfactory.

Über den Autor: Tobias Korch

Tobias Korch arbeitet seit März 2011 bei myfactory als Software-Entwickler. Seine Schwerpunkte sind die Produktionsplanung (PPS) und das Modul eCommerce. Er ist ein engagierter Verfechter des myfactory-Konzeptes EasyRelease, mit dem Partner updatesichere Zusatzprogramme zur myfactory Business Software erstellen können. Bei Partnern und Partner-Interessenten sind deshalb seine Programmierer-Schulungen und unterstützende Coachings sehr gefragt. Durch seine vieljährigen Praxiserfahrungen mit komplexen Softwareprojekten hat er den Kontakt zum Mittelstand und das Verständnis für Anforderungen und Problemstellungen der Unternehmen und Anwender. Wenn es nichts zu tun gibt (gibt es das eigentlich?) dann kümmert er sich um seine Familie, macht Musik oder interessiert sich für alles was mit IT zu tun hat.

Über den Autor: Jan Schweighart

Jan Schweighart arbeitete nach einem Software Engineering Studium an der Hochschule Konstanz als Software Entwickler für einen Software Dienstleister. Überzeugt von Produkt und Mentalität, kam er Ende 2013 zu myfactory wo er heute schwerpunktmäßig an der Weiterentwicklung von myfactory.CRM arbeitet. Herr Schweighart hatte früher mal Hobbies, Freunde und ein soziales Leben, so wird zumindest berichtet. Heute ist er Vater einer kleinen Tochter ;)

Über den Autor: Dr. Mathias Hamp

Dr. Mathias Hamp ist Kommunikations- experte und entwickelt Kommunikations- strategien zur Vermarktung von Ideen, Waren und Marken. Seit 2015 verantwortet er für myfactory den Bereich Online Marketing.

Über den Autor: David Lauchenauer

David Lauchenauer (*1963) ist seit 1988 als Unternehmer im Bereich Business Software für KMU tätig. Seit 2008 ist er in der Schweiz Geschäftsführer und VR der myfactory Software Schweiz AG und startete 2009 mit myfactory das professionelle Cloud ERP für den Schweizer KMU-Markt, weshalb er über sehr umfassende Praxiserfahrungen mit Cloud-Computing verfügt. Seit 2016 ist David Lauchenauer auch Co-Geschäftsführer und Gesellschafter der myfactory International GmbH.
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