Weitere Themen

Planung und Umsetzung von ERP-Projekten (Teil 2)

von David Lauchenauer am 09.01.2018

Im ersten Teil unseres Themas sind wir auf die Vorbereitungen und die Auswahl einer passenden Lösung eingegangen. Heute wollen wir aufzeigen, was es mit der Implementierung auf sich hat, wie Sie Stolpersteinen während des Projekts vermeiden und welche Maßnahmen für den großen Tag des Go-live empfehlenswert sind. Beginnen wir dort, wo wir letztes Mal aufgehört haben: bei der Wahl von Anbieter und Lösung. 
 

Verträge schaffen Klarheit

Nachdem die Ist-Analyse und die Soll-Anforderungen definiert wurden, haben verschiedene Anbieter ihre Produkte vorgestellt. Daraus resultierte eine engere Auswahl von zwei bis drei Systemen, für welche konkrete Offerten vorliegen. Bevor nun der definitive Entscheid fällt, gilt es, die Projekt-, Nutzungs- und Lizenzverträge genauer unter die Lupe zu nehmen. Wie bereits erwähnt, ist jedes ERP-Projekt aufgrund seiner Komplexität mit gewissen Risiken verbunden. Zwischen Handschlag und Produktivstart kann viel passieren. Zu starre Vertragswerke werden meist schon nach kurzer Zeit von der Projektrealität ein- und überholt. Bewährt haben sich partnerschaftliche Vereinbarungen, welche im Minimum folgende Punkte beinhalten sollte: 
 
  •     Projektorganisation (Ansprechpersonen, Ressourcen, Kompetenzen, Budget, Zeitplan, Honorare, Spesen, Eskalationsprozess) 
  •     Leistungserbringung (Ort und Zeit der Leistungserbringung, Informationsfluss, Kontrollmechanismen, Dokumentation) 
  •     Change-Management (vereinbarter Leistungsumfang, Maßnahmen bei Abweichungen und Zusatzwünschen) 
  •     Support (Service-Levels inkl. Reaktionszeiten und Umfang, Organisation, Abrechnung) 
 

Vertrauen ist gut, Kontrolle ist besser

Bei der Einführung eines ERP-Systems fallen zahlreiche Projektschritte und Aufgaben an. Diese sind teilweise von einander abhängig, überschneiden sich oder bedingen Entscheidungen. Da alle Vorgänge innerhalb eines zeitlich und finanziell begrenzten Rahmens stattfinden, ist eine laufende Kontrolle bzw. ein kontinuierliches Projektmanagement unablässig. Die meisten Softwareanbieter verwenden dafür eine bestimmte Methodik, welche häufig ein Mix aus anerkannten Vorgehensweisen und eigenen Praxiserfahrungen darstellt. Unabhängig von der Methodik ist es wichtig, dass die Transparenz im Projekt jederzeit gewährleistet ist. Dazu gehören Projektfortschritt, Auswertungen (z.B. Soll-/Ist-Kosten, geleistete/vereinbarte Stunden) und die Einhaltung der Projektziele.  
 

Implementierung – jetzt geht’s richtig los

Nach vielen Vorabklärungen ist es dann soweit: Mit dem Kick-off, also dem offiziellen Startschuss, beginnt die Umsetzung. Diese ist auch als „Implementierung“ bekannt, abgeleitet von lateinisch implere (erfüllen). Der Name ist Programm, jetzt geht es darum, die theoretischen Pläne mit Leben zu füllen. Sobald der IT-Partner seine Software zur Verfügung stellt – bei On-Premise-Anwendungen als Installation auf einem Server, bei Cloud-Anwendungen per Web-Zugang – werden Systemeinstellungen (Parametrierung) vorgenommen, damit die Lösung auch das tut, was gewünscht wird. Ideal ist, wenn bereits die Standardversion möglichst viele Geschäftsprozesse unterstützt. Dadurch spart man Zeit und Geld.  
 

Was der Systemlieferant sonst noch bietet

Dass man nach der Installation bzw. Aufschaltung eines ERP-Systems einfach loslegen kann, ist eher unwahrscheinlich (obwohl theoretisch natürlich möglich). Meistens wird der Kunde gewisse Zusatzleistungen des Systemlieferanten in Anspruch nehmen wie z.B. 
  • Datenübernahme: Ein spezielles Tool oder ein gängiges Datenformat kann die Übernahme bestehender Daten ins neue System erleichtern. Bei der richtigen Zuordnung kann der Lieferant helfen. Viele Firmen nutzen den Systemwechsel auch, um alte Daten zu bereinigen und verzichten teilweise auf eine Übernahme. 
  • Beratung: Der Systemlieferant verfügt nicht nur über Projekterfahrung, sondern kann seine Expertise auch als Prozessberater und -optimierer einbringen. Jedes ERP-Projekt ist gleichzeitig auch ein Organisationprojekt. 
  • Individuelle Programmierung: Mit kundenindividuellen Zusatzprogrammen kann die Standardfunktionalität erweitert werden. Durch den Zugriff auf das Entwicklungsteam des Anbieters oder Herstellers ist die Kompatibilität und Releasefähigkeit der Zusatzprogramme gewährleistet. 
  • Schulung: Gut geschulte Anwender verfügen über eine deutlich höhere Motivation und bessere Nutzung des neuen Systems. Viele Unternehmen machen sich das Train-the-Trainer-Prinzip zu eigen und bilden interne Trainer aus. Schulungsunterlagen und Manuals (z.B. als Wiki) gehören dazu. 
 

Go-live und die Zeit danach

Bevor das ERP produktiv in Betrieb geht, ist ausführliches Testen angesagt. Dabei müssen alle Abläufe und Funktionen durch die Fachanwender auf Herz und Nieren geprüft werden. Fehler oder Mängel müssen von den Usern dokumentiert und vom Lieferanten korrigiert werden. Vielfach sind Missverständnisse und Abstimmungsprobleme Ursachen, dass etwas nicht wunschgemäß funktioniert. Ist eine partnerschaftliche Lösung nicht möglich, braucht es klare Verträge (s. oben). Der eigentliche Produktivstart will mittels „Was-wenn-Szenarien“ gut vorbereitet sein.  Wichtig ist, dass alle verantwortlichen Personen zur Verfügung stehen. In den allermeisten Fällen klappt das Go-live (vielleicht mit ein paar Stolperern) reibungslos. Während den Folgewochen macht eine nahe Begleitung der Anwender durch den Lieferanten Sinn. 
 
Vorher ist nachher: Die Einführung eines ERP ist irgendwann offiziell abgeschlossen. Doch das System lebt – und das ist gut so. Wer das kreative Potenzial moderner Software nutzt, wird sich laufend mit der Weiterentwicklung von Möglichkeiten befassen. Denken Sie daran: Ihr ERP ist keine elektrische Schreibmaschine, sondern ein digitaler Motor für dynamische Prozesse und innovative Geschäftsmodelle.

Über den Autor: Dr. Robert Meyer

Dr. Robert Meyer ist seit 2011 Geschäfts­führer der myfactory International GmbH. Seine Leiden­schaft ist die Vermarktung von moderner Cloud ERP-Software über Online-Medien und Partner­vertrieb. Im Mittelpunkt steht bei ihm immer das Wohl von Anwendern, die eine funktional ausgereifte, leicht zu in­di­vidualisierende, intuitiv zu bedienende, auf allen Devices verwendbare, und mobil ein­setzbare Unternehmens-Software benötigen.

Über den Autor: Rainer Giersbach

Rainer Giersbach stieg 2000 in die IT-Branche über eine technische Hotline zu kfm. Unternehmens­software ein, wenig später übernahm er das Produkt Management für diesen Bereich. 2006 stieß er im Zuge einer Recherche zum Thema "Online-Warenwirtschaft" auf myfactory. Das Thema hat ihn nicht mehr losgelassen und seit 2007 gestaltet er als Program Manager die myfactory.BusinessWorld aktiv mit.

Über den Autor: Timo Bärenklau

Nach seinem erfolgreichen Studium mit Abschluss als Bachelor of Engineering im Studiengang „Internationales Technisches Vertriebsmanagement“ stieß Timo Bärenklau als Lead Spezialist zur myfactory International GmbH hinzu. Schon während seines Studiums entdeckte er seine Leidenschaft für Vertriebsoptimierung, besonders im Hinblick auf CRM-Systeme. Auch seine Bachelor-Arbeit hatte CRM als Schwerpunkt. Seit 2012 betreut er maßgeblich die Leadqualifizierung bei myfactory.

Über den Autor: Tobias Korch

Tobias Korch arbeitet seit März 2011 bei myfactory als Software-Entwickler. Seine Schwerpunkte sind die Produktionsplanung (PPS) und das Modul eCommerce. Er ist ein engagierter Verfechter des myfactory-Konzeptes EasyRelease, mit dem Partner updatesichere Zusatzprogramme zur myfactory Business Software erstellen können. Bei Partnern und Partner-Interessenten sind deshalb seine Programmierer-Schulungen und unterstützende Coachings sehr gefragt. Durch seine vieljährigen Praxiserfahrungen mit komplexen Softwareprojekten hat er den Kontakt zum Mittelstand und das Verständnis für Anforderungen und Problemstellungen der Unternehmen und Anwender. Wenn es nichts zu tun gibt (gibt es das eigentlich?) dann kümmert er sich um seine Familie, macht Musik oder interessiert sich für alles was mit IT zu tun hat.

Über den Autor: Jan Schweighart

Jan Schweighart arbeitete nach einem Software Engineering Studium an der Hochschule Konstanz als Software Entwickler für einen Software Dienstleister. Überzeugt von Produkt und Mentalität, kam er Ende 2013 zu myfactory wo er heute schwerpunktmäßig an der Weiterentwicklung von myfactory.CRM arbeitet. Herr Schweighart hatte früher mal Hobbies, Freunde und ein soziales Leben, so wird zumindest berichtet. Heute ist er Vater einer kleinen Tochter ;)

Über den Autor: Dr. Mathias Hamp

Dr. Mathias Hamp ist Kommunikations- experte und entwickelt Kommunikations- strategien zur Vermarktung von Ideen, Waren und Marken. Seit 2015 verantwortet er für myfactory den Bereich Online Marketing.

Über den Autor: David Lauchenauer

David Lauchenauer (*1963) ist seit 1988 als Unternehmer im Bereich Business Software für KMU tätig. Seit 2008 ist er in der Schweiz Geschäftsführer und VR der myfactory Software Schweiz AG und startete 2009 mit myfactory das professionelle Cloud ERP für den Schweizer KMU-Markt, weshalb er über sehr umfassende Praxiserfahrungen mit Cloud-Computing verfügt. Seit 2016 ist David Lauchenauer auch Geschäftsführer und Gesellschafter der myfactory Gruppe.

Über den Autor: Stefan Girschner

Stefan Girschner (* 1967) berichtet als Fachjournalist seit vielen Jahren über Neuheiten und Trends in der IT-Branche. Seine journalistische Laufbahn startete er 1999 bei der Fachzeitschrift e-commerce magazin (ehemals IWT Magazin Verlag), wo er bis 2003 als Redakteur tätig war. Seit 2004 ist er freiberuflich für verschiedene Fachzeitschriften und Online-Portale in den Bereichen Unternehmens-IT, Computing sowie Wirtschaft und Industrie tätig. Darüber hinaus arbeitet er als Lektor und in der Schlussredaktion für Verlage und Agenturen. Von 2010 bis 2016 hatte er die redaktionelle Leitung des Digitalbusiness Magazin (WIN-Verlag) inne. Seit 2016 schreibt er wieder verstärkt für bekannte IT-Fachzeitschriften und -Portale.

Über die Autorin: Sandra Bültermann

Sandra Bültermann (*1975) ist seit 1999 als Technische Redakteurin tätig. Als langjährige Mitarbeiterin bei Fachzeitschriften, Agenturen und Softwareunternehmen verfügt sie über umfassende Kenntnisse in den Bereichen IT, Kommunikation und Contentmanagement. Ihre Kernkompetenz liegt darin, komplexe, technische Themen verständlich und zielgruppenorientiert aufzubereiten.
Zurück zur Übersicht der Blog-Beiträge

Kommentare


Es wurde noch keine Kommentare abgegeben.
Zurück zur Übersicht der Blog-Beiträge

Kommentar verfassen

Name:

E-Mail:

Kommentar: Bild-Link*:

*Möchten Sie, dass ein individuelles Bild neben Ihrem Kommentar angezeigt wird, dann tragen Sie bitte den Link zu dem Bild in das Feld "Bild-Link" ein. Idealerweise hat das Bild eine Abmessung von 50x50 Pixeln.

Weitere Themen

<< < 1 2 3 ... > >>

© myfactory International GmbH 2016. Alle Rechte vorbehalten.

Über uns

myfactory ist die webbasierte Business Software für KMU in den Bereichen ERP, CRM, PPS, MIS, Portal, Shop, Groupware und Finanzbuchhaltung.

Kontakt

Agnes-Pockels-Bogen 1
D-80992 München

30.10.2018
26.10.2018
23.10.2018
19.10.2018
16.10.2018