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Planung und Umsetzung von ERP-Projekten (Teil 1)

von David Lauchenauer am 05.01.2018

Die Einführung eines ERP-Systems gehört zu den anspruchsvollsten und komplexesten IT-Projekten. Im Vordergrund stehen dabei nicht nur technologische Aspekte, sondern auch betriebswirtschaftliche Zusammenhänge und funktionale Abhängigkeiten. Um die Projektziele zu erreichen, braucht es exakte Planung und eine klare Methodik. Erfahren Sie, wie Sie ein ERP-Projekt am besten anpacken und umsetzen. Teil 1 dieses Beitrags widmet sich den Vorbereitungen und der Auswahl der passenden Lösung. In der Fortsetzung werden wir Ihnen die Implementierung bis zum Go-live näherbringen. 
 

Wir brauchen ein neues ERP

Meistens gibt es gravierende Gründe für die Einführung eines neuen Systems. Fehlende Funktionen, veraltete Technologie, mangelnde Schnittstellen, hohe Betriebskosten oder ungenügender Support sind nur einige Auslöser für den Wunsch nach frischem Wind in Sachen Business Software. Den Anstoß dazu geben oft Fachabteilungen. Sei es, dass der Vertrieb den CRM-Aspekt in den Vordergrund stellt, der Einkauf das Sourcing besser unterstützt sehen möchte oder die Fertigung die Planungsmöglichkeiten verbessern will. Die Erwartungen sind dabei meistens hoch: Das ERP soll entscheidend dazu beitragen, Kosten zu senken, Prozesse zu optimieren und gleichzeitig die Effizienz zu steigern. Genügt das alte System diesen Anforderungen nicht mehr, heißt es: Wir brauchen ein neues ERP. 
 

Alle Beteiligten ins Boot holen

Noch vor dem Auswahlprozedere gilt es einige Hausaufgaben zu lösen bzw. grundlegenden Fragen zu klären: Was muss die Software können? Wer soll damit arbeiten? Wie hoch ist das Budget? Wann muss der Start erfolgen? Um Antworten zu finden, braucht es eine genaue Analyse der Ist- bzw. Soll-Situation. Als erstes muss Klarheit über die aktuellen Prozesse und deren Verbesserungspotenzial gewonnen werden. Dazu müssen die Abläufe des Kerngeschäfts analysiert und auf Stärken und Schwächen untersucht werden. Anschließend wird davon der Sollzustand hinsichtlich der künftigen IT-Unterstützung abgeleitet. Wer nicht riskieren will, dass das Projekt kentert, sollte bereits bei der Analyse alle Beteiligten ins Boot holen. Nicht nur, um das notwendige Wissen zu erschließen, sondern auch um die Motivation und Identifikation der Anwender sicherzustellen. 
 

Die Qual der Wahl ist groß 

Für die meisten internen Projektleiter ist die Einführung eines ERP-Systems so selten wie eine Sichtung des Halley’schen Kometen. Hinzu kommt, dass während der gesamten Projektphase ein Höchstmaß an IT- und BWL-Wissen sowie Organisations- und Methodenkompetenz erforderlich ist. Aus diesen Gründen empfiehlt es sich, auf die Unterstützung durch einen externen Berater zu setzen. Für solche Experten gehören die Auswahl und Einführung von ERP-Software quasi zum Tagesgeschäft. Gemeinsam mit dem Kunden erarbeiten sie die nötigen Ausschreibungsunterlagen (Lastenheft, Prozessbeschreibungen, Einsatzkonzept usw.). Als erste Maßnahme wird immer häufiger eine sogenannte Request for Information (RFI) an mögliche Lieferanten geschickt für erste unverbindliche Preis- und Produktinformationen. Auf diese Weise können unpassende Anbieter früh eliminiert werden; andererseits ersparen sich diese bei geringen Erfolgsaussichten aufwändige Abklärungen. Wie auch immer, die Qual der Wahl möglicher Systeme ist groß. Um das richtige System und den passenden Anbieter im ganzen IT-Heuhaufen zu finden, braucht es Geduld und ein strukturiertes Vorgehen. 
 

Drum prüfe, wer sich (ewig) bindet 

Ausschreibungen müssen so gestaltet sein, dass eine Auswertung der verschiedenen Angebote möglich ist. Ein einheitliches Raster mit klaren Vorgaben ist zwingend. Bereits zu diesem Zeitpunkt muss den Projektverantwortlichen klar sein, welche Auswahlkriterien Pflicht und welche Kür sind. Wesentliche Punkte dabei sind die Erfüllung funktionaler Anforderungen, die Flexibilität bezüglich künftiger Anforderungen, die Kosten (einmalige, wiederkehrende) sowie die Beurteilung des Systempartners (Ressourcen, Bonität, Referenzen). In der Regel wird die Anzahl möglicher Lieferanten während der Evaluation von einer Longlist auf eine Shortlist mit lediglich 2-3 Anbietern reduziert. Diesen fühlt man im Rahmen von ausführlichen Workshops auf den Zahn. Das (i.d.R. kostenpflichtige) Prototyping eines Kernprozesses kann dabei eine lohnende Investition sein, um Unsicherheiten auszuräumen. Wie bereits während der Analyse gehören auch bei den Präsentationen unbedingt die involvierten Benutzer an den Tisch. Ihrem Urteil müssen die Anbieter schlussendlich genügen. 

Über den Autor: Dr. Robert Meyer

Dr. Robert Meyer ist seit 2011 Geschäfts­führer der myfactory International GmbH. Seine Leiden­schaft ist die Vermarktung von moderner Cloud ERP-Software über Online-Medien und Partner­vertrieb. Im Mittelpunkt steht bei ihm immer das Wohl von Anwendern, die eine funktional ausgereifte, leicht zu in­di­vidualisierende, intuitiv zu bedienende, auf allen Devices verwendbare, und mobil ein­setzbare Unternehmens-Software benötigen.

Über den Autor: Rainer Giersbach

Rainer Giersbach stieg 2000 in die IT-Branche über eine technische Hotline zu kfm. Unternehmens­software ein, wenig später übernahm er das Produkt Management für diesen Bereich. 2006 stieß er im Zuge einer Recherche zum Thema "Online-Warenwirtschaft" auf myfactory. Das Thema hat ihn nicht mehr losgelassen und seit 2007 gestaltet er als Program Manager die myfactory.BusinessWorld aktiv mit.

Über den Autor: Timo Bärenklau

Nach seinem erfolgreichen Studium mit Abschluss als Bachelor of Engineering im Studiengang „Internationales Technisches Vertriebsmanagement“ stieß Timo Bärenklau als Lead Spezialist zur myfactory International GmbH hinzu. Schon während seines Studiums entdeckte er seine Leidenschaft für Vertriebsoptimierung, besonders im Hinblick auf CRM-Systeme. Auch seine Bachelor-Arbeit hatte CRM als Schwerpunkt. Seit 2012 betreut er maßgeblich die Leadqualifizierung bei myfactory.

Über den Autor: Tobias Korch

Tobias Korch arbeitet seit März 2011 bei myfactory als Software-Entwickler. Seine Schwerpunkte sind die Produktionsplanung (PPS) und das Modul eCommerce. Er ist ein engagierter Verfechter des myfactory-Konzeptes EasyRelease, mit dem Partner updatesichere Zusatzprogramme zur myfactory Business Software erstellen können. Bei Partnern und Partner-Interessenten sind deshalb seine Programmierer-Schulungen und unterstützende Coachings sehr gefragt. Durch seine vieljährigen Praxiserfahrungen mit komplexen Softwareprojekten hat er den Kontakt zum Mittelstand und das Verständnis für Anforderungen und Problemstellungen der Unternehmen und Anwender. Wenn es nichts zu tun gibt (gibt es das eigentlich?) dann kümmert er sich um seine Familie, macht Musik oder interessiert sich für alles was mit IT zu tun hat.

Über den Autor: Jan Schweighart

Jan Schweighart arbeitete nach einem Software Engineering Studium an der Hochschule Konstanz als Software Entwickler für einen Software Dienstleister. Überzeugt von Produkt und Mentalität, kam er Ende 2013 zu myfactory wo er heute schwerpunktmäßig an der Weiterentwicklung von myfactory.CRM arbeitet. Herr Schweighart hatte früher mal Hobbies, Freunde und ein soziales Leben, so wird zumindest berichtet. Heute ist er Vater einer kleinen Tochter ;)

Über den Autor: Dr. Mathias Hamp

Dr. Mathias Hamp ist Kommunikations- experte und entwickelt Kommunikations- strategien zur Vermarktung von Ideen, Waren und Marken. Seit 2015 verantwortet er für myfactory den Bereich Online Marketing.

Über den Autor: David Lauchenauer

David Lauchenauer (*1963) ist seit 1988 als Unternehmer im Bereich Business Software für KMU tätig. Seit 2008 ist er in der Schweiz Geschäftsführer und VR der myfactory Software Schweiz AG und startete 2009 mit myfactory das professionelle Cloud ERP für den Schweizer KMU-Markt, weshalb er über sehr umfassende Praxiserfahrungen mit Cloud-Computing verfügt. Seit 2016 ist David Lauchenauer auch Geschäftsführer und Gesellschafter der myfactory Gruppe.

Über den Autor: Stefan Girschner

Stefan Girschner (* 1967) berichtet als Fachjournalist seit vielen Jahren über Neuheiten und Trends in der IT-Branche. Seine journalistische Laufbahn startete er 1999 bei der Fachzeitschrift e-commerce magazin (ehemals IWT Magazin Verlag), wo er bis 2003 als Redakteur tätig war. Seit 2004 ist er freiberuflich für verschiedene Fachzeitschriften und Online-Portale in den Bereichen Unternehmens-IT, Computing sowie Wirtschaft und Industrie tätig. Darüber hinaus arbeitet er als Lektor und in der Schlussredaktion für Verlage und Agenturen. Von 2010 bis 2016 hatte er die redaktionelle Leitung des Digitalbusiness Magazin (WIN-Verlag) inne. Seit 2016 schreibt er wieder verstärkt für bekannte IT-Fachzeitschriften und -Portale.

Über die Autorin: Sandra Bültermann

Sandra Bültermann (*1975) ist seit 1999 als Technische Redakteurin tätig. Als langjährige Mitarbeiterin bei Fachzeitschriften, Agenturen und Softwareunternehmen verfügt sie über umfassende Kenntnisse in den Bereichen IT, Kommunikation und Contentmanagement. Ihre Kernkompetenz liegt darin, komplexe, technische Themen verständlich und zielgruppenorientiert aufzubereiten.
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