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Open Source ERP in KMU: Vor- und Nachteile der kostenlosen Systeme

von David Lauchenauer am 20.10.2017

Open Source Software ist als Unternehmenslösung verbreitet und wird vielfältig eingesetzt. So setzen viele Betriebe beispielsweise auf Open Source Content Management Systeme (CMS), auf kostenlose CRM- oder ERP-Lösungen, Betriebssysteme oder Shop-Software. Eine der bekanntesten Open Source Anwendungen ist zweifelsohne Wordpress, welches inzwischen als Grundlage von Millionen von Webseiten zum Einsatz kommt. Die Gründe, um Open Source Systeme einzusetzen, sind vielfältig; insbesondere die Kostenvorteile sowie die Anpassbarkeit an eigene Bedürfnisse stehen hier ganz oben auf der Liste. Doch was wird eigentlich unter Open Source verstanden, worauf muss geachtet werden und ist es sinnvoll, auch ein kostenloses ERP einzusetzen?


Open Source Definition

Unter dem Sammelbegriff Open Source werden Anwendungen zusammengefasst, die kostenlos, also ohne der Zahlung von Lizenzgebühren, genutzt, kopiert, verändert und weitergegeben werden dürfen. Bei einer Weitergabe muss jedoch der gesamte Quellcode ebenfalls offengelegt werden. Open Source bedeutet hierbei jedoch nicht, dass die Software nicht auch ohne eine Lizenz versehen wird. Hier kommt vor allem die General Public License (kurz: GNU, bzw. auch als GPL bekannt) zum Einsatz, die genau festlegt, welche Bedingungen bei der Nutzung, Veränderung und Weitergabe der Lösung beachtet werden müssen. Abgesehen von der Publikation des Quellcodes sind dies oftmals Regularien zur Dokumentation von Anpassungen und der genauen Nennung aller beteiligten Entwickler. Die meisten Unternehmen setzen jedoch Open Source Lösungen ohne eine Individualprogrammierung ein und nutzen die Funktionalitäten einfach nur.


Die Rolle von Open Source ERP im Markt

Für Unternehmen gibt es einige kostenlose ERP-Versionen im Markt zu finden, die Open Source sind. Im Gegensatz zu CRM-Systemen tun sich diese jedoch schwer, um auf der einen Seite die Ansprüche der Nutzer als auch auf der anderen Seite der geforderten Funktionstiefe gerecht zu werden. Daher sind viele Open Source ERP-Lösungen nicht viel mehr als CRM-Anwendungen, die um einige ERP-Funktionen ergänzt wurden. Ganzheitliche Open Source ERP-Lösungen sind auf dem Markt nicht zu finden. Dementsprechend haben sich die kostenlosen Alternativen der Business Software nicht im Markt durchgesetzt, was vor allem daran liegt, dass dieser sehr vielschichtig ist und eine Vielzahl an Produkten existieren, die alle Anforderungen der Nutzer – selbst branchenspezifischer Natur – abdecken können. Aufgrund des vorherrschenden Angebotspolypoles gibt es keine Marktteilnehmer, die einen Monopolisten durch Unterstützung von Open Source Entwicklungen wie am Beispiel Linux schwächen und eigene Marktanteile erschließen wollen. Die Entwicklung der existierenden Open Source Systeme wird daher von wenigen Entwicklern eigenständig vorangetrieben.


Vor- und Nachteile von Open Source ERP-Software

Wie so oft liegen die größten Fallstricke der kostenlosen ERP-Software in den Lizenzbestimmungen, die vor allem für die Betriebe von Bedeutung sind, die durch Customizing oder Individualentwicklungen die Anwendung für ihre Ansprüche verändern oder basierend auf diesem System dieses kommerziell weitervertreiben möchten. Insbesondere unter der GNU-Lizenz gibt es hier strenge Auflagen zu beachten, die vor allem auch die Veröffentlichung des Source Codes hinsichtlich potenzieller Käufer sowie der weltweiten Entwicklergemeinschaft beinhalten. Diese können auf Basis der Individualentwicklung das bestehende System ergänzen oder dieses fortführen. Andere Open Source Lizenzformate haben teilweise weniger strenge Auflagen, aber auch diese müssen erfüllt werden. Wer sich hier mit den Lizenzbestimmungen nicht auskennt, nimmt große unternehmerische Risiken in Kauf. Besonders vor dem Hintergrund, dass die meisten dieser Lizenzen aus dem US-Amerikanischen Raum stammen, muss gesondert überprüft werden, in wie weit diese auf Deutsches Recht anwendbar sind. Lassen die Lizenzbestimmungen Anpassungen am Open Source System zu, so sollten die genauen Klauseln von einem Fachanwalt auf jeden Fall juristisch überprüft werden. 

Wer auf Basis von Open Source eigene Produkte kommerziell vertreiben möchte, sollte unbedingt die Art der Nutzung sowie den Umfang analysieren. Im nächsten Schritt muss ein spezialisierter Jurist die Lizenz hinsichtlich der geplanten Nutzung inspizieren. Auf Basis der entsprechenden Lizenzbestimmungen entstehen Haftungsrisiken, die Auswirkungen auf die Verträge mit potenziellen Kunden haben können. Da ein Unternehmen auf Basis der Open Source Software so in Mängelhaftung treten kann, ist die Nutzung als kritisch zu beurteilen. Der Betrieb könnte Ansprüchen ausgesetzt sein, die nicht innerhalb der eigenen Einflussnahme liegen. Ein Regress nehmen des Urhebers ist in der Regel nicht möglich, da es entweder lizenzrechtlich ausgeschlossen wird oder dieser schlichtweg nicht erreicht werden kann. Es können also nicht kalkulierbare finanzielle Risiken durch die Verwendung von Open Source Software entstehen.

Auch bei der reinen Nutzung von Open Source Software schlummern einige Gefahren, die es zu beachten gilt. So wird die Software oftmals nur langsam weiterentwickelt, da keine finanziellen Einnahmen vorliegen; Sicherheitslücken werden selten umgehend geschlossen, was das System anfällig macht. Darüber hinaus müssen notwendige Anpassungen an die eigenen Unternehmensprozesse selbständig abgebildet werden, es steht kein Partner für diese Anpassungen bereit. Da der Support häufig nur rudimentär ist, werden also eigene fachliche Ressourcen benötigt, was in einem hohen Schulungsaufwand der Anwender resultiert. Gleichzeitig besteht jederzeit das Risiko, dass die Entwicklung abgebrochen oder das Open Source Projekt aufgekauft und in ein entgeltliches Produkt überführt wird. In solch einem Fall muss entweder eine veraltete Version in Kauf genommen oder auf eine andere ERP-Lösung umgestellt werden. Eine solche Einführung ist natürlich wieder mit immensen Aufwänden verbunden.

Demgegenüber gibt es natürlich auch einige Vorteile von Open Source ERP-Software. Allen voran sind hier die Kosteneinsparungen zu nennen, da keine Lizenzgebühren bezahlt werden müssen und gleichzeitig unabhängig von Softwareherstellern agiert werden kann. Da die Gemeinschaft der Entwickler recht eng vernetzt ist, fällt ein Softwaremissbrauch in der Regel schnell auf und auch kleinere Fehler werden durch die verschiedenen Entwickler häufig sehr zeitnah behoben. Zusammen durch die Hilfestellung der Programmierer lässt sich die Software völlig nach Belieben anpassen und verändern – wenn entsprechendes Know-how im Unternehmen vorhanden ist.

Abschließend lässt sich also festhalten, dass Open Source ERP zwar eine Option ist, diese jedoch nur für die Unternehmen infrage kommt, die über die notwendige IT-Infrastruktur und das Know-how verfügen, um diese wirklich optimal auf die individuellen Anforderungen anzupassen. KMU sind daher in der Regel besser mit einem modernen ERP-System, beispielsweise in der Bereitstellungsmethode Software-as-a-Service bedient, da hier die Kosten deutlich niedriger als beim Eigenbetrieb und auch monatlich planbar sind. Da nur für das bezahlt wird, was tatsächlich auch genutzt wurde, kann die ERP-Software flexibel skaliert werden und so mit dem Unternehmen wachsen.

Über den Autor: Dr. Robert Meyer

Dr. Robert Meyer ist seit 2011 Geschäfts­führer der myfactory International GmbH. Seine Leiden­schaft ist die Vermarktung von moderner Cloud ERP-Software über Online-Medien und Partner­vertrieb. Im Mittelpunkt steht bei ihm immer das Wohl von Anwendern, die eine funktional ausgereifte, leicht zu in­di­vidualisierende, intuitiv zu bedienende, auf allen Devices verwendbare, und mobil ein­setzbare Unternehmens-Software benötigen.

Über den Autor: Rainer Giersbach

Rainer Giersbach stieg 2000 in die IT-Branche über eine technische Hotline zu kfm. Unternehmens­software ein, wenig später übernahm er das Produkt Management für diesen Bereich. 2006 stieß er im Zuge einer Recherche zum Thema "Online-Warenwirtschaft" auf myfactory. Das Thema hat ihn nicht mehr losgelassen und seit 2007 gestaltet er als Program Manager die myfactory.BusinessWorld aktiv mit.

Über den Autor: Timo Bärenklau

Nach seinem erfolgreichen Studium mit Abschluss als Bachelor of Engineering im Studiengang „Internationales Technisches Vertriebsmanagement“ stieß Timo Bärenklau als Lead Spezialist zur myfactory International GmbH hinzu. Schon während seines Studiums entdeckte er seine Leidenschaft für Vertriebsoptimierung, besonders im Hinblick auf CRM-Systeme. Auch seine Bachelor-Arbeit hatte CRM als Schwerpunkt. Seit 2012 betreut er maßgeblich die Leadqualifizierung bei myfactory.

Über den Autor: Tobias Korch

Tobias Korch arbeitet seit März 2011 bei myfactory als Software-Entwickler. Seine Schwerpunkte sind die Produktionsplanung (PPS) und das Modul eCommerce. Er ist ein engagierter Verfechter des myfactory-Konzeptes EasyRelease, mit dem Partner updatesichere Zusatzprogramme zur myfactory Business Software erstellen können. Bei Partnern und Partner-Interessenten sind deshalb seine Programmierer-Schulungen und unterstützende Coachings sehr gefragt. Durch seine vieljährigen Praxiserfahrungen mit komplexen Softwareprojekten hat er den Kontakt zum Mittelstand und das Verständnis für Anforderungen und Problemstellungen der Unternehmen und Anwender. Wenn es nichts zu tun gibt (gibt es das eigentlich?) dann kümmert er sich um seine Familie, macht Musik oder interessiert sich für alles was mit IT zu tun hat.

Über den Autor: Jan Schweighart

Jan Schweighart arbeitete nach einem Software Engineering Studium an der Hochschule Konstanz als Software Entwickler für einen Software Dienstleister. Überzeugt von Produkt und Mentalität, kam er Ende 2013 zu myfactory wo er heute schwerpunktmäßig an der Weiterentwicklung von myfactory.CRM arbeitet. Herr Schweighart hatte früher mal Hobbies, Freunde und ein soziales Leben, so wird zumindest berichtet. Heute ist er Vater einer kleinen Tochter ;)

Über den Autor: Dr. Mathias Hamp

Dr. Mathias Hamp ist Kommunikations- experte und entwickelt Kommunikations- strategien zur Vermarktung von Ideen, Waren und Marken. Seit 2015 verantwortet er für myfactory den Bereich Online Marketing.

Über den Autor: David Lauchenauer

David Lauchenauer (*1963) ist seit 1988 als Unternehmer im Bereich Business Software für KMU tätig. Seit 2008 ist er in der Schweiz Geschäftsführer und VR der myfactory Software Schweiz AG und startete 2009 mit myfactory das professionelle Cloud ERP für den Schweizer KMU-Markt, weshalb er über sehr umfassende Praxiserfahrungen mit Cloud-Computing verfügt. Seit 2016 ist David Lauchenauer auch Geschäftsführer und Gesellschafter der myfactory Gruppe.

Über den Autor: Stefan Girschner

Stefan Girschner (* 1967) berichtet als Fachjournalist seit vielen Jahren über Neuheiten und Trends in der IT-Branche. Seine journalistische Laufbahn startete er 1999 bei der Fachzeitschrift e-commerce magazin (ehemals IWT Magazin Verlag), wo er bis 2003 als Redakteur tätig war. Seit 2004 ist er freiberuflich für verschiedene Fachzeitschriften und Online-Portale in den Bereichen Unternehmens-IT, Computing sowie Wirtschaft und Industrie tätig. Darüber hinaus arbeitet er als Lektor und in der Schlussredaktion für Verlage und Agenturen. Von 2010 bis 2016 hatte er die redaktionelle Leitung des Digitalbusiness Magazin (WIN-Verlag) inne. Seit 2016 schreibt er wieder verstärkt für bekannte IT-Fachzeitschriften und -Portale.

Über die Autorin: Sandra Bültermann

Sandra Bültermann (*1975) ist seit 1999 als Technische Redakteurin tätig. Als langjährige Mitarbeiterin bei Fachzeitschriften, Agenturen und Softwareunternehmen verfügt sie über umfassende Kenntnisse in den Bereichen IT, Kommunikation und Contentmanagement. Ihre Kernkompetenz liegt darin, komplexe, technische Themen verständlich und zielgruppenorientiert aufzubereiten.
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