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Kollaboration im ERP

von David Lauchenauer am 24.10.2017

Die sogenannten Millennials erobern die Arbeitswelt und verändern diese nachhaltig. Zusammen mit den Digital Natives werden auch neue Anforderungen in die Unternehmen eingebracht. Die oftmals zitierte Work-Life-Balance ist hier nur ein Aspekt. Darüber hinaus werden auch neue Arbeitsplatz-Modelle wie das Homeoffice oder Smart-Working gefordert; Außendienstler und Geschäftsreisende müssen sowieso ortsunabhängig integriert werden. Zusammengefasst wird das Arbeiten immer flexibler, dementsprechend muss auch die ERP-Software immer flexibler auf neue Anforderungen optimierbar sein. Zugriffe müssen heutzutage vollkommen mobil und ortsunabhängig erfolgen können, das bereichs- und abteilungsübergreifende Arbeiten wird forciert. Doch welche Voraussetzungen müssen dafür geschaffen sein und wie profitieren KMU davon?
 

Abteilungsübergreifende mobile Kollaboration dank Cloud ERP

Heutzutage sind Abteilungen nicht mehr abgeschottete Inseln, zwischen denen nur selten Austausch stattfindet, sondern eng vernetzte Teams, welche im selben Boot sitzen. Um größtmögliche Wertschöpfungsvorteile und bestmögliche Kundenzufriedenheit zu erzielen, müssen die Mitarbeiter der verschiedenen Fachabteilungen nahtlos miteinander zusammenarbeiten. Egal ob Vertrieb, Einkauf, Lager oder Produktion: die Informationen aller Bereiche sollten zentral an einer Stelle zusammenlaufen und von allen Mitarbeitern eingesehen werden können. Diese Rolle nimmt vermehrt ein cloudbasiertes, ganzheitliches ERP-System ein, welches Live-Daten von allen Abteilungen zusammenfasst. Die Software ermöglicht auf der einen Seite den einzelnen Beschäftigten so eine verbesserte Planbarkeit; der Vertriebler kann beispielsweise mit Blick ins Lager oder in die Produktionsauslastung gesicherte Aussagen hinsichtlich der Lieferbarkeit tätigen. Auf der anderen Seite profitiert das Management von einem ganzheitlichen Überblick über alle relevanten Kennzahlen des Unternehmens und kann entsprechend intervenieren. 
 
Da das Arbeiten immer flexibler wird, spielt die Cloud hier alle Vorteile aus. Dadurch, dass das ERP-System nicht mehr im Unternehmen, sondern innerhalb eines hochverfügbaren und besonders gesicherten Rechenzentrums betrieben wird, greifen alle Mitarbeiter mobil über das Internet auf die Software zu – unabhängig davon, ob sie im Büro an ihrem Schreibtisch, im Meeting, im Homeoffice oder beim Kunden vor Ort sich befinden. Das Cloud ERP als zentrale Schnittstelle hält alle aktuellen Daten zentral vor und ermöglicht das Erstellen, Ergänzen oder Diskutieren von bestehenden Dokumenten und Informationen. Durch den browserbasierten Zugriff gibt es hier keinerlei Barrieren mehr; das ERP kann vom Desktop-PC, Laptop, Tablet oder Smartphone genutzt werden – vollkommen orts- und zeitunabhängig.
 

Kollaboration bedingt Vernetzung

Bei Einführung einer ERP-Software stehen stets die Unternehmensprozesse im Vordergrund. Um die Wertschöpfung im Unternehmen zu steigern, gilt es diese zu digitalisieren, zu optimieren und – wo möglich – auch zu automatisieren. Nur so lassen sich Vorteile gegenüber Marktbegleitern realisieren. Damit Ihre Mitarbeiter orts- und zeitunabhängig kollaborieren können, benötigt es darüber hinaus eine intelligente Vernetzung dieser Prozesse. So sollten beispielsweise der Vertrieb und das Marketing eng zusammenarbeiten; Marketing-Automatisierung ist hier ein entsprechender Ansatzpunkt. Darüber hinaus bieten sich aber auch Synergien zwischen Einkauf und Produktion oder Produktion und Vertrieb an; die Möglichkeiten, um entsprechende Vernetzungen zu realisieren, sind zahlreich. Dabei gilt grundsätzlich: Je enger Ihre Arbeitsprozesse und Daten vernetzt sind, umso intensiver können Ihre Teams auch kollaborieren. Achten Sie dabei darauf, dass eine Interaktion über das ERP-System mit durchdachten Rollen stattfindet, da schnell die Grenzen zwischen den Verantwortungsbereichen verschwimmen. Prozesse, Entscheidungswege und Rollen müssen immer wieder neu definiert werden.
Vergessen Sie bei diesem Vorgehen aber auch nicht Ihre Mitarbeiter. Diese benötigen Freiräume, Anreizmodelle und Zeit, um entsprechenden Austausch zu forcieren. Möglichkeiten wie das Home- oder Flex-Office sind hierbei entsprechend zu unterstützen, denn durch flexibleres Arbeiten schaffen Sie die Voraussetzungen, um Kollaboration zu fördern.
 

Weiterführende Chancen und Vorteile von Cloud ERP

Cloud ERP als zentrales Element der IT-Infrastruktur wurde bereits in diesem Artikel vorgestellt, die Vorteile liegen vor allem im vollkommen abteilungs- und bereichsübergreifenden Arbeiten – und das auch zeit-, orts- und endgeräteunabhängig. Darüber hinaus bietet Cloud ERP aber noch weitere Chancen für KMU:
 
  1. Flexibilität: Abgesehen von der flexiblen Arbeitsweise sind Unternehmen auch in der Lage, die Software auf das jeweilige Geschäftsmodell anzupassen. Wird beispielsweise die Produktion ausgelagert oder E-Commerce eingeführt, so lassen sich entsprechende Module abbestellen bzw. zusätzlich installieren. Anwenderlizenzen können im Bereitstellungsmodell Software-as-a-Service ebenfalls leicht verwaltet werden. Da keinerlei technische Beschränkungen mehr bestehen, skaliert das gesamte System automatisch mit Ihren Anforderungen.
  2. Betrieb: Muss bei einer herkömmlichen On-Premise-Lösung das Unternehmen selbst sich um den Betrieb, Backups, Wartung und Aktualisierungen der gesamten Infrastruktur inklusive dem ERP-System selbst kümmern, so übernimmt das bei einem Cloud ERP der entsprechende Anbieter. Eine eigene IT-Infrastruktur muss nicht mehr vorgehalten werden. Das Unternehmen kann sich voll und ganz auf die Wertschöpfung konzentrieren.
  3. Browserbasierter Zugriff: Cloud ERP ermöglicht den Zugriff auf das IT-System aus dem Web Browser über das Internet. Es müssen keine lokalen Anwendungen mehr installiert oder sich umständlich in das Unternehmens-Netzwerk eingewählt werden. So wird ein ortsunabhängiges, flexibles Arbeiten ermöglicht.
  4. Wettbewerbsfähigkeit: Reichte es vor einem Jahrzehnt bereits aus, ein ERP-System zu betreiben, um Wettbewerbsvorteile zu haben, so kommt es heutzutage auf die Nutzungstiefe des ERP-Systems an. Cloudbasierte ERP-Software ist kostengünstiger als eine herkömmliche Installation, vollkommen skalierbar und bietet durch passende Module die Möglichkeit, sich schnell auf ein neues Geschäftsmodell zu konzentrieren. Da nur noch ein System angewandt werden muss, steigt die Nutzungstiefe und durch die effiziente Abbildung von Prozessen, lassen sich Wettbewerbsvorteile erschließen.

Über den Autor: Dr. Robert Meyer

Dr. Robert Meyer ist seit 2011 Geschäfts­führer der myfactory International GmbH. Seine Leiden­schaft ist die Vermarktung von moderner Cloud ERP-Software über Online-Medien und Partner­vertrieb. Im Mittelpunkt steht bei ihm immer das Wohl von Anwendern, die eine funktional ausgereifte, leicht zu in­di­vidualisierende, intuitiv zu bedienende, auf allen Devices verwendbare, und mobil ein­setzbare Unternehmens-Software benötigen.

Über den Autor: Rainer Giersbach

Rainer Giersbach stieg 2000 in die IT-Branche über eine technische Hotline zu kfm. Unternehmens­software ein, wenig später übernahm er das Produkt Management für diesen Bereich. 2006 stieß er im Zuge einer Recherche zum Thema "Online-Warenwirtschaft" auf myfactory. Das Thema hat ihn nicht mehr losgelassen und seit 2007 gestaltet er als Program Manager die myfactory.BusinessWorld aktiv mit.

Über den Autor: Timo Bärenklau

Nach seinem erfolgreichen Studium mit Abschluss als Bachelor of Engineering im Studiengang „Internationales Technisches Vertriebsmanagement“ stieß Timo Bärenklau als Lead Spezialist zur myfactory International GmbH hinzu. Schon während seines Studiums entdeckte er seine Leidenschaft für Vertriebsoptimierung, besonders im Hinblick auf CRM-Systeme. Auch seine Bachelor-Arbeit hatte CRM als Schwerpunkt. Seit 2012 betreut er maßgeblich die Leadqualifizierung bei myfactory.

Über den Autor: Tobias Korch

Tobias Korch arbeitet seit März 2011 bei myfactory als Software-Entwickler. Seine Schwerpunkte sind die Produktionsplanung (PPS) und das Modul eCommerce. Er ist ein engagierter Verfechter des myfactory-Konzeptes EasyRelease, mit dem Partner updatesichere Zusatzprogramme zur myfactory Business Software erstellen können. Bei Partnern und Partner-Interessenten sind deshalb seine Programmierer-Schulungen und unterstützende Coachings sehr gefragt. Durch seine vieljährigen Praxiserfahrungen mit komplexen Softwareprojekten hat er den Kontakt zum Mittelstand und das Verständnis für Anforderungen und Problemstellungen der Unternehmen und Anwender. Wenn es nichts zu tun gibt (gibt es das eigentlich?) dann kümmert er sich um seine Familie, macht Musik oder interessiert sich für alles was mit IT zu tun hat.

Über den Autor: Jan Schweighart

Jan Schweighart arbeitete nach einem Software Engineering Studium an der Hochschule Konstanz als Software Entwickler für einen Software Dienstleister. Überzeugt von Produkt und Mentalität, kam er Ende 2013 zu myfactory wo er heute schwerpunktmäßig an der Weiterentwicklung von myfactory.CRM arbeitet. Herr Schweighart hatte früher mal Hobbies, Freunde und ein soziales Leben, so wird zumindest berichtet. Heute ist er Vater einer kleinen Tochter ;)

Über den Autor: Dr. Mathias Hamp

Dr. Mathias Hamp ist Kommunikations- experte und entwickelt Kommunikations- strategien zur Vermarktung von Ideen, Waren und Marken. Seit 2015 verantwortet er für myfactory den Bereich Online Marketing.

Über den Autor: David Lauchenauer

David Lauchenauer (*1963) ist seit 1988 als Unternehmer im Bereich Business Software für KMU tätig. Seit 2008 ist er in der Schweiz Geschäftsführer und VR der myfactory Software Schweiz AG und startete 2009 mit myfactory das professionelle Cloud ERP für den Schweizer KMU-Markt, weshalb er über sehr umfassende Praxiserfahrungen mit Cloud-Computing verfügt. Seit 2016 ist David Lauchenauer auch Geschäftsführer und Gesellschafter der myfactory Gruppe.

Über den Autor: Stefan Girschner

Stefan Girschner (* 1967) berichtet als Fachjournalist seit vielen Jahren über Neuheiten und Trends in der IT-Branche. Seine journalistische Laufbahn startete er 1999 bei der Fachzeitschrift e-commerce magazin (ehemals IWT Magazin Verlag), wo er bis 2003 als Redakteur tätig war. Seit 2004 ist er freiberuflich für verschiedene Fachzeitschriften und Online-Portale in den Bereichen Unternehmens-IT, Computing sowie Wirtschaft und Industrie tätig. Darüber hinaus arbeitet er als Lektor und in der Schlussredaktion für Verlage und Agenturen. Von 2010 bis 2016 hatte er die redaktionelle Leitung des Digitalbusiness Magazin (WIN-Verlag) inne. Seit 2016 schreibt er wieder verstärkt für bekannte IT-Fachzeitschriften und -Portale.

Über die Autorin: Sandra Bültermann

Sandra Bültermann (*1975) ist seit 1999 als Technische Redakteurin tätig. Als langjährige Mitarbeiterin bei Fachzeitschriften, Agenturen und Softwareunternehmen verfügt sie über umfassende Kenntnisse in den Bereichen IT, Kommunikation und Contentmanagement. Ihre Kernkompetenz liegt darin, komplexe, technische Themen verständlich und zielgruppenorientiert aufzubereiten.
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