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Das ERP als Datenzentrale für Drittanwendungen

von David Lauchenauer

Moderne ERP-Systeme bieten eine Fülle an Funktionen für die digitale Unterstützung fast aller Betriebsprozesse. Doch wie sieht es aus, wenn Bereiche außerhalb des Funktionsumfangs eines ERP liegen? Oder wenn statt der ERP-Software eine spezifische Drittanwendung, wie etwa eine Branchenlösung, eingesetzt wird? Um Prozesse möglichst effizient zu gestalten, ist ein durchgängiger Datenfluss notwendig. Jeder Medienbruch – auch zwischen verschiedenen IT-Systemen – bremst die Produktivität und behindert die Automatisierung von Abläufen. Konnte das ERP in früheren Zeiten noch die absolute Datenhoheit für sich in Anspruch nehmen, sind heute aufgrund der Digitalisierung immer mehr Anwendungen im Spiel. Nach dem Motto „Raus aus dem Datensilo, rein ins digitale Universum“ muss das ERP über kurz oder lang seine Rolle neu finden. Warum der Trend dabei klar in Richtung einer Datenzentrale (Data Engine) geht, ist Inhalt des vorliegenden Beitrags. 
 

Datenmotor für innerbetriebliche Prozesse

Den innerbetrieblichen Daten- und Informationsfluss zwischen verschiedenen Abteilungen sicherzustellen, gehörte schon früh zu den Hauptaufgaben eines Warenwirtschaftssystems. Vertrieb, Beschaffung, Lagerverwaltung, Disposition, Produktion bis hin zur Buchhaltung arbeiten schließlich mit gemeinsamen Daten. Verfügt das ERP nicht über die benötigte Funktionalität, z.B. um das Marketing oder den Kundendienst mit CRM-Informationen zu bedienen, wird eine Drittanwendung beschafft. Um redundante Daten zu vermeiden, müssen das bestehende ERP und alle anderen Anwendungen miteinander kommunizieren können. Dabei stellt sich immer auch die Frage nach dem führenden System. In den meisten Fällen hat das ERP diese Rolle inne. Es umfasst nicht nur den Löwenanteil an Daten, sondern kommt in den meisten innerbetrieblichen Prozessen zur Anwendung. Mit seinen Daten füttert es die Drittanwendungen. Umgekehrt übernimmt es von diesen die zur Weiterverarbeitung notwendigen Angaben. 
 

Das Tiki-Taka zwischen ERP und Drittsystemen 

Bevor wir zu weiteren Anwendungsbereichen kommen, wollen wir auf verschiedene Varianten des Datenaustausches eingehen. Vom Fußball her kennt man die Technik des Tiki-Taka. Ähnlich funktioniert auch das Zusammenspiel zwischen ERP und Drittsystemen. Anstelle eines Balls werden dabei Daten hin- und hergeschoben. Das digitale Kurzpassspiel beruht auf der Synchronisation von effektiven Datenunterschieden (im Gegensatz dazu wären Pässe über das ganze Spielfeld der Austausch von gesamten Datenbeständen, was mit viel Aufwand verbunden ist). Die Synchronisation kann als Ein-Weg-Variante (z.B. ERP sendet die aktuellen Daten an die Drittanwendung) oder als Zwei-Weg-Variante (ERP und Drittanwendung senden sich gegenseitig die aktuellen Daten). Nicht zuletzt aus Performance-Gründen werden dabei nur veränderte, neue oder gelöschte Daten übermittelt. Konflikte, d.h. wenn ein Datensatz in beiden Systemen unterschiedlich geändert oder an einem Ort gelöscht wurde, können durch entsprechende Fehlermeldungen oder durch die Priorisierung eines der beiden Systeme gelöst werden. Für Sie als Benutzer ist es wichtig zu wissen, wie die Systeme mit solchen Konflikten umgehen. 
 

Grenzenlose Internet-Anwendungen 

Mit dem Siegeszug des Internets wurden auch die Unternehmens- und ERP-Grenzen gesprengt. Zahlreiche Webshops und E-Commerce-Applikationen – teilweise durch Product Information Systeme (PIM) ergänzt – sind auf den Datenaustausch mit dem ERP angewiesen. Das Spektrum reicht dabei von einfachen Artikel- und Kundeninformationen, Produktbeschreibungen, Preise, Lagerbestände, Lieferfristen bis hin zu Varianten (Farbe, Größe, Material etc.) mit entsprechend hinterlegten Verkaufs- und Produktionsstücklisten. Online-Bestellungen müssen wiederum ihren Weg zurück ins ERP finden, wo sie zur internen Weiterbearbeitung oder als externer Beschaffungsauftrag zur Verfügung stehen müssen.  
 

Industrie 4.0 und IoT packen noch eine Schippe drauf 

Vernetzung und Automatisierung, wie sie in Industrie 4.0 Konzepten vorgesehen sind, machen das ERP endgültig zur großen Datenzentrale im Unternehmen. Wenn Sensoren Millionen von Datensätze generieren und Netzwerke diese Informationen in Sekundenbruchteilen übermitteln, braucht es Systeme, welche «mitdenken» und im Bedarfsfall die richtigen Entscheidungen treffen können. Das klassische Verständnis des ERP muss sich dabei weiterentwickeln hin zu einem zentralen Engine für die automatisierte Datenverarbeitung und Prozesssteuerung. Das mag auf den ersten Blick unspektakulär erscheinen, trägt jedoch eine ungeheure Sprengkraft in sich. Denn wenn Sensoren zu Sinnesorganen eines hochintelligenten ERP-Gehirns werden, welches in der Lage ist, vernetzte Prozesse autonom zu beeinflussen, könnte das manchen Arbeitsplatz (und was alles damit verbunden ist) in arge Bedrängnis bringen. Doch das ist wieder ein anderes Thema… 

Über den Autor: Dr. Robert Meyer

Dr. Robert Meyer ist seit 2011 Geschäfts­führer der myfactory International GmbH. Seine Leiden­schaft ist die Vermarktung von moderner Cloud ERP-Software über Online-Medien und Partner­vertrieb. Im Mittelpunkt steht bei ihm immer das Wohl von Anwendern, die eine funktional ausgereifte, leicht zu in­di­vidualisierende, intuitiv zu bedienende, auf allen Devices verwendbare, und mobil ein­setzbare Unternehmens-Software benötigen.

Über den Autor: Rainer Giersbach

Rainer Giersbach stieg 2000 in die IT-Branche über eine technische Hotline zu kfm. Unternehmens­software ein, wenig später übernahm er das Produkt Management für diesen Bereich. 2006 stieß er im Zuge einer Recherche zum Thema "Online-Warenwirtschaft" auf myfactory. Das Thema hat ihn nicht mehr losgelassen und seit 2007 gestaltet er als Program Manager die myfactory.BusinessWorld aktiv mit.

Über den Autor: Timo Bärenklau

Nach seinem erfolgreichen Studium mit Abschluss als Bachelor of Engineering im Studiengang „Internationales Technisches Vertriebsmanagement“ stieß Timo Bärenklau als Lead Spezialist zur myfactory International GmbH hinzu. Schon während seines Studiums entdeckte er seine Leidenschaft für Vertriebsoptimierung, besonders im Hinblick auf CRM-Systeme. Auch seine Bachelor-Arbeit hatte CRM als Schwerpunkt. Seit 2012 betreut er maßgeblich die Leadqualifizierung bei myfactory.

Über den Autor: Tobias Korch

Tobias Korch arbeitet seit März 2011 bei myfactory als Software-Entwickler. Seine Schwerpunkte sind die Produktionsplanung (PPS) und das Modul eCommerce. Er ist ein engagierter Verfechter des myfactory-Konzeptes EasyRelease, mit dem Partner updatesichere Zusatzprogramme zur myfactory Business Software erstellen können. Bei Partnern und Partner-Interessenten sind deshalb seine Programmierer-Schulungen und unterstützende Coachings sehr gefragt. Durch seine vieljährigen Praxiserfahrungen mit komplexen Softwareprojekten hat er den Kontakt zum Mittelstand und das Verständnis für Anforderungen und Problemstellungen der Unternehmen und Anwender. Wenn es nichts zu tun gibt (gibt es das eigentlich?) dann kümmert er sich um seine Familie, macht Musik oder interessiert sich für alles was mit IT zu tun hat.

Über den Autor: Jan Schweighart

Jan Schweighart arbeitete nach einem Software Engineering Studium an der Hochschule Konstanz als Software Entwickler für einen Software Dienstleister. Überzeugt von Produkt und Mentalität, kam er Ende 2013 zu myfactory wo er heute schwerpunktmäßig an der Weiterentwicklung von myfactory.CRM arbeitet. Herr Schweighart hatte früher mal Hobbies, Freunde und ein soziales Leben, so wird zumindest berichtet. Heute ist er Vater einer kleinen Tochter ;)

Über den Autor: Dr. Mathias Hamp

Dr. Mathias Hamp ist Kommunikations- experte und entwickelt Kommunikations- strategien zur Vermarktung von Ideen, Waren und Marken. Seit 2015 verantwortet er für myfactory den Bereich Online Marketing.

Über den Autor: David Lauchenauer

David Lauchenauer (*1963) ist seit 1988 als Unternehmer im Bereich Business Software für KMU tätig. Seit 2008 ist er in der Schweiz Geschäftsführer und VR der myfactory Software Schweiz AG und startete 2009 mit myfactory das professionelle Cloud ERP für den Schweizer KMU-Markt, weshalb er über sehr umfassende Praxiserfahrungen mit Cloud-Computing verfügt. Seit 2016 ist David Lauchenauer auch Co-Geschäftsführer und Gesellschafter der myfactory International GmbH.
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