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Ab in die Cloud - so gelingt der Umstieg

von David Lauchenauer am 05.12.2017

Immer mehr Unternehmen wechseln in die Cloud, wie der aktuelle Cloud-Monitor zeigt. Für den Umstieg gibt es triftige Gründe. Häufig werden Flexibilität, Mobilität, Kostentransparenz und geringerer IT-Aufwand genannt. Also, nichts wie ab in die Cloud und zwar am besten gleich? Obwohl die Nutzung von Cloud-Services verlockend einfach aussehen (und eigentlich auch sind), sollten Ein- und Umsteiger trotzdem vorgängig ein paar Überlegungen machen. 
 

Cloud-Strategie für klare Verhältnisse

Das Trial-and-Error-Prinzip ist zwar auch eine Möglichkeit, sich an die Cloud heranzutasten, jedoch nicht zu empfehlen. Besonders im Business-Umfeld gehen vergebliche Versuche schnell ins Geld und hinterlassen frustrierte Anwender. Eine Strategie hilft nicht nur beim Umstieg in die Cloud, sondern auch bei der langfristigen Weiterentwicklung des Anwendungsbereichs. Gleichzeitig werden wichtige Fragen in Zusammenhang mit der Datensicherheit und dem Datenschutz berücksichtigt.  Bevor man in die Wolke abhebt, sollte man sich zumindest zu folgenden Punkten im Klaren sein: 
  •     Mögliche Anwendungsbereiche/-prozesse 
  •     Evaluation benötigter Cloud-Services  
  •     Definition der Anforderungen (funktional, technisch, organisatorisch, wirtschaftlich) 
  •     Festlegung von Compliance- und Governance-Richtlinien, Sicherheitskonzept 
  •     Sicherstellen von internen Skills und Ressourcen 
  •     Roadmap bestimmen und überwachen (Ziele, Zeit, Budget, Ressourcen) 
 

Ablösung von bestehenden Systemen

Vermutlich ist bereits eine Anwendung vorhanden, welche durch einen Cloud-Service abzulösen ist. Damit der Wechsel reibungslos klappt, muss vorgängig der Funktionsumfang und der Anwenderkreis der zu ersetzenden Applikation abgeklärt werden. Anschließend sind die Benutzer davon in Kenntnis zu setzen, wie und wann der Wechsel erfolgt und wie die neue Anwendung funktioniert. Unter Umständen gibt es im bestehenden System noch Daten, welche in die Cloud migriert werden müssen. Damit die richtigen Daten am richtigen Ort landen, empfiehlt sich die Zusammenarbeit mit dem Cloud-Lösungspartner und allenfalls die Rücksprache mit dem Anbieter der vorhandenen Software. Übrigens, viele Unternehmen nutzen den Systemwechsel gleichzeitig für eine Bereinigung ihrer Daten und übernehmen nur, was wirklich nötig ist. 
 

Projektplanung nicht unterschätzen

Die unmittelbare und einfache Verfügbarkeit von Cloud-Services führt viele Anwender in Versuchung, einfach mal loszulegen. Ein paar Mausklicks genügen in der Regel, und schon steht das neue System zur Verfügung. Gerade bei komplexeren Systemen, wie etwa ein ERP, kann ein solches Vorgehen das Projekt in Gefahr bringen. Ohne Detailanalyse, Lösungskonzept und Umsetzungsplanung geht rasch die Übersicht verloren. Oder man verirrt sich im Dschungel von Zusammenhängen und Abhängigkeiten der Daten. Es ist daher ratsam, auch ein Cloud-Projekt wie ein ganz „normales“ IT-Projekt anzugehen. 
 

Umstiegsphase aktiv unterstützen

Ist das Cloud-System einmal eingeführt, muss es auch konsequent genutzt werden. Dabei sollte nicht vergessen werden, dass für viele Anwender die Nutzung einer webbasierten Lösung teilweise noch Neuland ist. Diese brauchen unter Umständen spezielle Unterstützung im Umgang mit der Cloud. Aber auch versierten Benutzern passiert es, dass sie „rückfällig“ werden und auf alte Tools zurückgreifen: An erster Stelle stehen meist Notizpapier und Excel-Hilfstabellen. Insbesondere der mobile Zugriff mag für Benutzer von On-Premise-Systemen anfangs noch ungewohnt sein. Fragen zur Datensicherheit, zu Verbindungskosten und vielen weiteren Themen können auftauchen. Es ist daher wichtig, die Umstiegsphase aktiv zu unterstützen, z.B. durch einen speziell nominierten Cloud-Verantwortlichen. Dieser kann nicht nur den Support übernehmen, sondern auch Anwendungstipps geben. Das schafft Vertrauen und erhöht gleichzeitig die Motivation, mit der Cloud-Lösung zu arbeiten. 
 

Beim Umstieg bereits an die Nutzung denken

Der Umstieg in die Cloud ist mehr als ein IT-Projekt. Neue Möglichkeiten, wie z.B. die erhöhte Mobilität, verändern ganze Arbeitsmodelle und Geschäftsprozesse. Benutzer sollten daher nicht nur auf anwendungsspezifischen Support zurückgreifen können, sondern auch organisatorisch unterstützt werden. Wer die Einführung von Cloud-Services auf die leichte Schulter nimmt, läuft Gefahr, sich in einem nebulösen Wirrwarr zu verirren. Eine seriöse, professionelle Projektplanung ist unerlässlich. Und eine übergeordnete, durchdachte Strategie verhindert, dass wichtige Aspekte unterschätzt werden oder vergessen gehen. Das betrifft nicht nur den Umstieg, sondern die Nutzung von Cloud-Services insgesamt.

Über den Autor: Dr. Robert Meyer

Dr. Robert Meyer ist seit 2011 Geschäfts­führer der myfactory International GmbH. Seine Leiden­schaft ist die Vermarktung von moderner Cloud ERP-Software über Online-Medien und Partner­vertrieb. Im Mittelpunkt steht bei ihm immer das Wohl von Anwendern, die eine funktional ausgereifte, leicht zu in­di­vidualisierende, intuitiv zu bedienende, auf allen Devices verwendbare, und mobil ein­setzbare Unternehmens-Software benötigen.

Über den Autor: Rainer Giersbach

Rainer Giersbach stieg 2000 in die IT-Branche über eine technische Hotline zu kfm. Unternehmens­software ein, wenig später übernahm er das Produkt Management für diesen Bereich. 2006 stieß er im Zuge einer Recherche zum Thema "Online-Warenwirtschaft" auf myfactory. Das Thema hat ihn nicht mehr losgelassen und seit 2007 gestaltet er als Program Manager die myfactory.BusinessWorld aktiv mit.

Über den Autor: Timo Bärenklau

Nach seinem erfolgreichen Studium mit Abschluss als Bachelor of Engineering im Studiengang „Internationales Technisches Vertriebsmanagement“ stieß Timo Bärenklau als Lead Spezialist zur myfactory International GmbH hinzu. Schon während seines Studiums entdeckte er seine Leidenschaft für Vertriebsoptimierung, besonders im Hinblick auf CRM-Systeme. Auch seine Bachelor-Arbeit hatte CRM als Schwerpunkt. Seit 2012 betreut er maßgeblich die Leadqualifizierung bei myfactory.

Über den Autor: Tobias Korch

Tobias Korch arbeitet seit März 2011 bei myfactory als Software-Entwickler. Seine Schwerpunkte sind die Produktionsplanung (PPS) und das Modul eCommerce. Er ist ein engagierter Verfechter des myfactory-Konzeptes EasyRelease, mit dem Partner updatesichere Zusatzprogramme zur myfactory Business Software erstellen können. Bei Partnern und Partner-Interessenten sind deshalb seine Programmierer-Schulungen und unterstützende Coachings sehr gefragt. Durch seine vieljährigen Praxiserfahrungen mit komplexen Softwareprojekten hat er den Kontakt zum Mittelstand und das Verständnis für Anforderungen und Problemstellungen der Unternehmen und Anwender. Wenn es nichts zu tun gibt (gibt es das eigentlich?) dann kümmert er sich um seine Familie, macht Musik oder interessiert sich für alles was mit IT zu tun hat.

Über den Autor: Jan Schweighart

Jan Schweighart arbeitete nach einem Software Engineering Studium an der Hochschule Konstanz als Software Entwickler für einen Software Dienstleister. Überzeugt von Produkt und Mentalität, kam er Ende 2013 zu myfactory wo er heute schwerpunktmäßig an der Weiterentwicklung von myfactory.CRM arbeitet. Herr Schweighart hatte früher mal Hobbies, Freunde und ein soziales Leben, so wird zumindest berichtet. Heute ist er Vater einer kleinen Tochter ;)

Über den Autor: Dr. Mathias Hamp

Dr. Mathias Hamp ist Kommunikations- experte und entwickelt Kommunikations- strategien zur Vermarktung von Ideen, Waren und Marken. Seit 2015 verantwortet er für myfactory den Bereich Online Marketing.

Über den Autor: David Lauchenauer

David Lauchenauer (*1963) ist seit 1988 als Unternehmer im Bereich Business Software für KMU tätig. Seit 2008 ist er in der Schweiz Geschäftsführer und VR der myfactory Software Schweiz AG und startete 2009 mit myfactory das professionelle Cloud ERP für den Schweizer KMU-Markt, weshalb er über sehr umfassende Praxiserfahrungen mit Cloud-Computing verfügt. Seit 2016 ist David Lauchenauer auch Geschäftsführer und Gesellschafter der myfactory Gruppe.

Über den Autor: Stefan Girschner

Stefan Girschner (* 1967) berichtet als Fachjournalist seit vielen Jahren über Neuheiten und Trends in der IT-Branche. Seine journalistische Laufbahn startete er 1999 bei der Fachzeitschrift e-commerce magazin (ehemals IWT Magazin Verlag), wo er bis 2003 als Redakteur tätig war. Seit 2004 ist er freiberuflich für verschiedene Fachzeitschriften und Online-Portale in den Bereichen Unternehmens-IT, Computing sowie Wirtschaft und Industrie tätig. Darüber hinaus arbeitet er als Lektor und in der Schlussredaktion für Verlage und Agenturen. Von 2010 bis 2016 hatte er die redaktionelle Leitung des Digitalbusiness Magazin (WIN-Verlag) inne. Seit 2016 schreibt er wieder verstärkt für bekannte IT-Fachzeitschriften und -Portale.

Über die Autorin: Sandra Bültermann

Sandra Bültermann (*1975) ist seit 1999 als Technische Redakteurin tätig. Als langjährige Mitarbeiterin bei Fachzeitschriften, Agenturen und Softwareunternehmen verfügt sie über umfassende Kenntnisse in den Bereichen IT, Kommunikation und Contentmanagement. Ihre Kernkompetenz liegt darin, komplexe, technische Themen verständlich und zielgruppenorientiert aufzubereiten.
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