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ZUGFeRD erklärt: diese Vorteile bringt das neue Rechnungsformat

von David Lauchenauer am 26.09.2017

Im Unternehmen fallen eine Vielzahl von Dokumenten an, die häufig noch immer analog auf Papier ausgedruckt werden. Dazu zählen beispielsweise Angebote, Auftragsbestätigungen, Lieferscheine und vor allem auch Rechnungen. Obwohl wir inmitten der Digitalisierung stehen und Unternehmen  Millionen von Euro in diesen Bereich investieren, lassen sich immer noch ausgedruckte und postalisch versendete Rechnungen in Hülle und Fülle finden. Diese sorgen für Aufwände beim Ersteller und Empfänger, da diese nicht nur gedruckt und versendet werden müssen, sondern der Rechnungsempfänger diese dann anschließend digital erfassen und in das ERP-System übertragen muss. Dank des neuen Rechnungsformats ZUGFeRD können Rechnungen nun als strukturierte PDF-Datei erstellt, übermittelt und verarbeitet werden. Wir stellen den Standard vor.


Wofür steht ZUGFeRD genau?

Das «Forum elektronische Rechnung Deutschland» (FeRD) begann bereits Mitte 2014 an dem Rechnungsformat zu tüfteln, ZUGFeRD ist dabei die Kurzform für «Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland» und bietet einen unbestreitbaren Nutzen für Unternehmen. Der Standard wurde von internationalen Gremien entwickelt und ist damit gesamteuropäisch anwendbar. 


Digitale Verarbeitung dank ZUGFeRD-Standard 

Das Rechnungsformat setzt hierbei auf PDF/A-3, ein weit verbreitetes Dateiformat. Ergänzt wird das PDF-Dokument durch einen Datenbereich im XML-Format. Dieser ist zwar in der normalen Dokumentenansicht nicht sichtbar, beinhaltet aber eine spezifische XML-Struktur. Dadurch lassen sich die Rechnungsinformationen wie Rechnungsnummer, Preise, Stammdaten uvm. immer an derselben Stelle wiederfinden und auslesen. So ist sichergestellt, dass jede Software, die den ZUGFeRD-Standard unterstützt, diese Daten weiterbearbeiten kann. Im Vergleich zu anderen Rechnungsformaten wie dem EDI-Standard bleibt die Rechnung dabei jederzeit lesbar: nicht nur für Maschinen, sondern auch für Empfänger, die keine ZUGFeRD-fähige Software einsetzen.


So werden Rechnungen mit ZUGFeRD erstellt und eingelesen

ZUGFeRD-Rechnungen lassen sich genau wie herkömmliche Dokumente auch im ERP-System erstellen, das PDF kann anschließend via Mailprogramm (z.B. Outlook) oder automatisch an die im System hinterlegte Adresse versandt werden. Unterstützt Ihr ERP-System das Rechnungsformat noch nicht oder erstellen Sie Ihre Rechnungen noch mit Office-Anwendungen wie Word oder Excel, so können Sie spezielle Zusatzprogramme installieren, die beim Rechnungsdruck eine ZUGFeRD-Datei erstellen. Diese lässt sich dann ebenfalls via E-Mail versenden.

Um von den Vorteilen von ZUGFeRD profitieren zu können, sollten Sie auf ein ERP-System setzen, welches den Standard unterstützt. Denn nur so können Sie beim Erhalt einer ZUGFeRD-Rechnung diese direkt digital weiterbearbeiten, da alle relevanten Informationen automatisch ausgelesen werden können. Alternativ lässt sich das Dokument ausdrucken und kann dann als Papierbeleg weiterbearbeitet werden – ein zeitaufwendiger Prozess. Abgesehen von den genannten Vorteilen profitieren Unternehmen auch bei der Archivierung, denn moderne Dokumentenmanagementsysteme legen die Rechnungen aufgrund der XML-Daten geordnet ab. So lässt sich auch später das Dokument schnell wiederfinden. Da Zahlungsformalitäten wie IBAN oder Kontoinhaber ebenfalls aus dem XML-Header gelesen werden können, lassen sich diese direkt in die E-Banking-Software übernehmen und dadurch ebenfalls Zeit einsparen.


Digitale Win-Win-Situation

Abschließend lässt sich festhalten, dass durch den Einsatz vom ZUGFeRD-Rechnungsformat deutliche Vorteile sowohl für den Rechnungssteller als auch Empfänger erzielt werden. Eine Umstellung macht hier Sinn, um Zeit und Kosten zu sparen sowie die Archivierung der Dokumente zu verbessern. Da die zusätzlichen XML-Daten nur für relevante Unternehmenssoftware eine Rolle spielt, lassen sich die Rechnungen auch noch analog weiterverarbeiten – wenn man denn das noch wünscht. Um alle Vorteile von ZUGFeRD vollständig nutzen zu können, sollten Sie also darauf achten, dass Ihr ERP-System den Standard unterstützt.

Über den Autor: Dr. Robert Meyer

Dr. Robert Meyer ist seit 2011 Geschäfts­führer der myfactory International GmbH. Seine Leiden­schaft ist die Vermarktung von moderner Cloud ERP-Software über Online-Medien und Partner­vertrieb. Im Mittelpunkt steht bei ihm immer das Wohl von Anwendern, die eine funktional ausgereifte, leicht zu in­di­vidualisierende, intuitiv zu bedienende, auf allen Devices verwendbare, und mobil ein­setzbare Unternehmens-Software benötigen.

Über den Autor: Rainer Giersbach

Rainer Giersbach stieg 2000 in die IT-Branche über eine technische Hotline zu kfm. Unternehmens­software ein, wenig später übernahm er das Produkt Management für diesen Bereich. 2006 stieß er im Zuge einer Recherche zum Thema "Online-Warenwirtschaft" auf myfactory. Das Thema hat ihn nicht mehr losgelassen und seit 2007 gestaltet er als Program Manager die myfactory.BusinessWorld aktiv mit.

Über den Autor: Timo Bärenklau

Nach seinem erfolgreichen Studium mit Abschluss als Bachelor of Engineering im Studiengang „Internationales Technisches Vertriebsmanagement“ stieß Timo Bärenklau als Lead Spezialist zur myfactory International GmbH hinzu. Schon während seines Studiums entdeckte er seine Leidenschaft für Vertriebsoptimierung, besonders im Hinblick auf CRM-Systeme. Auch seine Bachelor-Arbeit hatte CRM als Schwerpunkt. Seit 2012 betreut er maßgeblich die Leadqualifizierung bei myfactory.

Über den Autor: Tobias Korch

Tobias Korch arbeitet seit März 2011 bei myfactory als Software-Entwickler. Seine Schwerpunkte sind die Produktionsplanung (PPS) und das Modul eCommerce. Er ist ein engagierter Verfechter des myfactory-Konzeptes EasyRelease, mit dem Partner updatesichere Zusatzprogramme zur myfactory Business Software erstellen können. Bei Partnern und Partner-Interessenten sind deshalb seine Programmierer-Schulungen und unterstützende Coachings sehr gefragt. Durch seine vieljährigen Praxiserfahrungen mit komplexen Softwareprojekten hat er den Kontakt zum Mittelstand und das Verständnis für Anforderungen und Problemstellungen der Unternehmen und Anwender. Wenn es nichts zu tun gibt (gibt es das eigentlich?) dann kümmert er sich um seine Familie, macht Musik oder interessiert sich für alles was mit IT zu tun hat.

Über den Autor: Jan Schweighart

Jan Schweighart arbeitete nach einem Software Engineering Studium an der Hochschule Konstanz als Software Entwickler für einen Software Dienstleister. Überzeugt von Produkt und Mentalität, kam er Ende 2013 zu myfactory wo er heute schwerpunktmäßig an der Weiterentwicklung von myfactory.CRM arbeitet. Herr Schweighart hatte früher mal Hobbies, Freunde und ein soziales Leben, so wird zumindest berichtet. Heute ist er Vater einer kleinen Tochter ;)

Über den Autor: Dr. Mathias Hamp

Dr. Mathias Hamp ist Kommunikations- experte und entwickelt Kommunikations- strategien zur Vermarktung von Ideen, Waren und Marken. Seit 2015 verantwortet er für myfactory den Bereich Online Marketing.

Über den Autor: David Lauchenauer

David Lauchenauer (*1963) ist seit 1988 als Unternehmer im Bereich Business Software für KMU tätig. Seit 2008 ist er in der Schweiz Geschäftsführer und VR der myfactory Software Schweiz AG und startete 2009 mit myfactory das professionelle Cloud ERP für den Schweizer KMU-Markt, weshalb er über sehr umfassende Praxiserfahrungen mit Cloud-Computing verfügt. Seit 2016 ist David Lauchenauer auch Co-Geschäftsführer und Gesellschafter der myfactory International GmbH.

Über den Autor: Stefan Girschner

Stefan Girschner (* 1967) berichtet als Fachjournalist seit vielen Jahren über Neuheiten und Trends in der IT-Branche. Seine journalistische Laufbahn startete er 1999 bei der Fachzeitschrift e-commerce magazin (ehemals IWT Magazin Verlag), wo er bis 2003 als Redakteur tätig war. Seit 2004 ist er freiberuflich für verschiedene Fachzeitschriften und Online-Portale in den Bereichen Unternehmens-IT, Computing sowie Wirtschaft und Industrie tätig. Darüber hinaus arbeitet er als Lektor und in der Schlussredaktion für Verlage und Agenturen. Von 2010 bis 2016 hatte er die redaktionelle Leitung des Digitalbusiness Magazin (WIN-Verlag) inne. Seit 2016 schreibt er wieder verstärkt für bekannte IT-Fachzeitschriften und -Portale.

Über die Autorin: Sandra Bültermann

Sandra Bültermann (*1975) ist seit 1999 als Technische Redakteurin tätig. Als langjährige Mitarbeiterin bei Fachzeitschriften, Agenturen und Softwareunternehmen verfügt sie über umfassende Kenntnisse in den Bereichen IT, Kommunikation und Contentmanagement. Ihre Kernkompetenz liegt darin, komplexe, technische Themen verständlich und zielgruppenorientiert aufzubereiten.
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