Wie sich die Arbeitswelt ändert
Als im Frühling 2020 Mitarbeiter von jetzt auf eben vom Home Office aus arbeiten mussten, hat das viele KMU kalt erwischt. Die Infrastruktur vieler Betriebe war nicht auf das Arbeiten außerhalb der Unternehmensmauern eingestellt. Es fehlte an entsprechender Hard- sowie Software, Sicherheitskonzepten, klaren Regeln und vielem mehr. Nicht selten wurden Mitarbeiter gebeten, ihre privaten Computer und Smartphones zu nutzen. Doch inzwischen ist die Zeit der Übergangslösungen vorbei. Betriebe haben erkannt, dass – und vor allem welche – Anpassungen erforderlich sind, um neue Arbeitsweisen zu etablieren. Denn der Status quo ist zum „new normal“ geworden und vieles davon wird auch in Zukunft erhalten bleiben. Wir zeigen, wie sich die Arbeitswelt gewandelt hat und worauf es in Zukunft an kommt.
1. Ortsunabhängig statt fester Arbeitsplatz
Hegten viele Führungskräfte zunächst große Bedenken gegenüber der Arbeit im Home Office, haben sich diese inzwischen (überwiegend) zerstreut. Die positiven Erfahrungen offenbaren, dass flexibles Arbeiten der Qualität der Arbeitsergebnisse keinen Abbruch tut. Ganz im Gegenteil, sowohl Arbeitgeber als auch Beschäftigte profitieren von zahlreichen Vorteilen. Es hat sich herausgestellt, dass Mitarbeiter zuverlässig und vertrauenswürdig ihren Aufgaben nachkommen – auch ohne, dass der Chef sprichwörtlich im Nacken sitzt. Je nach Umfrage wünschen sich zwischen 50 und 90 Prozent der Berufstätigen auch künftig, im Home Office zu arbeiten – zumindest teilweise. Daraus ergibt sich, dass Unternehmen dauerhaft weniger Büroflächen benötigen – und dadurch erhebliche Kosten einsparen können. Rund 69 Prozent der durch das Wirtschaftsprüfungsunternehmen KPMG befragten 1.300 Unternehmen weltweit planen aktuell, sich räumlich zu verkleinern. Laut Digitalverband Bitkom würden sich zudem 21 Prozent der Arbeitnehmer räumlich verändern und den Wohnort wechseln, wenn sie dauerhaft ortsunabhängig arbeiten könnten.
2. Flexible Arbeitszeiten statt 9 to 5
Um 9 Uhr in der Firma erscheinen, um 17 Uhr Feierabend machen – solch starren Vorgaben haben ausgedient. Nicht mehr an einen Ort gebunden zu sein, hat dazu geführt, dass Mitarbeiter auch mehr Flexibilität bei den Arbeitszeiten fordern. Unternehmen, die an alten Gewohnheiten festhalten, haben im Kampf um Fachkräfte kaum noch eine Chance. Für viele Talente gelten eine flexiblere Tagesgestaltung sowie die Wahl des Arbeitsortes als entscheidende Kriterien bei der Jobwahl. Wer Mitarbeiter binden und dauerhaft erfolgreich bleiben will, muss sich von Präsenzkultur und festen Arbeitszeiten verabschieden. Um bei aller Flexibilität trotzdem effektiv zusammenarbeiten zu können, braucht es allerdings neue Strategien, Hardware und Tools.
3. Mobilgeräte statt starrer, klobiger Hardware
Damit Beschäftigte sowohl sicher als auch produktiv außerhalb der Unternehmensmauern tätig sein können, benötigen sie Mobilgeräte statt starrer Desktop-PCs und klobiger Schreibtisch-Hardware. Der Großteil der Unternehmen, die vor 2020 noch nicht auf flexible Arbeitsmodelle eingestellt war, hat inzwischen in Notebooks, Tablets und Smartphones für die Belegschaft investiert. Tools für Videokonferenzen, Speicher in und Anwendungen aus der Cloud sind weitere Voraussetzungen für ortsunabhängiges Arbeiten. Übrigens: Die Bereitstellung einer mobil ausgerichteten Infrastruktur dient nicht einzig dazu, Mitarbeiter bei Laune zu halten. Der Einsatz mobiler ERP-Lösungen beispielsweise beschleunigt zahlreiche Prozesse, verbessert die Kundenzufriedenheit und vereinfacht die Kommunikation sowie den Datenaustausch zwischen verschiedenen Standorten. Dank zentraler Datenhaltung und Echtzeitaktualisierung stellen ERP-Anwendungen aus der Cloud sicher, dass jeder überall zu jeder Zeit Zugriff auf alle relevanten Daten hat – in der Buchhaltung ebenso wie im Einkauf, im Lager, beim Kunden vor Ort oder im Home Office. Der reibungslose Informationsaustausch steigert die Effizienz immens. Indem der Zugriff auf die Business-Software per Webzugang erfolgt, spielen Standort- und Ländergrenzen keine Rolle mehr.
4. Asynchrone Kommunikation statt Meeting-Marathon
Da der plötzliche Umzug ins Home Office viele KMU überfordert hat und interne Prozesse nicht darauf ausgelegt waren, gehörten stundenlange Online-Meetings zur Tagesordnung – und behinderten den produktiven, effektiven Arbeitstag. Nicht selten waren in Video-Calls Mitarbeiter gebunden, die wenig bis gar nichts zum Thema beitragen konnten. Inzwischen hat sich herauskristallisiert, dass die Echtzeit-Kommunikation zwar ihre Berechtigung hat und notwendig ist, aber nicht in jedem Fall. Unternehmen müssen die technischen Voraussetzungen schaffen, mit denen Mitarbeiter – auch über Zeitzonen hinweg – effektiv zusammenarbeiten, dabei sich aber auf ihre eigentlichen Aufgaben konzentrieren können, ohne dass für jede Berichterstattung oder Änderung ein Video-Meeting in großer Runde einberufen werden muss. Das Stichwort heißt „asynchrone Kommunikation“. Auch hier haben sich Business-Lösungen aus der Cloud inzwischen erfolgreich etabliert. Sie machen alle erforderlichen Informationen zu jeder Zeit für jeden an zentraler Stelle zugänglich. Dank Aktualisierung in Echtzeit braucht niemand zu warten, um mit seinem eigenen Arbeitsprozess weiterzukommen. Durch eine durchgängige Pflege von Kunden- oder Projekthistorien sowie anderer Dokumentationen erledigen sich viele Nachfragen von alleine.