Warum ERP-Usability relevant für die Softwareauswahl ist

Intelligente ERP-Lösungen beschleunigen im Unternehmensalltag viele Prozesse. Das Erfassen von Beständen und Belegen, das Erstellen von Auswertungen und die Verwaltung der Wertschöpfungskette fallen darunter. Zumindest dann, wenn die Software so arbeitet, wie es der Benutzer erwartet. Durch hartnäckige Fehlermeldungen und stockende Prozesse entsteht neben Frustration vor allem wirtschaftlicher Schaden. Vergeudete Arbeitsstunden und demotivierte Mitarbeiter führen zu mangelnder Effizienz in KMU. Besonders relevant ist das ERP, denn hier laufen zentrale Prozesse entlang der Wertschöpfungskette zusammen. Eine intuitive und nutzerfreundliche Oberfläche des ERP-Systems ist somit für einen reibungslosen Ablauf im Unternehmensalltag unabdingbar. Warum Sie bei der Auswahl der passenden ERP-Lösung also neben der Funktionalität einen kritischen Blick auf die Usability werfen sollten, zeigt dieser Beitrag.  

Was ist Usability? 

Umfangreiche Funktionalität in einem ERP-System bringt keinen Mehrwert, wenn die Anwender die Software nur zum Teil nutzen. Damit ERP-Software ihr volles Potenzial entfalten kann, muss die komplexe Anwendung verständlich und leicht bedienbar sein. Eine gute Usability zeichnet sich durch kurze Klickstrecken, eine übersichtliche Darstellung und selbsterklärende Benutzerführung aus. Auch für den ungeübten Nutzer sollten die Anwendungen erlernbar sein. Bei wachsendem Funktionsumfang ist das keine Selbstverständlichkeit. Bereits bei der Softwareauswahl entscheidet sich daher, wie viel Zeit Sie für die Umstellung auf die neue Software und die Schulung der Mitarbeiter aufwenden müssen. Ein hoher Bedienkomfort verkürzt die ERP-Einführung erheblich und erhöht die Akzeptanz der Mitarbeiter.  

ERP-Usability als zentraler Erfolgsfaktor für KMU 

ERP unterstützt dabei, zentrale Unternehmensprozesse abzubilden, diese zu vereinfachen und zu automatisieren. Es stellt abteilungsübergreifend Daten zur Verfügung, unterstützt die komplette Organisation und bietet einen Überblick über die Unternehmenssituation. Bei der Suche nach einem neuen ERP-System sollte neben einer hohen Funktionalität die Benutzerfreundlichkeit eine entscheidende Rolle spielen. Dies ist kontraintuitiv zur bekannten Vorgehensweise, bei der vor allem die Funktionsvielfalt im Fokus stand. Die bitkom untermauert in ihrem „ERP Trend-Check 2021“, dass die ERP-Usability ein entscheidender Trend bei der Softwareauswahl darstellt. Denn bei einer Software-Einführung müssen die Nutzer die Bedienung des ERP-Systems erlernen. Einfach zu bedienende Lösungen erfordern einen geringeren Schulungsaufwand und ermöglichen es Ihren Mitarbeitern unter Umständen sogar, sich die korrekte Bedienung selbstständig anzueignen. Dies verkürzt die ERP-Einführung und erhöht die Chancen auf ein erfolgreiches ERP-Projekt.  

Viele Mitarbeiter verbringen einen Großteil ihrer Arbeitszeit mit der Bedienung der ERP-Software und ihre Produktivität ist somit in hohem Maße davon abhängig, wie gut die Nutzungstiefe der Anwendung ausfällt. Rollenbasierte Ansätze und kontextsensitive Display-Einblendungen unterstützen die Bedienung. Eine mangelnde Usability führt zu stockenden Prozessen und Fehlern, die im Nachhinein zeitaufwendig korrigiert werden müssen. Ihre Mitarbeiter brauchen so nicht nur länger für die Erledigung ihrer Aufgaben, sie werden außerdem frustriert und demotiviert. Durch ein ansprechendes und benutzerfreundliches ERP-Programm wird die Zufriedenheit der Mitarbeiter auf Dauer erhöht und die Prozess-Effizienz steigt. Somit darf die ERP-Usability bei einer Einführung nicht vernachlässigt werden.  

Mobilität und Flexibilität durch Cloud-Systeme 

Die Cloud-Fähigkeit zählt zu den Kernanforderungen von ERP und garantiert Benutzern Mobilität und Flexibilität. Anwendungen und Informationen können dadurch nicht nur in der Firmenzentrale aufgerufen werden, sondern auch bei externen Terminen oder aus dem Home-Office. Wenn sich der Kundentermin verzögert, können Wartezeiten effizient genutzt werden, um noch einmal schnell die passenden Kundendaten, Rabattaktionen oder Lagerbestände auf dem Smartphone zu checken. Außendienstmitarbeiter können Anfragen und Wünsche der Kunden noch vor Ort bearbeiten, da sie aktuelle Preise und Verträge sofort einsehen können. Webbasierte Lösungen vereinfachen dabei den Zugriff von verschiedenen Geräten, da sie eine vorherige Installation erübrigen. Zumindest dann, wenn die Anwendung auch auf unterschiedlichen Displays bedient werden kann.  

Achten Sie bei der Softwareauswahl bereits darauf, dass die Benutzeroberfläche für unterschiedliche Bildschirmgrößen optimiert ist. Kurze Klickwege und eine Auswahl relevanter Funktionen sind bei der Nutzung von Tablet und Smartphone besonders relevant. Insbesondere auf dem kleinen Bildschirm überzeugen modulare, benutzerfreundliche Systeme. Die Bedienung der mobilen Anwendungen sollten logisch auf den bekannten Mustern aufbauen. Dies unterstützt die ERP-Usability und sorgt dafür, dass die Cloud-Vorteile auch wirklich ausgespielt werden können. 

Volle Integration sämtlicher Funktionen bei bester ERP-Usability 

Moderne ERP-Systeme ermöglichen die volle Integration sämtlicher relevanter Business-Anwendungen in einer Benutzeroberfläche. Indem sie immer mehr zusätzliche Module wie CRM oder HRM inkludieren, avancieren sie zu zentralen Software-Plattformen in Unternehmen. Die Integration der Prozesse erhöht die Effizienz; Prozesslücken können schneller erkannt und geschlossen werden. Die Vielzahl an Nutzungsmöglichkeiten erhöht jedoch gleichermaßen die Komplexität und kann auf den ersten Blick abschreckend wirken. Hier tritt erneut die Benutzerführung in den Vordergrund. Gute ERP-Software sollte diverse Einstellungsmöglichkeiten zur Individualisierung der Benutzeroberfläche bieten und dem Anwender auf seine Aufgaben zugeschnittene Funktionen und Daten anzeigen. Um von diesen Vorteilen zu profitieren, benötigen Sie eine ganzheitliche und integrative Software-Lösung ohne Medienbrüche, die auf die Bedürfnisse Ihres Unternehmens zugeschnitten wurde.  

Fazit zur ERP-Usability 

ERP automatisiert und vereinfacht eine Vielzahl von Prozessen in Ihrem Unternehmen. Das funktioniert nur, wenn Ihre Mitarbeiter kompetent mit der Software umgehen können. Bei der Auswahl der richtigen ERP-Software stehen neben der Funktionalität häufig dennoch vor allem die Kosten im Fokus. Genau die kann mangelnde ERP-Usability auf Dauer aber erhöhen. Da ein anwenderfreundliches Programm erst in der Praxis erkannt werden kann, bieten sich im Vorfeld einer Kaufentscheidung Nutzertests und kostenlose Demo-Versionen an. Beziehen Sie dazu Ihre Mitarbeiter als Hauptanwender mit in die Entscheidungsfindung ein. Denn ein userfreundliches Programm sorgt in erster Linie für glückliche Anwender. Das erhöht die Produktivität und beugt Fehlern vor. So bleibt Ihnen mehr Zeit fürs Kerngeschäft, wenn die Software genau das tut, wofür sie entwickelt wurde.