Unternehmensskalierung mit Cloud ERP

Deutschland ist das Land der KMUs. Ganze 99,4% aller Betriebe in der Bundesrepublik zählen zu der Gruppe der KMU. So ist es auch nicht verwunderlich, dass die kleinen und mittlere Betriebe in Deutschland eine Mehrheit der Beschäftigten stellen. Und trotzdem sind es vor allem die Konzerne und DAX-Unternehmen, die im Rampenlicht stehen. Dabei haben KMUs einige Vorteile gegenüber Konzern-Strukturen, so gelten kleine und mittlere Betriebe doch als agil, wachstumsstark und innovativ. Entsprechend geht es bei KMUs auch immer um die Unternehmensskalierung. Der folgende Beitrag zeigt auf, wie ein Cloud ERP bei diesem Unterfangen aktiv unterstützen kann. 

Agile Cloud ERP-Einführung unterstützt Arbeitsweise in KMU 

Geht es um die Einführung einer neuen Business Software, so haben sich in der Vergangenheit lange Einführungsprozesse etabliert. In einem Pre-Projekt werden die Anforderungen analysiert, darauf basierend ein Pflichtenheft geschrieben, der ERP-Partner ausgewählt, das ERP-System aufgesetzt und anschließend die Nutzer langwierig darauf geschult und von den Vorteilen überzeugt. Häufig traten dann erst während des Betriebes Fehler und Unzulänglichkeiten auf, die umständlich angepasst werden mussten. Diese Vorgehensweise ist langwierig, fehleranfällig und kostspielig und passt somit nicht zu KMUs.  

Ein Cloud ERP lässt sich hingegen spielend agil einführen. Dies beginnt bei der Anforderungsanalyse, bei der weniger darauf geachtet wird, wie ein Prozess aktuell umgesetzt wird, sondern stattdessen rückt das eigentliche Ziel in der Vordergrund. Soll beispielsweise eine Rechnung nach Eingang einer Bestellung aus dem Onlineshop erzeugt werden, sind weniger die einzelnen Prozessschritte von Bedeutung als das Resultat. Im Ergebnis können so bestehende Anforderungen mit „best practice“-Ansätzen des ERP-Anbieters abgestimmt werden. Da ein Cloud ERP praktisch auf Knopfdruck in einer Basis-Version aufgesetzt werden kann, können entsprechende Prozesse Stück für Stück umgesetzt und parallel von dem ERP-Team sowie ersten Key-Usern auf Herz und Nieren überprüft werden. Entsprechende Verbesserungsvorschläge lassen sich noch im laufenden Prozess einbauen, überprüfen und validieren. Diese agile ERP-Einführung bietet zahlreiche Vorteile. Dazu zählen neben der Geschwindigkeit auch eine höhere Adaptionsrate durch das vorherige Einbeziehen von Key-Usern und eine gesteigerte Nutzungstiefe. Die Key-User können hierbei auch als Multiplikatoren in den jeweiligen Abteilungen fungieren und Schulungsmaßnahmen unterstützen. 

Die Cloud vereinfacht Betrieb und Unterhalt des IT-Rückgrates 

Durch Cloud-Computing müssen KMUs nicht mehr eine eigene IT-Infrastruktur betreiben. In der Vergangenheit hat der Aufbau eines eigenen Serverraums viel Zeit, Know-how und Kapital in Anspruch genommen. Das Zusammenspiel aus Hardware, Software, Virtualisierung, VPNs, Backup-Technologie, Netzwerk-, Klima-, Brandschutz- und Sicherheitstechnik benötigte dedizierte Planung und sorgte für eine massive Kapitalbindung. Hinzu kamen die Kosten für das ERP-System selbst sowie zusätzliche Verträge für Wartung- und Care-Packs in Abhängigkeit bestimmter User-Lizenzen. Entsprechendes Kapital stand anschließend nicht mehr zur Verfügung, um in die Unternehmensskalierung investiert zu werden. In der Folge dauerte es Jahre, bis sich die Investition amortisiert hat und zum Wachstum maßgeblich beitragen konnte. Dadurch, dass die Cloud KMUs von dieser Bürde befreit und die kritische Software-Komponente praktisch auf Knopfdruck bereitstellt, können die Mitarbeiter in kürzester Zeit mit dem ERP-System arbeiten. Die webbasierte Bereitstellung führt dazu, dass auf jedem Endgerät gearbeitet werden kann, solange ein Internet-Browser verfügbar ist. Ebenfalls relevant ist die Lizenzierungsform. Cloud ERP lässt sich als Software-as-a-Service bestellen. Bei dieser Form bezieht das Unternehmen die ERP-Anwendung als Dienstleistung von einem spezialisierten ERP-Hersteller aus der Cloud; der ERP-Anbieter kümmert sich um den gesamten Betrieb, die Aktualität und die Bereitstellung. Statt eine bestimmte Anzahl an Lizenzen verpflichtend abzunehmen oder den Zugriff auf einige Personen bzw. Namen zu beschränken, kann im SaaS-Modell für alle Teilnehmer unkompliziert ein Zugang eingerichtet werden, die auch wirklich Zugang zum System benötigen. Die Abrechnung erfolgt hinsichtlich der tatsächlich benötigten Lizenzen und kann jederzeit angepasst werden. KMUs erhalten somit die dringend benötigte Flexibilität, um Spitzen abzufedern oder neue Geschäftsprozesse etablieren zu können. Und wenn das Unternehmen erfolgreich skaliert, werden einfach weitere Lizenzen hinzugenommen. 

Ganzheitlicher Ansatz ermöglicht neue Geschäftsmodelle 

Ein großer Vorteil von Cloud ERP liegt im ganzheitlichen, modularen Ansatz des IT-Systems. So existieren zusätzliche Module wie CRM, PPS, POS oder E-Commerce, wodurch mit Lizenzierung einer einzigen Software alle relevanten IT-Applikationen abgedeckt werden können. Aufgrund der gemeinsamen Datenbasis lassen sich Geschäftsprozesse automatisieren, wodurch die Effizienz steigt. Auch das Ausprobieren neuer Geschäftsansätze, z.B. durch Integration eines Onlineshops, gelingt mit der bereits lizenzierten ERP-Software. In der Folge avanciert das IT-System zum IT-Rückgrat des Unternehmens. Da die Mitarbeiter nur auf einer einzigen Oberfläche geschult werden müssen, kann eine höhere Nutzungstiefe erzielt werden, was ebenfalls der Produktivität zugutekommt. 

Cloud ERP als pragmatischer Schritt in die Digitalisierung 

Die Digitalisierung schreitet ungehindert voran. Doch KMU finden häufig nur einzelne Ansatzpunkte, um ihre Prozesse digital abzubilden und wirklichen Mehrwert zu generieren. Die Auslagerung von Business Software in die Cloud und das Wegrationalisieren des eigenen Serverraums können in diesem Sinne einen ersten pragmatischen Schritt darstellen. Die freigewordenen IT-Ressourcen können anschließend wertschöpfend an neuen, digitalen Geschäftsmodellen arbeiten oder dafür sorgen, dass Spezial-Anwendungen in das Cloud ERP integriert werden. So oder so entwickelt sich die Einführung eines Cloud ERPs mit passenden APIs schnell als Lauffeuer, um weitere Digitalisierungsprojekte anzustoßen, die letztlich zu einer besseren Datenqualität und daraus aufbauend zu besseren Entscheidungen führen.